高校办公自动化系统建设实践

摘要：高校办公自动化系统（OA系统）的建设有力推动了高校办公室工作理念的创新、工作流程的优化及工作方式的改进。总结反思OA系统的建设，有利于更好的提高其建设效率，避免走弯路。要建好用好OA系统，在系统的前期谋划、中期建设和后期使用等三个阶段要注重校外调研与校内调研、产品通用特性与高校个性需求、创新技术与现代管理、硬件与软件、开发建设与推广应用、日常使用与电子归档等六个方面的结合。　　随着高校办学规模的不断扩大，管理体制改革的不断深化，传统办公方式已不能适应高校的快速发展。回顾近10年来高校办公自动化系统(以下简称OA系统)建设的发展历程，可以很明显地感觉到，借助OA系统，各高校的管理方式和工作作风得到了转变，工作效能得到了提高。同时，反思各高校OA系统的建设，发现其建设效率并不高，还有不少高校走了弯路。OA系统是人、机、网络、技术和系统的有机结合体，要高效建成使用一个OA系统，在系统的前期谋划、中期建设和后期使用等三个阶段要注重六个方面的结合。

　　一、校外调研与校内调研相结合

　　通常认为，OA系统自70年代末进入我国，大体经历了三个发展阶段：即以数据为处理中心的传统MIS系统的第一代办公自动化，以工作流为中心的第二代办公自动化系统，以知识为核心的第三代办公自动化。也有作者将这三个阶段定义为文件型OA(1980～1999年)、流程性OA(2000～2005年)和知识型OA(2005年～至今)。总的说来，办公自动化系统的发展是从以数据为核心发展到以信息交流为核心，进而提升为以系统地运用知识为核心。调查表明，目前虽有个别高校OA系统较为先进，基本接近于知识型OA，但相当多的高校仍然处于流程型阶段，这与各个高校办学规模、使用OA历史等有关。同时我们注意到，OA的迅猛发展带动了一大批专门从事OA系统开发的公司和企业如雨后春笋般成立，这些企业可谓是鱼龙混杂，泥沙俱下，都想在OA市场中分得一杯羹。从事OA开发公司的技术水平良莠不齐，高校对公司进行甄别显得尤为重要。为此建设OA前需进行充分调研。

　　调研要做好校内调研和校外调研两个方面。校外调研又分为去企业调研和去高校调研。企业调研主要是把握最新的技术发展潮流，弄清哪些企业具备良好开发资质，确保新建的OA系统技术过硬和可持续发展;高校调研主要是吸取兄弟高校好的经验和做法，避免走弯路和回头路。校内调研根据各高校机构设置的不同，一般又以党政办公室为牵头单位开展调研，针对不同层面的需求，如校领导需求、业务部门需求、二级学院需求等，整体上把握学校拟要新建系统的整体规模、主要功能、主要流程等，避免出现建成的系统出现大的低级失误。进行详细调研也便于日后在招标书中对拟新建产品的要求进行准确描述。

　　二、产品通用特性与高校个性需求相结合

　　软件产品的发展已经高度市场化，市场化竞争促使其产品愈来愈专业化。OA产品发展日新月异，非专业团队难以开发出高质量的、有竞争力和生命力的产品。市场调研显示，当前国内大多数高校通常的做法也都是委托专业公司开发，虽有极少部分技术实力较强的高校采取自主研发，其个性化要求虽能得到保证，但在安全性、稳定性、功能性、可操作性等方面仍有其短板，使用风险不可谓不高。专业公司开发则相对时间短，代码规范，界面友好，稳定性和安全性有保证;但商业产品也有其不足之处，主要表现为通用性不够，具体来说表现在功能模块固定，界面固化，风格单调，流程单一。由于缺乏对高校内部运行体制机制的熟悉，开发出来的商业化产品往往不能达到高校的要求，接地气方面做得很不够。为此做足需求调研工作关系到整个OA系统的成败。需求调研前，为增强感官认识，建议邀请相关企业到校进行产品演示，从对使用界面、业务流转等方面的演示中增加对产品的感性认识，避免凭空想象。经过多家产品的演示对比，能比较清晰地对产品的优缺点进行判断，对后续的招标工作起到很好的参考作用。待公司中标后，还需要进一步细化产品需求。一般情况下，OA系统业务操作主要是党政办公室负责。党政办公室是学校的综合办事机构，掌握信息较全，对学校整体工作有较好把握，调研可以分科室进行，如秘书科的公文流转，综合科的接待管理、车辆管理、会务管理，信访科的信访管理等，再经分管副主任、主任把关。为求得需求的准确，办公室内部应召开专题会议进行充分讨论。

发布：2007-03-30 11:40 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]