项目管理的成功方程式 控制成本六大原则

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你被指派负责一项具高度挑战的项目，可能是负责一宗购并案、推出新产品，或执行新的绩效评估系统等。不论你负责的是哪一类项目，都得在有限的时间与预算下，扛起为企业节省成本、创造利润的目标。

然而，身为一名项目经理人，过去你可能没有任何类似的经验，而你的专业知识也与所负责的项目相去甚远。在这样的情况下，你如何成功推动项目?

在去年出版的「项目管理ΜBA」(The Project Managers MBA)一书中，作者科汉(Dennis J. Cohen)与葛拉汉(Robert J. Graham)指出，成功的项目经理人需要具备几项重要的知识与技能，其中包含了解企业策略、如何提升项目成效、了解顾客等;另外，项目经理应将项目视为一个新创事业，将自己的角色转换成一名创业家，了解企业如何为股东、顾客与企业本身创造价值。

首先，在推动项目之前，项目经理必须先了解企业策略，让项目和企业策略结合。

企业策略如同方向盘，让项目的推行有焦点，不致偏离轨道。举例来说，如果企业的策略着重在强化产品龙头地位，新产品研发的项目就不会把焦点集中于顾客服务，而会把目标放在产品的创新与速度上。如果项目经理人不了解企业策略，很容易就会将项目导入与企业策略相反的方向，最后徒劳无功。

企业策略大致有三类：建立顾客亲密关系、卓越营运，与产品领导。企业应特别强化其中一类，但是在其余两类也要达到产业一般水准。例如，以卓越营运为企业目标的企业，讲求的是效率与数量。麦当劳就是其中的范例。全球麦当劳几乎都一模一样，顾客不论走到哪里，都可以有相同的期待;着重于产品领导的企业，它的目标顾客则是创新的拥护者，因此他们会要求，产品要最好、最新的。当项目经理人清楚公司的策略，在推动项目的过程才不会偏离轨道，追求和公司不一样的方向，导致事倍功半。

其次，如何提升项目的成效?在回答这个问题之前，先要从评估的标准着手。一般而言，项目成效评估的重点有三：项目推行的速度、品质，以及它所产生的价值。

通常，一个项目从概念形成到项目结束，称为项目循环时间(project cycle time)，这个时间愈短，企业就愈快享有项目产生的价值，投资也愈快得到回收。因此，缩短项目循环时间，可以为企业增加现金流量、减少项目投资，同时增加经济价值。然而，如何在控制成本的同时，又兼顾品质及缩短项目循环时间?以下有六个原则可供参考：

一、 选派训练有素的项目经理人

选择项目经理人时，不可以因为他是技术背景出身，就委派他为项目经理人。项目经理人必须充满热忱，受过训练，因为他要为项目成败负责。

二、 迅速建立标准程序

建立项目标准程序的速度要快，但不需要完善。不完善的标准程序可以让问题凸显出来，进而加速形成解决问题的方案。

三、 组织核心团队

项目团队应该由跨部门的人员组成。由于团队成员来自不同的部门，因此当问题发生时，可以获得不同部门的意见和奥援，有效解决问题。同时应该注意的是，项目成员还应该包含终端使用者或顾客。核心成员必须有始有终地参与。

四、 确保团队成员全职负责项目

为了加速项目的完成，团队成员应该一次只负责一项项目，避免同时负责多项项目，削弱力量。

五、 团队成员最好避免分处各地

团队成员应该在同一个区域工作，彼此的沟通协调较容易。

六、 高阶主管的支持

项目失败通常是因为高阶主管没有参与。项目一旦开始推行，高阶主