基层管理漫谈:新手,在解决问题中成长
基层管理者大多是走上领导岗位的新手,疑难问题是对他们的最大挑战,因此,一定要在实际工作中迎接这个挑战,多磨练自己。
在工作中,有许多问题需要你来解决,解决问题的方法是因事、因时、因人而异,不可能有一成不变的解决之道。但我们可以对经验加以总结与归纳,形成参考的模式,解决问题的步骤可归纳成如下模式:
1、日常观察:从计划及控制过程中,及时发现问题,并作为改善的机会。出现问题并不可怕,将它看作是一次锻炼的机会,我们要很好的把握和珍惜机会。这方面我们在培训敏锐度,及时发现问题和预测问题。
2、分析与评估:我们要透过征兆分析出潜在的问题,分析现况持续发展下去的后果,有哪些是可控因素,哪些是不可控的因素等。
3、临时措施:对于一些紧急情况,应马上采取应变措施(临时方法),制止势态的发展。
4、寻找长期解决方案:在临时措施后,应认真研究,找到长期解决办法。
5、评估方案:对解决方案进行评估,在评估之前,先要有一个判断准则,即哪些结果是必须的,哪些结果是希望有的。再对方案产生的结果及其确定性进行分析,有三种情况:确定(按方案执行后有一个确定的结果)、预计风险(该方案按概率出现某个结果)、不确定(该方案多个结果,并且不知其概率)。对于不确定的应运用判断力将其转化为前两种。
6、作出决策:根据评估结果,做出方案选择。基层工作中大多是个人决策,但目标管理理论推崇员工参与的集体决策,集体决策的优缺点为:
优点:
- 可提供更多意见和方案
- 增加管理人员和下级的沟通
- 提高士气
- 改善员工的工作素质
缺点:
- 花更多时间
- 较高的决策成本
- 管理人员仍对决策负全责
- 需要较高的管理技巧
7、执行决策:下达执行任务,特别在初期需要监督执行。
8、评估结果:通过评估结果,来评估决策的成败,并计划一下步的工作。
为了慎重起见,我们要对决策进行审视,你可以开发出一张check list,示例:
1)是否真正解决基本问题
2)是否会抵触公司政策
3)有没有曾经使用过?效果如何?
4)还有哪些不利因素
5)谁负责跟进
6)是否是一个长远解决方案
7)是否公平地处理所有有关人的利益
8)对成本的影响如何
9)是否提高效率或增加利润
上述步骤是一个指引,在实际工作中可以按部就班地执行。在这个过程中,管理人员要注意克服如下几点:
- 未能察觉问题(例如:没深入、没留心,或经验不足,使得问题到了不可收拾的地步才发现)
- 不敢面对问题(例如:害怕丧失自尊,或不敢承担责任而寻找替罪羊)
- 仓促行动(例如:未按上述要求来做决策,导致仓促行动)
- 不敢做出决策(这是管理新手要注意克服的)
如何寻找解决办法(方案),也是我们要学习与积累的:
◎ 头脑风暴:尽可能过收集建议,再进行评选。(你会开“头脑风暴”会吗?)
◎ 历史经验:借鉴以往的类似情况的处理,这要求我们将成功或失败的案例文档化,供下次参考。
◎ 专家意见:如果问题涉及专业(包括管理专业),我们应咨询专家。
◎ 研究小组:为解决这个问题,而专门成立一个攻关小组或研究小组来探寻方案。
◎ 外来信息:在制定方案的过程中,借助外部的资源和信息。
◎ 创新手段:在寻找解决办法的过程中要敢于创新。
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