重庆地区万能进销存系统系统功能评估

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一、前言
目前机械制造行业发展迅速，企业内部资源的整合优化及各地区经营机制已经逐渐形成，业内竞争越来越严峻。同时，随着人工、材料成本上涨比例超过企业产品销售价，怎样加大企业的效益，加强自身产品的核心竞争力，充分利用自身优势，使企业取得长足发展是所有重庆中小型机械制造企业比较困扰的问题；越来越多的企业想通过万能进销存系统来达到企业内部资源的整合（人、财、物、供、产、销的协调和平衡）一体化管理，数据信息共享、快速和高效的内部控制和管理，以达到降低产品成本增加企业效益的目的。
信息化建设已经成为带动行业企业创新和升级的突破口，在提高企业管理水平，促进管理现代化，转换经营机制，建立现代企业制度，有效降低成本，加快技术进步，增强市场竞争力，提高经济效益等方面都有着现实和深远的意义。
目前重庆地区有上100种万能进销存系统产品，许多企业都已使用或曾经购买购万能进销存系统软件，由于重庆地区，特别是‘摩帮’采用用量挂账，往来帐中数量帐与金额帐并重，委外加工管理、车间过程控制管理、车间余料控制管理、工序级成本管理等方面需求，同时独特的管理机制与市场上通用万能进销存系统都存在很大的区别，大部分使用过万能进销存系统的企业使用情况都不理想，都希望找寻一款能解决自身问题和瓶颈的万能进销存系统软件，意识到企业使用万能进销存系统管理系统的必然性和迫切需要，同时在选择万能进销存系统软件系统时，需要完整解决客户需求，并且符合企业流程的万能进销存系统软件系统（绝大部分企业都接触过多家万能进销存系统软件公司，大部分企业都使用过万能进销存系统，同时企业内部形成了一些较为专业的信息管理部门，提出了一些有利于企业内部管理的方法和机制，如：精益生产、6S管理等，并且万能进销存系统系统解决问题的需求越来越精细）
二、重庆中小机械制造企业特点
重庆地区中小型制造企业可细分：组装行业、工序生产行业、橡塑加工（流水线作业）行业等
1、部分企业管理人员较为紧张，组织机构不够健全，人员工作职责范围较为模糊，缺乏有效的机制和系统平台管理；
2、企业业务繁杂多样化，流程控制复杂：重点材料及配套件，可通过正规流程处理；辅料、工具等根据实际业务进行处理；
3、库存呆滞品及工料废品不易控制，查询较为困难；
4、为降低资金积压，大部分企业采用订单生产，部分企业除采购周期比较长的原材料，其它均采用零库存管理，但内部管理及生产工料废难以控制；
5、重庆地区机械制造行业往来业务时大部分企业采用用量挂账，业务处理较为复杂，对于用量挂账的企业往来帐表上需分别体现：期初未挂账数、当期送货（发出）数、当期退货（退回）数、当期挂账数、期末未挂账数；
6、物料品种多，物资编码复杂，各种配套件、原材料、工具辅料、成品均占一定比重，大量配套件进行了供应商的物流追溯。现物流部门采用的单点台帐及统计模式很难满足企业物流准确及时及企业流程管理控制的需要。
7、客户要货计划变更频繁，生产周期过长时，交货周期紧张，导致企业生产柔性过大。品质得不到保障；
8、产品多，型号多，状态复杂，产品变动平凡，零部件种类复杂,客户小批量的需求给生产和采购都带来困难；
9、企业内部文档资料不完善，产品BOM的不确定，给库房发料带来困难，可能造成产品品质问题或成本增大。
10、没有详细的工人日生产能力、设备生产能力和参数分析出合理的日计划、调整计划、周计划、备货计划和月计划等计划进行合理排产，与车间作业计划相脱节，只能人为制作粗略计划和粗略排产，通过加班解决进度问题；
11、产品多，工艺复杂，在制品统计困难；在生产过程中，工料废统计带来难度，质量控制困难；车间余料（耗用品）控制困难。
12、生产批次跟踪困难，销售计划与生产批次关联跟踪困难，发货计划执行难度。
