中小型企业为什么要使用信息化系统

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　　建筑行业中仍存在大量的成长型企业，它们规模小、产值低、人员少、组织结构简单、管理难度低，管理者们往往觉得数字化与自己无关。那么对于这一类型的企业，究竟有没有必要使用信息化系统?答案实际上是肯定的。原因有以下几点：

　　一、中小型企业的难题

　　1、传统的办公和业务场景中，大量的任务分配、反馈、汇报流程，事务申请及领导审批都通过线下完成，即便辅以微信等在线沟通工具，其效率依然比较低，信息较为碎片化。更重要的是，在涉及到多环节、多角色参与的事务时，一旦信息传递在任何一个环节出现“失真”，就容易引起不必要的责任纠纷和管理障碍。

　　2、建筑工程项目周期长、涉及人员范围广、信息量大，信息管理难度高，若信息收集、整理或存储不当，极有可能导致重要文件、重要财产的信息遗失，从而给项目和公司带来重大损失。

　　3、多个项目同时进行、单个项目周期冗长、财务数据不能随时呈现(存在付款周期)、统计分析不到位，做了好几年，没算清盈亏情况，再一盘帐，发现亏了……以上种种状况，做过工程项目的建企老板，尤其是中小建企的老板想必都不陌生。

　　4、不止建筑企业，任何企业都会面临同一个问题——人员流转。成长型建企不使用信息化管理系统，往往就会过度依赖人力，一旦员工流失，对于企业来说，该生产环节短时间内就无法正常运转，尤其是关键业务岗位的员工。新人进入公司和项目后，需要面临大量繁琐的工程信息、公司制度和流程上的交接，极为影响工作效率。

　　二、中小型企业信息化系统的必要性有哪些

　　1、信息传递更高效、精准

　　信息化管理软件的应用，能通过互联网确保信息及时和准确地传递，通过每个动向留痕，形成一条有前因后果的完整业务链。有助于避免因沟通不畅或信息“失真”而引起的扯皮和推诿，实现高效的事务处理。

　　2、资料调阅方便，不易遗失

　　通过使用信息化管理软件，能够使公司及项目各方面的资料、文件、合同得到完善的保存和汇总，不仅保证了资料安全可追溯，同时提高了重要信息的查阅、比对、多环节流通的效率。

　　3、全程预算管控，费用更明确

　　这时候，信息化管理系统的优势就体现出来了。它可以实现合同承包金额与项目台账之间的实时比对，应付款、已付款一目了然，财务节点得到精准控制，保证项目资金的合理、有效利用;同时可以生成可视化报表，无需耗费巨大的人力和资金成本进行盘账。

　　4、形成固定制度，避免人员依赖

　　如果借助信息化管理系统，员工日常的核心工作内容、公司制度和流程都会在系统中留下记录，方便新进员工快速交接跟进，避免出现“活等人”的现象，提高企业的整体运营效率。

　　信息化管理软件的使用在一定程度上使项目实施各阶段的管理、局部管理衔接更加紧密，生产要素的分配和管理更加符合实际工作状况，确保工程项目有序、高效推进;而项目管理的提升，可以降低项目运转损耗，提升资金使用效率、抗风险能力，变相提升了企业的盈利、造血能力，为企业进一步发展壮大奠定坚实的基础。