高商工程档案管理软件

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

　　当前，为了提高建设项目的实施质量和效果，有必要对工程档案进行优化管理，这涉及到很多方面。同时，各种操作的实际情况都会记录在工程档案中，对以后的施工项目有着重大的借鉴意义。然而，目前建设项目档案管理过程中仍存在诸多问题，值得高度重视并采取合理措施。

　　一、工程档案管理存在的问题

　　1、制度不完善，项目管理制度不健全，未建立专门台账，材料随意借用，材料丢失严重。在项目开始前，一些基础资料不能按时记录和整理，甚至缺失，对项目的整体规划设计造成一定影响。项目开工后，只注重现场管理，忽视资料的及时归档。甚至有些工程项目存在后补资料的现象，只有在项目快完成的时候才能进行资料的收集和整理。

　　2、管理意识差，项目档案归档不及时，资料不全，未设立专门档案室。即使设置了档案室，档案柜通风采光差，潮湿严重，查阅不便。缺乏专业人才。目前大多数单位没有档案管理专业毕业的档案管理人员。老一辈档案管理人员知识结构大多老化，数据指标分类不科学、不详细、不方便查阅。不熟悉计算机和网络技术，不熟悉影像资料，重要资料缺乏备份;档案的维护缺乏现代化的管理手段;缺乏专业知识和理解也影响了档案管理。

　　3、信息化程度不高，随着计算机和网络的普及，网络传输的使用使无纸化办公成为现实，解决了传统档案管理中滞后、低效的管理模式。在我国大部分地区，对工程档案管理还没有深入的研究，尚未建立专业的信息档案管理平台，导致一些单位仍然使用纸质文件。即使是那些有信息化意识的单位，也只是将纸质文件转换成电子文件，无法将现有的高科技手段应用到档案管理中，档案管理仍然存在一定的滞后性和低效性。

　　二、工程档案管理的改进措施

　　1、完善管理体系

　　加强工程档案管理，要加强组织领导，严格落实岗位责任制，严格收集整理资料;建立健全档案管理制度，严格审批程序，设立专门备查台账;严把档案入库质量关，做好分类工作，归档时对每份档案清单进行全面彻底的检查，做好计算机、网络、影像资料的管理和维护工作。及时更新改造档案馆的硬件设施。在责任管理过程中，要明确档案管理的相关负责人，确保有专人负责档案管理。

　　2、提高素质和能力

　　提高档案管理人员的素质和能力是档案管理的重要环节。要建立人才选拔机制，选拔有一定耐心和责任心的工作人员担任档案员，要重视档案管理人才的培养。档案管理人员必须具备一定的档案管理专业知识，同时还应具备工程专业基础。应进一步加强档案管理人员在档案管理和工程基础方面的培训，提高自身素质，确保他们能够跟上最新的技术手段提高管理能力，用现代技术升级和维护档案，从而逐步提高档案管理水平。

　　3、加强现代化管理

　　当今社会是一个信息时代，信息资源具有重要的战略意义，档案管理现代化是必然趋势必须加强设备的投入，实现日常管理和维护的现代化和智能化。为提高档案管理水平，方便查阅档案，应加强档案的科学分类，实施规范化的档案管理。项目管理单位要结合项目特点，严格按照项目关于档案管理的相关规定，重视工程项目建设中产生的各类电子文件，做好工程档案资料的保管和管理工作。

　　三、泛普软件-档案管理软件的价值有哪些

　　1、实现对档案信息的管理

　　档案管理软件为例，当用户录入档案数据后，档案目录信息可由计算自动生成，档案管理者需要什么格式的档案目录，只需动动鼠标就可以生成并且打印了，非常方便，再也无需手工处理。档案目录是档案软件的一项基本功能，其它的档案软件在档案目录的处理方面，也都有自己的特点，给档案管理者带来了很多方便。

　　2、档案全文存储与检索

　　在档案管理系统中存有文件的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就为档案的利用提供了强而有力的基础。另外在档案全文存储的基础上，还可以实现档案的网上远距离传递。即将电子文档保存到数据库中，用户可以根据需要对保存方式进行选择。

　　3、档案信息的集中统一管理

　　多样化的档案信息，需要集中统一的管理。使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。

　　4、档案业务的辅助管理

　　档案业务工作，是指档案管理的各个环节工作内容。可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。

　　在项目建设过程中，进一步加强项目档案管理。这些档案管理将对以后的工程建设工作有很大的参考价值。同时要求相关工作人员学习信息管理的方法和手段，逐步推进档案管理的数字化和信息化，提高档案工作的水平和质量。通过运用各种先进的管理方法和技术，对档案工作进行合理、科学的控制。