13、企业采购方式多样，挂账方式可分为：现金采购、月结、用量挂账采购；采购方式分为：零星采购、计划采购、经济批量采购等。采购包括：请购、订单管理、采购合同价格管理（分开票和不开票价）、采购收货检验（一般情况下为抽样检验）、采购入库；往来帐处理包括：采购挂账（挂账数量、单价、金额、折扣点、折扣金额）、采购结算。
14、企业销售方式多样，挂账方式可分为：零星销售、普通销售、月结、用量挂账销售；销售包括：订单管理、销售合同价格管理（分开票和不开票价）、销售出库或发货、销售签收（客户收货回单，该单据可传真或电话通知）、销售退货或三包件退货；往来帐处理包括：销售挂账（挂账数量、单价、金额、折扣点、折扣金额）、采购结算。
15、设备损耗监控不足，没有明确的设备耗用参数，没有按时或提前进行设备维护，可能在生产过程中突然坏掉，影响生产进度；
16、没有最高最低安全库存控制管理，可能重复大批量采购某物料，造成资金积压（用量挂账除外）和物资积压（给物资管理上带来困难，可能形成呆滞品），同时，呆滞品查询困难，增大成本；
17、产品生产工艺不固定，与技术文档资料脱节；
18、企业内部信息沟通不及时，如：（计划安排）销售与生产部，（原材料信息）生产部与库房、（完工产品）销售部与库房；
19、批次管理困难，采购入库批次、生产批次、生产入库批次、委外加工批次、销售发货批次等管理；
20、委外加工比较复杂，可能存在多种并且每种多个外协原材料，同时采用用量挂账方式挂账，并且根据返回外协件时间和质量信息折扣处理，外协对账时包括：期初委外原材料、当期发出委外原材料、当期退回委外原材料、当期外协件入库、当期外协件退回、当期挂账外协件、期末未挂账外协件、期末剩余委外原材料，外协业务处理包括：发出委外原材料、退回委外原材料、外协件入库、外协件退回、调整单（特殊事故时进行处理，确保委外厂家处存放原材料的准确性）、挂账（勾选外协外协件入库或外协件退回、实际耗用、人为）、结算；
21、车间生产返修业务，可能存在多次返修，为保障低成本生产，采用批量返修，但会产生混淆，对应原生产批次困难，同时，给车间生产计划跟踪、进度和销售发货带来困难；现多数企业采用人为控制此环节，成本和车间生产计划跟踪、进度和销售发货综合考虑。
22、采购、委外加工挂账方式分三种：勾选入库及退回单据（可勾选到单据明细及数量）挂账、企业内部实际耗用挂账、企业内部人为挂账处理；
23、销售挂账根据客户挂账数量、单价信息进行挂账处理，
24、需要了解企业发给客户的产品发货数量、单价、金额；客户处的使用量、挂账量、未使用、未挂账结存量，且根据客户挂账量计算产品出库成本，并生成相应成本结转凭证至总账。
25、少数企业采购时，供应商供货存放单独区域（代为保管供应商产品，非本企业产品和资产），该企业需要使用时，再进行检验入库。
三、重庆中小机械制造企业对各系统需求
1、采购
从上面我们可以看到采购方式分为经济批量采购、零星采购、计划采购；中小型机械加工企业功能需求：
1、请购功能及审批流程；
2、采购合同价格管理
3、采购检验管理（需要独立的质量检验报告单）
4、采购检验不合格退回
5、采购入库（检验合格后或让步接收后）
6、采购退回
7、采购差价调整
8、可查询任意时间段内采购明细报表（可根据供应商进行查询），双击明细可弹出具体单据；
9、可查询任意时间段内采购汇总报表（可根据供应商进行查询），双击物料可弹出该物料该段时间段内采购明细；
10、供应商考核；
2、委外加工
委外加工可看为特殊业务（销售委外原材料，采购外协件）：
1、外协原材料出库管理；
2、外协原材料退回管理；
3、加工单价管理
4、外协件入库检验
5、外协件入库检验退回
6、外协件入库
7、外协件退回
8、外协件加工单价调整
9、调整单
10、外协厂家考核
11、可查询任意时间段内外协原材料或外协件明细报表（可根据外协厂家进行查询），双击明细可弹出具体单据；
