苏明装饰有限公司充分利用OA办公系统

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　　苏州苏明 装饰 有限 公司

　　苏州苏明 装饰 有限 公司 充分利用OA办公系统与其它软件的有机结合，建立了适合 建筑 装饰 企业实际的管理流程，实现了企业行政办公无纸化、信息沟通渠道畅通、远程办公零距离，以最少的投入获得了最高的效率，为 建筑 企业的信息化工作作出了有益的探索。

　　一、 公司 目前信息化工作基本情况

　　1.办公系统及各类软件的应用情况。主要依靠OA办公系统运行，目前已实现了各类通知、请示流程、发文流程、采购流程、用品计划审批、用章审批流程、内部信息发布及沟通、网上调查等工作无纸化。建立了合格供应商信息库、合格分包商信息库、客户信息服务平台，为下一步实现工程项目管理控制开好了头。“电子办公桌” 已经成为 公司 领导层以及部门间沟通和协同办公的不可或缺的必要工具。

　　各类软件的应用：

　　(1)财务软件：博科财务管理软件(主要方便快捷的管理 公司 所有的账目等)。

　　(2) 设计 软件：3D MAX 8.0、Photoshop CS9.0和AutoCAD 2006软件。

　　(3)办公软件：一点智慧软件(工程预算使用)、office2003系列软件(Word、Excel、Power Point、Access、SQL数据库)等。

　　2.各类机器设备的装备情况

　　网络方面：

　　为确保 公司 信息化工作的顺利而快速的发展， 公司 还建立起了安全而又先进的网络系统，现有4条快速的中国电信千兆宽带网速、专业的方正硬件防火墙、正版瑞星杀毒软件、8个VLAN网段和4个专业服务器分三个机房进行控制。

　　其他硬件：

　　(1) 公司 使用数字化的门禁系统;

　　(2)8个打印共享服务器和打印机分别为各个部门实现了网络共享打印;

　　(3)数字化监控系统(25个摄像探头24小时不间断的监控)和音响系统;

　　(4)通过LED显示屏及时发布 公司 重大信息;

　　(5) 公司 所有的电脑上都安装了正版的瑞星杀毒软件，确保了 公司 所有电脑系统的安全;

　　(6)利用网络域控技术来严格管理 公司 的重要资源和实现内部资源共享，大大提高了工作效率;

　　(7)DVD刻录和硬盘自动热备等方法对 公司 的重要资料进行及时备份;

　　(8) 公司 还推行了“网络在线培训工程”， 公司 通过引进“视讯365工程”进行对 公司 的各个层次的领导及员工进行远程教育培训，可以进行随时的培训，大大提高了员工的专业能力和综合素质。

　　(9)有专业的人员进行网络管理与设备维护。

　　3.用户使用情况：

　　截止目前已经开通OA用户223个，涉及人员从 公司 管理层面到重点工程项目部，平均每天登录的人数达到80% 。员工之间积极的互动和交流，做到领导员工零距离办公，加强了各分 公司 、各部门、员工之间的团队协作能力。

　　二.信息化工作中的主要收获

　　1.实现了办公无纸化，为 公司 节省了大量的开支成本。

　　2.实现工作流程的自动化、自定义工作流，提高办事效率，实现有章可循、有据可查的精确化管理，从而减少工作风险。

　　3.实现移动远程办公，实现不同地点、不同分支机构协同办公。随地办公及信息多种渠道的沟通和信息安全共享的机制，提高工作效率和质量。

　　4.做到领导员工零距离办公，加强各分 公司 、各部门、员工之间的团队协作能力。

　　5.建立内部的通信与协作平台，使员工有效、快捷地沟通。

　　6.实现了文档的自动化管理，使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、浏览共享和使用，同时方便快捷的查找。

　　7.实现了 公司 资源的快速、有效的整合，实现统一、便捷轻松的管理。

　　8.辅助办公管理，办公用品管理(包括申请、领用、查询等)。

　　9.实现 设计 资料的有效监管。

　　10.建立节约型组织，大大降低 公司 成本。

　　三、信息化工作中的主要做法

　　1.领导重视，组织落实

　　信息化工作是对我们传统观念的挑战，是对我们传统工作方法的革命。 公司 高层领导对信息化工作给予了高度重视和大力支持，特别是 公司 朱总经理非常支持和关注 公司 的信息化工作，曾多次在开会的时候，鼓励大家使用OA系统办公，充分利用OA系统的资源，并对个别不重视使用OA的中层干部提出批评。最关键的是领导带头使用OA系统办公，并组织落实各部门的每位员工积极使用OA系统进行交流与办公，同时还加以监督和提醒多关注OA系统中的信息。

　　2.培训为先，服务到位

　　推广信息化系统(OA系统)的使用，首先要让大家会使用OA系统。首先就是必须进行系统的OA功能的应用培训。培训分两种：一种是集中性的培训讲解;一种是针对性的一对一培训讲解。这样可以更好更快的达到让每位员工都能了解和掌握OA系统功能，因为再集中培训的过程中不能满足所有员工的需要，每个人的接受能力都不一样。传统的工作模式，已经形成了习惯，再加上 公司 部分员工对电脑的基本操作还有困难，所以针对性的培训是必不可少的。这样才慢慢的使 公司 的所有员工对OA系统形成一种习惯。

