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OA办公系统的本质就是办公工具

的本质就应该是实际工作的工具，而不是简单的电脑软件的“扎堆”。OA系统更应该是“”整体中的一部分，而不应该是一个独立的系统或管理软件。
一、我们实际工作中经常遇到人事行政事务有哪些？它们为什么会繁琐？但它们为什么很重要？应该帮助员工做什么？
1，常见的人事行政事务如“人事招聘，费用申请，公章资质的借用，业务公出，会议室借用，假期管理，合同存档，文件共享，工作日志，信息交流”等；
2，这些行政事务之所以繁琐，是因为事小但多而杂，公司的日常人员配置往往是由一两个员工来管理。每一件事都不大，每一件事独立来看甚至都不会影响公司的利润与成本大事，但每一件事都不可缺少，每天，每周，每月都在发生；
3，很多公司领导与管理者并不重视这些行政事务，除了老板会比较看重“费用的申请与报销”，只是出于对“钱”的担心。这样的领导与管理者往往忽视了“行政商务事务工作”对整个公司企业文化建设的重要性，尤其是对“员工团队建设”以及“员工工作精神风貌建设”的重要性。不要认为这是些“虚晃的政治思想工作”，行政事务工作管理是否到位，直接影响到每一个员工的工作态度，如果公司的“费用申请审批制度不规范”，直接的后果就会让所有的员工在“营销成本、采购成本、生产成本”各个环节出现职业道德问题，如果公司的“公章资质、业务公出的申请审批管理不规范”，直接的后果就是“员工不会把百分百的精力放在公司的工作上”，干私活的多了，客户跟进的工作少了，企业的核心利益被忽视了，等等......，所谓小事中见大问题；
4，OA办公系统，其作用不外乎两条，一是规范员工的工作行为，从小事杂事做起养成“所有员工专业规范的工作态度与作风”，增加企业工作流程的执行力，二是帮助行政工作人员与公司管理者“管理这些繁杂事务”，减少“行政管理人员的工作量与工作难度”。
二，OA办公系统，如何才能达到规范“员工工作行为”，减少“行政管理人员的工作量与工作难度”的工具目的呢？
1，必须与实际工作流程一致。每一项行政事务工作，都必然遵循“申请—审核批准—执行—确认”的一个过程，有的是一级审核，有的是多级“审核+批准”，有的是无需确认，有的需要执行后再确认，比如“业务公出”，外出工作结束后还得确认回来了。再比如“借用的办公设备”，还得确认“归还”了；如果[URL=http://]OA办公系统[/URL]无法适应每一项事务工作的实际工作流程，那就必然与实际工作脱节，无法百分百监控；
2，必须做到百分百监控，如果缺少一个环节，轻则“人为记录”，重则浪费“公司资源”，比如“业务公出”，如果无法百分百实时监控，那某个员工“因什么外出，什么时候回来，现在回来了吗？接下来他还有什么别的安排？”管理者都不清楚，必然要浪费时间，或是浪费其他员工的时间精力去追问一番，事情一多了，必然耽搁其他员工的手头工作；
3，必须具备必要的“智能逻辑判断能力”与“灵活选择能力”，如果不具备这两大特点能力，一是无法帮助员工进行简单重复性计算，比如，“业务公出，假期申请，会议室安排”的时间计算，“所有申请单据的状态值计算”比如“申请中，审批中，已经审批，已经完成”，这都应该不需要人为手工来计算标注，电脑系统最擅长，但如果不具备这些人工智能代码，那就成摆设了，还得人来做；第二就是无法减少员工的工作量，比如每一项工作在某个审批环节都可能存在多种可能，比如“费用申请审批时”，可能同意也可能不同意，可能需要上级再批，也可能不需要上级再批，不同的选择代表不同的结果，不同的过程，如果不能灵活选择的话，那么出现其它可能是就无法在系统中同步操作，工作人员就得在系统之外工作，然后再回过头在适当的时候补录，这样不仅不能减少员工工作量，还会增加额外工作量，相当于一项工作做了两遍或多遍；
4，必须与实际工作实时同步。很简单，不实时同步，所有的数据与实际情况就不相符，如果一个员工把一样设备借走，另一个员工同时也申请时，就会引发矛盾，如果实时同步，OA系统就会及时通知后面的操作人员，设备已借走，需要他另想办法处理，或是等等，或是去协调，不至于“没有了知情权”，只有“满肚子怨言”；
5，必须要有适应实际工作的操作方式。每一个员工都有自己的工作习惯，每个人改变自己习惯时都会觉得难以接受，因此OA系统应该有更亲和力的操作方式，尽可能让中的操作方式与实际工作方式更加接近易于理解；
6，必须要有“更简易的升级方式”，企业的发展日新月异，业务的需求与实际的工作情况可能性会越来越多，再强大的软件系统也不可能保证完全满足未来的各种可能。就像人一辈子都在学习进步一样，也应该具备这种“学习即升级”能力，如果升级的方式复杂，总会跟不上企业发展的需要。
三、有了好的，公司还需要具备一些必要的条件：
1，企业管理者必须要有良好的管理意识，特别是“流程化、精细化”的管理意识，并为此制订好相应的工作制度标准，特别是岗位职责与工作满意标准；
2，企业管理者必须要重视“流程”，带头做好“遵守流程的典范”，既定流程不能满足工作要求的，可以完善流程，而不应该违反或废除流程；
3，企业管理者必须强化“部门经理”的职责，即“工作培训职责”，应该强化要求“部门经理加强本部门员工的工作内容与流程培训”，让公司全体员工都清楚明白每一项工作的流程，标准以及相关的制度规定，不是全部，不能代替人特别是管理者所有的思想，它只是“一个工作，一个平台”，只有与“管理者”的管理思想相配合，才能充分发挥出其强大的作用。

发布：2007-03-23 14:29 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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