OA系统渐渐成为中小企业们在信息化建设中所追棒的新贵

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我国的OA办公系统从上个世纪80年代发展到现在，已经历了相当长一段时间的沉淀与积累。随着知识经济时代的到来，OA系统不再是高端企业的专属，它也渐渐成为中小企业们在信息化建设中所追棒的新贵。中小企业是中国最庞大的市场，这意味着中小企业信息化建设的成败与否关系到整个OA系统市场的兴衰，同样中小企业们所选的OA系统好坏与否也将关系到企业整个信息建设的成败。
　　【土豆科技】作为一家专业的OA厂商，经常会被各企业领导问及一个问题：现在市面上的OA到底哪家比较好，我们企业到底需要安装什么样的OA系统呢?带着这个问题，笔者与【土豆科技】及多家知名OA软件厂商做了深入的交流，发现【土豆科技】就是中小企业的优秀服务商代表之一，他们的系统实施成功率几乎为百分百，就现阶段市场上系统实施的总体水平对比来看，如此高的成功率确实堪称奇迹。【土豆科技】是怎么做到的呢?笔者把与他们交流的所得总结成如下几点，让【土豆科技】的成功经验能帮助更多中小型企业摆脱OA系统难选型的困惑，在信息化建设之路上跨出漂亮的一步。
　　中小企业首先要了解自身的需求特点：
1、中小企业需求变化多，差异大，模块功能须可由用户自由修改设计维护
2、中小企业通常电脑数量少，用户数少，所以不需要特别高端的数据库，而以使用为主;
3、中小企业工作流简单，所以不需要特别复杂的功能，而以实用为主;
4、中小企业IT人才缺乏，所以需要产品的易用性和维护性俱佳;
5、中小企业资金有限，所以需要产品的价格相对低廉。从以上情况分析，我们可以得出OA系统选型的基本准则。
　　一、开发语言。企业在选择技术大平台前提之下必须根据企业实际情况，考虑企业多样化、个性化的需求构建与企业相适合，建立起一个弹性、灵活、高效、安全的电子化协同办管理环境，就开发语言来讲，目前微软的.net技术，各项功能是最为强大的。
　　二、系统数据库。微软的SQL2000是目前运行速度最快的数据库系统，并且用户权限设置简单、有效，具有非常出色的逼近高端数据库的性能，成本也较低，跟中小企业的要求很匹配。
　　三、就技术结构而言，B/S(浏览器/服务器结构)比C/S(客户/服务器)实用好用。
　　四、至于主要功能模块的选择则可参照以下标准：
　　1、系统首页。功能显示可自定义，如把需要的功能显示在首页左面的功能树中，隐藏不使用的模块;桌面显示可定义，如定义桌面显示信息，如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档，我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等;快捷方式定义：定义常用的功能在桌面右上角，如写邮件、写日程、写日志等。
　　2、流程审批
　　流程发起：选择相应工作表单(如费用申请、采购申请、请示报告等)，填写相应栏目或正文内容，即可提交给下一个审批(办理)环节，也可保存至草稿。
　　审批办理：系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理(或被授权办理)的工作，打开即可在指定的位置签写审批办理意见，也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有：输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。可以退回上一环节，或直接退回到发起人。可以直接将待审批工作置为办结，且将办结信息通知所有经办人。如果当前环节不是最后环节，提交即自动流转至下一环节。如果当前环节是最后环节，而实际情况还需要继续流转，可在工作流程中添加后续环节，并继续提交。
　　监控催办：所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中，可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节，可对当前的工作办理人发送催办信息。
　　流程调度：如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作，可以将该项工作调度给其他人办理。
　　办结查询：用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。
　　统计分析：系统可自动对同类表单按时间段进行统计，被统计的内容限于数字信息(如费用申请、报销单等)，既可统计已经办结的，也可统计办理中的。
　　3、行政综合
　　3.1、公告管理
　　在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等，公告审核最多支持三级审核。公告可以限制部分人可以查看，同时支持图片标题。 点击公告标题，可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。
　　3.2、调查投票
