天津南开太阳高校后勤物流系统解决方案

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　一、 前言 

　以客户为主导的现代商业模式正逐渐取代产品主导型的传统商业模式，不断满足客户个性化需求是企业成功的关键，对于已经逐步完成体制改革的高校后勤而言，准确把握学校师生需求，根据需求定制产品与服务，通过有效的渠道让种类繁多的商品按需求进行合理流动成为关注的焦点，高校后勤要想达到上述目标，必须依据科学的管理思想和先进的管理手段，而信息化建设是必不可少的组成部分。 

　商丘师范学院地处豫鲁苏皖四省结合部、黄淮平原腹地的国家历史文化名城、“华商之都”——河南省商丘市。商丘师范学院是商丘唯一一所省属普通本科院校，学校占地总面积2000多亩，学校总建筑面积64万平方米，教学行政用房面积27.12万平方米，学生宿舍总面积13.24万平方米，学生食堂五间，师生总计约2万5千余人。

　商丘师范学院是一所正在快速发展的大学，但发展往往与挑战并存，由于学校人数的增多，学校后勤餐饮系统也面临着前所未有的挑战。为此天津南开太阳高技术发展有限公司与商丘师范学院后勤发展中心携手共同打造信息化后勤物流平台。 

　天津南开太阳高技术发展有限公司作为一家优秀的IT系统集成商、应用软件开发商，适应社会数字化信息化大潮，敏锐抓住高校物流的瓶颈，以“产品代表人品，服务永无止境”的理念。2008年推出了“高校后勤物流管理系统2008版”，该系统的目的就是帮助高校后勤建立一个系统化，全程的，动态的并融物流、信息流。资金流为一体的物流信息管理系统。 

　二、 客户需求 

　2.1 原有客户存在的问题 

　随着社会整体生活水平的提高，师生对菜品味道、营养等提出了更高的要求。这就意味着原来一种菜的配料要增加好几种，这就意味着业务类型多，配送货物品种纷繁复杂，客户范围广且需求各异，信息处理量大。 

　后勤集团在物流中心内部运作的同时，要与外部资源(如大宗客户、货物供应商、等)进行业务往来，由于不能随时记录、跟踪每一种商品在各环节的流动情况，一旦出现问题就极难落实责任，即查找何时、何地、何人、发生了何种错误、采用了什么补救措施。不能及时汇报库存状况。查找单据时候由于是手动查找，效率极低，等等。 

　三、 解决方案

　设计原则与重点
　除系统设计满足实用、经济、标准、可扩充、易维护等一般性原则外，通过分析物流中心整个业务流程并结合高效物流流动特点，我们确定系统的整体架构要遵循：以商品在各环节流动为主线，以各种单据回钩和财务款项核对为控制手段，通过灵活、快速、准确地向使用人员提供信息反馈来提高后勤物流的效率。 

物流系统主要业务流程图

　2008版物流系统主要业务流程主要以食堂订货为物流源头，以网络联机的方式对整个进、销、存、用进行自动化管理。进货时，采购科进行凭单录入，供货商拿入库单到库房入库，库房人员签字确认，供货商将入库单交回采购科，凭此单月底统一结账。出库时，各个食堂通过网上订货，凭出库单到各库房出库。每个库房都可直接办理出入库，同时信息通过网络传到采购科的服务器中，统一管理。中心领导可以通过网络对这些数据进行查询。 

　四、 系统功能简介
 
　a) 需求汇总：各食堂当库存不足，可以通过“订货管理”中的“商品订货”功能向采购中心提交订货计划单；
　b) 集中采购：采购员接收到各食堂的订单，进行汇总、拆分后，开始组织货源。如果采购中心库房的现有库存可以满足订货需求，则可进行对食堂进行物资出库。如果库存不足，则需要向供应商订货之后，再给食堂出库。
 

物流系统功能模块图

　c) 物资出库：食堂在接收到采购出库的物资后，就可以根据食堂内各班组的实际需求情况，进行实物分配了。
　d) 物资退库：如果采购、食堂或班组在领到物资后，需要办理退库处理，则可以参照出库流程进行逆向操作。
　e) 成本核算：采购和食堂的财务人员，按现有业务情况，进行成本核算。在完整、及时的录入收支信息后，系统可自动进行库存管理及成本核算工作，并可以提供相关统计报表。
　f) 领导查询：部门领导可就系统经营情况，如月盘存情况、经营利润、盈亏情况、商品物价波动情况进行综合查询，同时系统还可提供相关报表的打印功能。
　g) 系统安全使用验证：系统使用USB Key进行合法客户端的签名验证。

　五、 实施过程
 
　商丘师范学院在提出企业信息化需求并找到天津南开太阳高技术发展有限公司后，双方进行了多次商务、技术等方面的探讨、磋商，并于2010年7月正式签订合同。在随后的一个月的过程中，学校抽出各相关岗位的相关负责人与南开太阳积极配合，及时提出了自己目前最关心的问题及要实现的目标，南开调养通过总结分析各种资料，并与学校进行多次讨论，最后双方合作完成了《商丘师范学院后勤物流信息系统项目需求确认书》。随后开始约一个月的培训和实施，双方具体实施人员在上级的指导下全身心投入，密切配合，克服人、技术等各方面的困难，使项目的安排、设计、进度、质量、服务各阶段的顺利实施得到了可靠的保证，并在整个过程中建立了相互信赖的同志式的友谊，积累了丰富的经验。 

　六、 体会 

　高校进行信息化建设是个复杂的系统工程，因而影响实施效果的因素是方方面面的，但要抓住主要矛盾和矛盾的主要方面。 

　我们认为，影响企业信息化建设成功的关键因素有：人、培训、软硬件及数据，抓住这些关键因素是成功实施的必要条件。而在这众多因素中，人的因素是最为重要的，是主要矛盾。 

　信息化是对现行业务的改革与创新，必然要牵涉到业务流程重组，冲击原有业务人员的利益及工作习 惯，而这就是阻力。因此必须做好完善的项目前期准备工作，成立领导小组，即要强调“一把手原则”，人 的因素还体现在双方理解与合作上。 

　系统实施对各层人员来说是一个全新课题，因此培训及培训效果考核是一个不可逾越、不可简略的重要过程。软件是灵魂，硬件是支撑，因此一定要按软件的运行要求与企业的数据流量、并发访问的要求配置硬件体系，不能省的一定不要省。不正确的数据将导致无效的系统，甚至是负效益的系统。数据的完善、正确依赖于管理的完善与提高，系统数据的完善性、准确性，也就是追求管理水平的提高。

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