项目团队成员时间管理初探

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摘　要：21世纪，项目团队要想获得时基竞争上的优势，要做好“六个一”，即：增强第一时间观念、建好一个时间日志、制定一个完整规划、解决好第一号问题、第一次就把事情做对、牢固树立一个理念－授权。
关键词：团队成员　时间管理　第一时间　规划　授权

　　0　引言
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　　21世纪，人类正在由后工业社会向知识社会转变。企业、项目和个人都面临着科技猛进、知识裂变、网络革命、时空压缩[1]，资本以前所未有的速度周转，财富以惊人的速度递增。时间已经由工业时代的“第三资源”演化成为知识经济时代的“第一资源”[2]，成为企业和项目竞争制胜的主要因素。因此，21世纪制胜的关键是速度，是时间管理上的竞争。
　　项目时间管理的目的就是为了在第一时间内达到“四效”，即效果、效率、效益、效能（分别与质量、时间、费用和风险相对应）。这里的第一时间，并不见得是最快、最紧急的时间，而是指保证目标实现情况下的最短时间。项目的时间管理包括项目团队成员的时间管理和项目的进度管理两部分[3]。项目的进度管理在一般项目管理书上都有详细的讲述。在这里想探讨一下，作为项目负责人，如何对项目团队成员进行时间管理。

　　1　强化“第一时间”观念

　　做任何事情都需要占用时间，时间是最珍贵、最稀有的资源，因此，我们必须强化在“第一时间”内完成任务的观念。“第一时间”观念至少应包括三方面的含义：一是严格遵守作息时间，在规定时间段内的“起始点”完成任务；二是充分地利用时间，不占用、不浪费任何一块时间；三是有效地利用时间，提高工作效率。时间观念是一个意识上的问题，是工作责任心的一个方面，它不像上班打卡那样的标准化、形式化，但拥有了它，却比打卡更管用，因为时间观念对于员工来讲是内因、是根本，打卡只是外因、是手段。所以，项目经理应当利用各种可以利用的时机和场合，采取各种不同的手段和方法来强化项目团队成员的“第一时间”观念，增强整个团队和每个人的责任感、紧迫感，在第一时间完成任务的意识。在此基础上，通过培训、自我学习、实践、工作交流等方法，提高项目团队成员的专业水平和团队的整体协调能力，争取实现项目的“普遍提速”，提高整个团队竞争力。

　　2　建好一个“时间日志”

　　建立一个 “时间日志”，完整、准确记录你的时间是怎样花费掉的。这既是时间管理的开始，也是时间管理中一项重要的准备工作。项目经理不但自己要这样做，而且要督促团队成员都要养成这样一个良好习惯。对于这个问题，我们不能靠回忆来讲我们做了些什么，因为“想象”和“现实”常常有很大的不同，甚至有时会完全不同[4]。在通常情况下，我们可以根据需要选用适合个人特点的时间管理的工具，也可以每半个小时自己手动记录一次时间的使用情况，每两周或一个月对记录情况进行一次分析。这样我们就会发现自己在时间利用上不合理的地方，从而找到改进时间管理的办法。记录时要注意三点：一是时间间隔不要太短，防止产生负面效应；二是不要在一个时间周期（如一天）结束之后再去填写，防止记录结果带有欺骗性；三是记录“时间日志”贵在坚持，不能三天打鱼，两天晒网。
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　　3　制定一个完整规划

　　规划是时间管理的起点，因为只有对时间进行规划之后，才能进一步安排时间、调整时间、提高时间的利用率。项目经理应当首先制定好项目的整体规划，然后再指导团队成员依据项目整体规划制定个人的时间管理规划。项目团队成员个人可以从以下五个方面进行规划：一是制定一个以smart（specif