建设项目电子档案收集管理系统

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　　近年来，随着我国工程建设的快速发展，要求工程建设项目档案管理人员优化和创新档案管理模式和方法，不断提高档案利用率，充分发挥工程建设项目档案的利用价值，从而推动工程建设朝着更好的方向不断发展。虽然信息技术已经应用到工程建设项目档案管理领域，但是在很多方面还存在很多问题，难以保证工程建设项目信息化管理的有效实施，容易带来一些新的问题。

　　一、建设项目电子档案管理存在的主要问题

　　1、档案管理制度不够完善，工程建设项目档案的建立过程比较复杂，且所需的时间较长，想要保证工程建设项目档案信息化管理的顺利开展，就必须要建立完善的档案管理制度。但是就实际情况来看，虽然部分单位建立了档案管理制度，但是管理制度缺乏全面性，且制度的执行力度不足，导致档案信息的完整性无法得到保障。工程的档案材料来自于多个部门和单位，在管理制度不够完善的情况下，工程建设项目档案建立过程的复杂性进一步提升，给档案管理工作带来更大挑战。

　　2、档案信息化管理人才匮乏，将信息化技术应用到工程建设项目档案管理工作中，在提高档案管理工作效率和工作质量的同时，要求档案管理人员熟悉掌握各种新知识和新技能，学会灵活运用信息化技术，懂得操作计算机设备及其他设备，以此保证工程建设项目档案信息化管理工作的有效进行。但是就实际情况来看，工程建设项目档案信息化管理中存在较严重的人才匮乏情况，尤其是信息化管理人才不足，难以满足公路工程建设项目档案信息化管理的需求。

　　3、档案信息化的安全性不足，根据以往工程建设项目档案信息化管理情况来看，整个档案管理过程存在较严重的网络安全问题，且档案管理系统的运行安全无法得到保障，导致档案信息被窃取、档案信息泄露等事件频繁出现，严重影响到工程建设项目档案信息化管理的质量。为保证档案信息的安全性，大部分档案管理人员都会利用各种网络安全防护技术，比如数据加密技术、防火墙技术等等，以此保证档案信息的安全性。

　　二、建设项目电子档案管理的改进措施

　　1、完善建设项目档案管理制度

　　科学完善的管理体系是有效推进各项工作的重要基础。为了提高工程建设项目档案信息管理的整体效率，需要及时完善工程建设项目档案管理制度，加强管理制度的执行力，以确保工程建设项目档案信息的全面性和安全性。首先，要明确所有档案管理人员的工作职责，把责任落实到所有人员身上，让他们充分认识到档案管理的重要性，以严谨细致的态度做好各项工作。

　　2、加强档案信息管理人才的培养

　　为了促进工程建设项目档案的有效信息化管理，必须积极加强档案信息化管理人才的培养，使档案管理人员掌握相关理论知识和工作技能，灵活运用信息技术进行档案管理活动，提高工程建设项目档案管理的信息化水平，确保档案管理的整体质量。可以向社会引进专业的档案信息管理人才，带动其他档案管理人员共同发展，促进他们综合素质的发展，使他们以良好的状态完成各项工作，避免因人为失误造成的档案管理问题。使他们能够正确处理档案信息管理中存在的问题，合理有效地优化管理，促进工程建设项目档案信息管理水平的提高。

　　3、提高档案信息系统的安全性

　　由于项目耗时长、占地广，项目档案管理工作量大，易受各种因素影响，项目档案的安全性无法保证。为了保证工程建设项目档案的安全，必须充分利用各种信息管理软件和高科技设施，设置软件和设备的操作权限，以保证工程建设项目档案信息的安全。既要加强各种网络防护技术的应用，又要注重档案信息系统的优化，及时发现系统漏洞，及时修复，提高系统运行过程的安全性，防止档案信息泄露和网络攻击对档案的破坏。

　　三、泛普软件建设项目电子档案收集管理系统的好处

　　1、提高工作效率

　　建设项目电子档案收集管理系统的发明逐渐取代了传统的单一存档模式。不需要像以前那样过多的编辑归档的条目和内容，完全可以按照系统软件的提示，进行下一步的归档和文件归档。一旦发现错误的档案信息，可以直接在系统中修改，省去了传统档案管理模式中重新编辑打印的环节，节省了时间和资源。用户还可以随时随地查阅文件资料，直接通过关键词进行搜索，这样就可以一次搜索，不再需要搜索和翻页，大大提高了工作效率。

　　2、能够更好地开发档案内容信息

　　一般办公软件只能实现单个文件的编辑，而且还需要附上文件的扫描件，既浪费时间又浪费资源。建设项目电子档案收集管理系统可以在编辑档案基本信息后添加档案的扫描电子图片，这样打开目录档案就可以同时采集档案的电子图片，方便档案管理人员查阅和上报档案工作。建设项目电子档案收集管理系统还可以对相关档案进行编辑，使各种相关的电子档案可以很容易地被检索工具检索到，用户可以更好地了解事件的来龙去脉，使档案内容发挥更大的作用。

　　3、更好的实现文件保密的功能

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，非常容易造成泄密。文件管理系统软件可以划分管理员、搜索者等角色。通过设置权限管理，可以设置人员的访问权限等。从而达到保密的效果。当文件搜索者搜索文件时，系统可以自行记录，并形成查询日志。对数据传输、用户访问、内容打印等操作进行安全设计，确保文件的安全使用。文件管理系统软件还配有电子锁，使锁与机器分离。即使别人打开了文件管理器的电脑，文件管理系统软件也无法打开。

　　综上所述，为了促进工程建设项目档案信息化管理的发展，使之适应社会发展的要求，有必要充分认识工程建设项目档案信息化管理的现状，采取合理有效的措施优化管理，不断提高工程建设项目档案信息化管理水平。在档案管理的实际优化过程中，需要及时完善工程建设项目档案管理体系，加强档案信息管理人才的培养，提高档案信息系统的安全性，从多方面提高档案管理的工作效率和质量，使其充分满足工程建设的发展需要，促进工程建设不断向科学化方向发展。