　　良好的服务也是推广OA系统的重要工作，在平时的电脑网络和OA系统的维护工作中，发现没有登陆OA系统的员工加以提醒和培训，对没有使用OA的员工进行随时随地的耐心的咨询收集信息，随时随地解决他们对OA的看法，特别是对不会使用OA的员工要更加耐心的指导他使用，慢慢的提高 公司 每位员工的使用积极性。总之，对所有不习惯使用OA系统的员工都要做到引导、培训、回访、跟踪、监督、提醒这几个环节。这样不断的坚持推广下去。

　　3.分项推进，逐步完善

　　我们的做法是从建立和完善工作流程作为切入口。建立一项、推进一项、完善一项。按照工作的轻重缓急，有计划、有目的逐项建立，逐项推进，在推进的过程中逐步完善流程和功能。

　　(1)从OA系统功能入手进行逐步推进。首先通过建立 公司 的各项常用的工作流程开始着手。按照从常用到不常用的顺序进行建立流程。首先，建立起 公司 的《红头文件审批流程》、《大型采购流程》、《一般采购流程》《月计划办公用品请示》建立。打破传统的人工拿着文件一个一个的找每位领导进行审批过程，最后确认发放下去。各领导在总经理的带领下严格把关使用OA进行上报审批。刚开始大家有些不习惯，但逐步逐步地是第一个流程使用结束，接着第二个、第三个…… 慢慢地大家就习惯了，感觉到了方便快捷，少走冤枉路。从而逐步建立和完善了 公司 日常工作流程。目前所有 公司 内部的行政工作流程(33个)必须通过OA系统上报审批，朱总已不再接受书面的审批资料。

　　其次，营造使用OA的兴趣，针对员工特点，建立了OA系统的内部 论坛 和网上投票功能。选择热门的话题版块，先后建立起：【苏明动态】【 设计 交流】【炊事班的故事】【OA系统操作交流】【摄影交流】【灌水乐园】【美食天地】【汽车乐园】【体坛风云】【娱乐影音】【你来我往】【美容健身】【 情感天地】【 施工 交流】【 设计 项目】【电脑社区】【小说笑话】等17个热门版块，同时还通过举办《优秀版主和精华帖争霸赛》活动，并设立精美的奖品。进一步地调动了大家的对OA系统的积极性，使枯燥的工作平台变得更加丰富多彩。

　　最后，为加快推进 公司 信息化工作，满足 公司 全面发展的需要，首先是对OA系统的客户端进行扩充。然后分发客户端，对有条件使用OA 的用户进行全部分发用户。进行推广OA功能“网络硬盘” 、“我的任务” 、“常用流程” 。并建立起各个条线完整的“网上邻居”，实现资源远程网络共享和及时了解 公司 各方面的信息。

　　(2)从 公司 信息化工作的进展来逐步实现上述功能的推广。首先是在 公司 行政办公部门层面上进行推广执行;其次是在各分 公司 内部也同样实现推广;最后是对各 公司 的重点项目部进行推广执行使用。

　　现在， 公司 正在为各分 公司 再次建立起一套适合各部门、各分 公司 内部所需的各项流程和请示审批，完善和推进各个阶层的信息化工作。

　　四、信息化工作的任务与方向

　　不久前，中装协下发了《关于加强 建筑 装饰 行业信息化建设的指导意见》。这个《意见》立意高远，紧密结合 建筑 装饰 企业的发展趋势，为我们的信息化工作指明了方向。我们认真组织了学习，根据企业的实际情况，制定了《信息化工作实施纲要》。

　　我们认识到，信息化工作是企业发展的必要途径，是解决科学决策、协同办公、规范行为、提高效率、合理配置资源的根本手段，也是适应时代发展、提升企业档次、创建企业品牌的重要标志性工程。为此，我们的实施计划分三个阶段进行：

　　第一阶段主要任务：增加硬件投入、扩展软件功能、推进现有成果。

　　(1)增加投入，扩展OA用户至300个，重点是分 公司 及其项目部的投入以满足纵横配置要求;

　　(2) 公司 通过建立“网上邻居”群、扩展“我的任务”和“网络硬盘”的使用开展信息共享和互动，主要由领导层、部门和分 公司 参与;

　　(3)按条线要求，明确工作内容、设置工作流程、进行人员培训。

　　第二阶段主要任务：明确条线目标、纵向推进深入、开展信息共享。

　　(1)指导和巩固第一阶段成果，进行实时监控，保证实施效果;

　　(2)OA系统推进纵向深入， 公司 ---分 公司 ---项目部协同办公;

　　(3)根据 公司 条线要求设置的信息表进行资源和信息共享，指导提交单位(或部门)及时信息更新，以保证信息的及时性和有效性;

　　(4)关注政府主管部门出台的指导意见，以及专业软件的发展趋向，必要时及时选用;

　　(5)编制工作流程，实时进行操作培训。

　　第三阶段主要任务：实现远程办公、工程远程监控、完成流程改造。

　　(1)解决信息共享后的信息反馈及数据分析问题;

　　(2)解决数据分析后的科学决策问题;

　　(3)解决相应工作流程中的模块开发问题;

　　(4)进行软件的辅助开发利用或引进利用专业软件。

　　公司 将在必要时建立 公司 信息中心负责 公司 整体信息化工作的推进和运行，从而保证信息化工作的质量和进度。

　　我们 公司 在信息化工作中已初尝甜头，有了一个良好的开端。但离市场形势和企业自身发展的要求、对照中装协的的 标准 ，与兄弟单位相比，我们还有不少的差距和不足。我们要进一步转换观念，增强意识，加强组织，扎扎实实地推进信息化工作。

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