　　通过设定主题，可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范围，每人只能投票一次，支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。
　　3.3、员工评选
　　评选典型(如优秀)员工，可限制每个评选人的最多投票数，自动按结果排序。
　　3.4、重要提醒
　　针对某些重要事件，可以设置系统自动提醒，即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人，提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。
　　3.5、外出登记
　　登记当前员工的外出情况：外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等，便于及时了解员工外出动向。
　　4、电子邮件
　　电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。电子邮件模块，可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件，或监控某些帐号的外发邮件内容。
　　5、文档中心
　　文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。
　　文件上传：可以单个文件上传，也支持批量文件硬盘拷贝，方便企业原始海量文件的上传。
　　文件查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。
　　6、手机短信
　　短信发送、接收及管理，支持群发，同时可与内部管理功能结合，自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。
　　7、个人办公
　　7.1、个人日程：个人日程的安排、备忘，可设置手机短信自动提醒。
　　7.2、工作日志：个人日志，日志可以共享给本部门、上级、或者全体用户。
　　7.3、个人通讯录：员工的个人通讯录信息，可以导入到企业邮件系统中。
　　7.4、个人设置：个人基本信息设置，签名样式上传管理，登录密码修改，流程审批及日程安排的授权。
　　7.5、个人文件夹：建立个人文档中心，可以建立文档类别，支持同时多文件上传，支持文件在文件夹之间的移动。
　　8、知识管理
　　知识整理：按类别整理企业相关知识，提交审核。
　　知识审核：审核提交的知识草稿，验证知识的准确性和有效性。
　　知识查阅：阅读知识，对知识进行点评。
　　9、会议管理
　　包括会议室管理会议安排、会议查询、人员查询和会议室查询、会议提案、会议纪要等功能。用户可通过系统提供的功能，适当安排会议以及对会议记录等进行综合管理，查看会议情况，如出席情况、会议纪要等等。
　　10、用品管理
　　用品采购：用品管理人员进行采购登记，可以为各种办公用品设定库存报警值，方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。
　　领用管理：对需要办公用品的用户进行领用登记，自动完成库存扣减。
　　查询统计：可通过部门、时间段、类别等不同途径进行相应的统计查询。
　　11、具备办公过程中有可能用到的一些信息查询工具，如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。
　　12、在线工具IM功能
　　具备一个可选装的客户端的在线工具IM，支持在线一对一交流或多人同时交流，支持点对点传输文件，支持一对一语音通话及视频交流。IM可自动读取OA数据库中的最新信息并进行及时提醒，如：待办工作，新邮件等。用户无需登陆OA就能及时了解OA系统中需要处理的最新工作信息。
　　13、后台管理
　　组织管理：设置企业部门、职务、角色、群组、群组权限。
　　帐号管理：分配及管理用户登录帐号、密码、角色、所属群组、登陆IP限制等。
　　表单定义：设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容;支持多页表单;表单可访问权限可设;支持嵌入脚本文件。
　　流程定义：给工作表单设定默认办理环节，图形化定义。每个流程环节的办理人可以指定具体的人，可以是角色或职务，也可以为空由提交人选择;多个办理人的流程环节可选择是否会签;支持多向流程，流转方向可以设成按条件自动选择或由提交人选择;每个流程环节都分配对工作表单的操作权限，如修改指定字段、在指定区域签写意见、正文的笔迹留痕、修订、成文权限等。
　　功能管理：根据实际需要屏蔽不使用的功能模块，增加用户自己开发的功能链接。
　　五、技术支持与服务
　　OA系统购置后，从实施到培训再到管理，会涉及到方方面面的问题。这时用户就需要厂商提供一个有力的技术服务队伍来做后期维护，从始至终都能保证系统正常运行。
　　总体来说，中小企业选择OA办公系统既不能求大、求全，又不能随便、凑合，必须根据自身特点选择一个实用、适用、易用、功能价格比高的软件，只有这样才能让OA软件在自己的企业内发挥最大的功效，给企业带来最大的回报。