找对项目干系人,项目才能顺利成功(3)

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项目干系人主要可分为以下几类:
1.业主(Owner):创造了对该项目的需要的人
2.项目发起人(Sponsor):执行组织内部的个人或团体,他们以现金和实物的形式为项目提供资金资源?项目发起人通常制定项目章程(Project Charter), 由此发起项目?发起人可能是一个内部客户,也可能是外部机构
3.项目经理、项目成员、执行组织、高级管理层、功能部门经理、工会
4.顾客:使用项目产品的个人或组织
5.承包商(Contractors)、供货商(Suppliers)和卖主(Vendors)
6.项目成员的家人或朋友
7.其它(通常是外部的)--- 例如管理部门、媒体、游说活动团体、特殊利益团体(SIG)

现在依项目的五个管理过程和项目成员类别的对应, 我们整理一张表(附表二)做为参考: (项目过程:各过程中应参与的项目成员及类别)
1.启动过程:业主(Owner), 项目发起人, 主办者
2.计划编制过程:项目经理、项目委员会成员、执行组织(需求单位负责人或指派之代表、项目规划团队)、高级管理层、功能部门经理, 必要的内部顾问团队或外部解决方案供货商
3.实施, 执行过程:项目经理、项目委员会成员、执行组织(需求单位负责人或指派之代表、项目规划团队, 设计、开发、施工、测试、质量保证‥等单位成员)、高级管理层、功能部门经理, 必要的内部顾问团队或外部解决方案供货商
4.控制过程:项目经理、项目委员会成员、需求单位指派之代表、项目执行团队指派之代表,质量控制单位代表, 成本控制单位代表
5.收尾过程:项目经理、项目发起人或主办者、项目委员会成员、需求单位负责人或指派之收尾代表、文檔建置及归档管理人员

五、找对项目干系人是项目成功的关键要素
从项目的检视角度而言, 必须由上而下(Top-Down)才能综揽全局, 不致挂一漏万; 对项目的执行面而言, 则必须由下而上(Bottom-Up), 依五大管理过程及九大知识领域结构性的思惟模式, 确保按部就班开展工作, 避免眼高手低, 无法落实而流为空谈。

事实上在找对项目干系人之前, 项目经理先得确认项目的发起人或主要赞助人(Sponsor), 接着将项目范围厘清, 试着去找出与项目有关的所有职能或功能单位, 知道了在哪里可以找到项目干系人, 才能从项目的检视角度及执行角度去找对项目干系人。

项目经理在项目的不同过程中找对项目干系人这一段即是本文要强调的重点。例如在项目需求初期, 找到能正确提供项目的目标或明确的项目需求规格的人, 就可以避免走弯路, 确保项目朝向正确的方向进展, 可节省非常大的成本和时间; 相反的, 因为初期没有找到对的「项目干系人」, 很可能造成方向错误、目标模糊、时间延误, 到了项目的中、后期才来修正调整, 此时项目修正的代价(时间、人力、金钱等成本)相对较高, 项目的时程可能会延误, 而对项目人员士气影响的无形成本更难以估计。

在项目组织中, 愈高阶的项目干系人对全案的影响愈大, 甚至可定夺项目的存续与否; 而每一个功能或业务面核心关键的项目干系人则对项目成败及执行时程起着关键的作用。
一开始找对项目干系人代表着你有一个好的开始, 而在项目展开后的每一个阶段找对项目干系人, 不仅可确保项目正确展开、正确执行, 也代表着项目经理人对整个项目范畴、项目计划及组织掌握精准, 确实及专业经验丰富。