高校档案综合管理系统分析与设计

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　　一、高校档案信息化建设的情况
　　高校档案是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，是高校的一笔宝贵财富。^[1]
　　信息技术的迅猛发展和广泛应用，为档案信息资源的科学保管和开发利用创造了现代化的途径和手段。为此，教育部、国家档案局在《高等学校档案管理办法》中明确提出，要“促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展”，“组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作”，“加快数字档案馆（室）建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行”。
　　国外高校档案管理工作已经实现了数字化、网络化。例如，哈佛大学档案馆实现了档案自动采集、数字化保存和网络化共享。在哈佛大学档案馆网站中，资料内容丰富，更新及时；为了满足不同层次用户的需求，同时提供一次文献、二次文献、三次文献等文献资料，^[2]网站还提供了强大的检索功能，并且与Google等互联网检索工具相融合；为社会提供更好的服务，采用了RSS为用户提供定制管理。
　　二、高校档案信息化建设中的问题
　　我国高校档案的信息化工作取得了很大进展。但仍存在一些亟待解决的问题：
　　（1）档案信息化工作的重视程度不够。在数字化校园的建设中，校园网的建设是基础，教务管理系统、学生管理系统、数字化图书馆系统等的建设往往被优先考虑，并很受重视。而档案管理信息系统的开发建设由于受众面相对较小，在高校中的重视程度不足。因而在人员配备、硬件建设、软件开发上投入相对来说不足。
　　（2）档案信息管理工作的实施条件还不完善。^[3]高校档案信息化建设需要完善的软硬件设施和相关人员。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件，尤其是需要生产和接受电子文件的工具和网络；软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前，高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，影响了信息资源的开发利用。
　　（3）档案信息资源的网络化开发利用不足。档案信息化建设的根本目的是方便、快捷地为用户提供及时、准确、有效的信息。纵观国外的档案数字化建设，其网络检索、网络资源服务是信息化建设的重要内容，也是信息资源的价值体现。而我国高校的档案网站多是档案管理部门的介绍和目录检索，服务大众功能较弱，资源利用不足。
　　三、档案信息管理系统分析
　　1.系统的需求
　　档案管理系统的需求总体看来包括档案整理和档案利用两大方面，有以下几点主要需求。
　　（1）整理编目
　　编写各类目录是档案管理人员的主要工作之一，档案管理信息化的最初需求就是打印编目。通过档案管理信息系统，可以自动产生档案目录，并打印规范统一的编目。
　　（2）数据查询利用
　　为了能够在网上方便地查询案卷目录、卷内文件目录，浏览电子版卷内档案文件，查询档案文件的借阅情况，系统应当提供室藏电子档案的文档、图形图像、语音资源、视频资源的检查阅览等服务。并可以通过高级检索、简单检索等方式，进行档案的查看、订阅，同时实现文件的远程查询功能。
　　（3）档案整理组卷
　　根据档案管理的若干标准，完成档案的整理组卷，最终实现档案有条理的分类整理存放。
　　（4）文件归档管理
　　档案记录着有价值的信息，如果档案丢失、损毁，将是单位的重要损失。利用计算机、数据库和网络技术，使档案管理系统可以完成各基层单位的及时归档，解决档案丢失问题。
　　（5）电子文件管理
　　电子文件管理是现在档案管理系统非常重要的一个功能。现在的档案管理系统应当可以保存电子文件、声像电子档案，同时可以扫描原纸质档案，形成电子文件，并对这些文件进行全文检索。
　　2.业务流程分析
　　档案管理工作主要由档案征集、整理、编目、归档、保管、利用以及相应的监督管理工作组成。
　　（1）档案归档业务流程
　　归档单位和个人将整理的资料送交兼职档案管理人员，经初步整理和检查，合格的送交档案室，档案管理员审核并提出修改建议，修改后组卷归档。由档案管理员移交到保管人员。由于业务需求，文件资料来源分为两部分，一部分为实时提交电子文件，由兼职档案管理人员负责录入，提交审核；另一部分为大量的纸质文件档案，档案整理后，提交档案室，同时由数字化人员负责数字转化工作。业务流程如图1所示。
　　　　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　图1　档案归档工作业务流程

　　（2）档案利用业务流程
　　档案归档后，由档案保管员负责档案的日常维护、利用工作。其中，利用工作主要包括档案借阅、检索和复印。不涉密档案，部门和人员可以凭借相关证明到档案室借阅档案、复印资料，并登记；兼职档案管理人员可以直接借阅。涉密档案必须由兼职档案管理人员提出，经由相关领导批准，方可借阅。