工程类档案管理软件

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　　建设工程文件指的是在工程建设工程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。所有与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷。烟草行业档案管理要求“一项一卷”，即以事件、问题为一条主线来管理材料，同一项内容可以单独成卷，也可以形成多个卷宗。

　　一、工程类档案管理存在的问题

　　1、相关市场管理缺乏规范性，要充分、充分、全面地发挥档案管理的作用和特色，必须通过制度来规范和维护，营造良性的竞争和流通市场环境。一是档案管理业务的承接模式不明确。特定的地域特征和行业性质导致个别保障方式和保护主义的存在，延缓了管理的可持续发展。特别是在我国建筑行业档案管理的实际工作中，会导致管理体制上出现连体管理的情况。

　　2、档案管理人员缺乏敬业精神，建筑一直是一个专业要求很高的行业。涵盖了建筑、暖通、消防、给排水等诸多内容，需要专业的管理人员来操作。工程档案管理作为重要的一环，贯穿于建筑施工的全过程，其重要性和专业性不言而喻。经过短期的档案管理培训后，他们将转变为专职档案管理人员。这将导致一系列的蝴蝶效应，使他们对当前工作的管理规定和规范性要求的概念产生混淆。如何使档案管理人员发挥最大的作用尚不清楚。

　　3、缺乏管理者关注的完整性，即决策过程、施工图设计过程、建设项目投资过程、现场施工过程和竣工过程。从而进行有效的监督。建筑工程中的抑尘和环保成为除了施工质量之外公众非常关心的问题。为了保证上述关键因素的实现，档案管理需要从整体上把握建设项目。由于建设项目的管理者通常更重视施工阶段的管理，这进一步扰乱了档案管理的完整性、统一性和系统性，从而形成了厚此薄彼的局面。

　　二、工程类档案管理的对策

　　1、完善档案工作体系

　　根据国家工程档案管理规范，以建设单位的实际情况为出发点，设计出符合要求、符合实际、保证执行的工程档案管理制度，确保档案管理的每一个环节都有章可循、有依据可参考、有规范可遵守。建立健全档案的归档、会签、借阅和流通制度，尽可能避免重要手续和工程档案的丢失对整个建设工作的影响，用有效的制度保证档案管理的顺利、有序、正常运行，提高工程档案的管理质量。

　　2、培训档案管理人员

　　工程档案管理对从业人员的要求不仅体现在其职业素养上，还要求档案管理人员具有强烈的责任感、积极的工作态度和对工程档案管理重要性的高度认识。施工企业应对档案管理工作人员进行专业化、系统化、系统化的培训，将RFID技术、大数据、智能终端应用于档案管理，使相关人员利用现代化手段和设备提高工程档案管理的信息处理能力，从而有效提升档案管理水平。

　　3、明确项目档案收集的范围

　　界定建设项目的归档范围，收集相关内容。根据档案管理的规定，明确具体的归档要求，突出重点，严格控制，实现广义上的严肃性和可比性。档案管理人员要与工艺装备技术人员和基建项目实施人员进行沟通，共同比较。根据当前项目推进过程中出现的偶发性、突发性、典型性问题，及时调整档案收集范围，删除不需要保存的资料，确保项目档案的及时性、完整性和有效性，对项目档案的整理结果负责。

　　三、泛普软件-档案管理软件带来的好处

　　1、实现档案目录信息的管理

　　以现在流行的通用档案管理软件为例。当用户输入文件数据时，可以通过计算自动生成文件目录信息。文件管理员需要什么格式的文件目录，只需移动鼠标就可以生成并打印出来，非常方便，不再需要人工处理。编目是档案软件的一个基本功能，其他档案软件在档案编目的处理上有自己的特点，给档案管理人员带来了很多方便。

　　2、档案的全文存储和检索

　　在档案管理软件中存储档案全文，不仅可以实现档案目录检索，还可以实现档案全文检索，为档案的利用提供了有力的基础。在档案全文存储的基础上，还可以实现档案在互联网上的远程传输。我接触过的通用档案管理软件的功能非常好。一个是链接管理，指明文件在计算机硬盘中的位置。另一种是面向对象管理，即将电子文档保存在数据库中，用户可以根据需要选择保存方式。

　　3、多媒体档案信息的集中统一管理

　　多样化的档案信息需要集中统一管理。利用档案管理软件，不仅可以管理目录和全文信息，还可以实现文字、图形、静止图像、动态图像、声音等多种形式的档案信息的集中统一管理。以上面提到的通用存档软件为例。用户可以使用该软件定制声像档案、照片档案等不同类型档案的归档模板，或者按部门定义办公档案、财务档案，按照一定的规则管理文字、图形、图像等文件。非常方便。

　　4、档案业务的计算机辅助管理

　　可以实现档案业务的计算机辅助管理。档案工作是指档案管理各个环节的工作内容。档案管理软件可以用来管理档案的收集、整理、著录和标引，档案销毁前的价值鉴定等。还可以用来收集和掌握档案业务的管理信息和动态变化，并进行具体分析，对提高档案管理的效率和增强预测能力将起到非常重要的作用。

　　工程项目档案管理在建筑工程中发挥着不可替代的作用，通过分析现阶段工程档案存在的问题和针对性解决措施，帮助企业认识到工程档案管理工作重要性的同时，不断完善自身档案管理体系建设，从而促进整体工程建设水平的有效提升。