12、可查询任意时间段内外协原材料或外协件汇总报表（可根据外协厂家进行查询），双击物料可弹出该物料该段时间段内采购明细；
3、应付往来帐管理
由于重庆地区机械制造性企业大量采用用量挂账，故企业每月固定日期对供应商进行挂账，并出具挂账单，往来对账时分数量对账和金额对账；
1、挂账单：厂家、时间、物料、数量、单价、金额、扣点、折扣金额；可根据3种方式进行挂账处理：勾选入库及退货单汇总数、内部实际耗用统计数、人为填写；最好分别列出开票挂账数量、单价金额和不开票挂账数量、单价、金额；
2、付款（结算）
3、挂账明细查询与汇总查询（分企业）
4、往来对账表：期初未挂账数量、当期入库数、当期退货、当期挂账数、单价、金额、期末未挂账数、扣率、总金额；
采购对账时，原材料及编码以企业自身为准；
4、存货管理
包括库存存货数量及存货核算，通常情况下创建原材料库、半成品库、成品库、工辅料库、退货库（已确认废品存放库房）、销售退货库（未确认原因，有检验部门确认报废、返工或合格品，为临时库房），绝大部分企业采用移动加权平均法或全月平均法计算库存存货成本，极少数采用先进先出法计算库存存货成本
1、采购入库、调拨入库、退料入库、销售退货入库、三包件退货入库、外协原料退货入库、外协件入库、组装件入库、拆卸入库等等业务；
2、采购退库、销售发货、外协原料出库、外协件退库、生产领料、调拨出库、拆卸件出库、组装出库等等业务；
3、库存盘存业务处理；
4、批次管理：入库批次、出库批次；
5、追述供应商管理：由哪个供应商提供采购，有据可查；
6、货位管理
7、最早最低安全库管管理
8、生成采购请购单
9、盘亏盘盈报表查询（可选择时间段或期间）
10、收发存汇总报表（可按厂家、库房、任意时间段）
11、呆滞品查询
5、销售
1、销售订单管理，并进行技术部审核（技术程控）、财务部复核（确认价格），多级审批管理。
2、销售合同管理
3、销售发货
4、销售签收（客户确认收到货物，在报表中体现出‘未签收数量’，以便于企业发货数量核对）
5、销售签收退回（对方为签收前退回）
6、销售退回
7、销售价差调整
8、可查询任意时间段内销售明细报表（可根据客户进行查询），双击明细可弹出具体单据；
9、可查询任意时间段内销售汇总报表（可根据客户进行查询），双击物料可弹出该物料该段时间段内销售明细报表；
6、往来账应收管理
由于重庆地区机械制造性企业大量采用用量挂账，故企业每月固定日期客户对企业所发产品进行挂账，并出具挂账单，往来对账时分数量对账和金额对账；
1、挂账单：根据客户挂账单信息录入系统；
2、收款（结算）
3、挂账明细查询与汇总查询（分客户）
4、往来对账表：期初未挂账数量、当期入库数、当期退货、当期挂账数、单价、金额、期末未挂账数、扣率、总金额；
疑难点：企业方产品与客户方名称叫法和产品编码可能都存在差别，该差别需尽量与客户方保持一致，以便于往来对账；
7、生产管理
1、产品BOM结构管理
2、工单创建
3、工单审核
4、工单下达（可根据BOM结构进行解算分解成配件，可生成领料单）
5、生产过程跟踪(数据录入)
6、完工、完工检验、完工检验入库
7、工单完成情况查询
8、产品工序管理
9、加工批次管理
10、流转卡或工票管理，加工过程数据录入
11、班组及工作中心管理
12、工序级完工审核
13、返工返修管理
14、计件工资管理（个人、班组及工作中心系数分配，可通过流转卡或工票数据进行计算）
15、车间在制品报表
16、车间收发存及质量反馈表（可任意时间段、可选择单个或多个车间）
17、车间在制品盘点
18、装配组装行业BOM比较通常复杂标配、增配、减配等（明细配件多，同类型物料间替换使用），物料需求或排产时替换件控制困难，
19、按客户订单生产时，客户要货品种多并且各品种需求数量不大给生产带来难度，同时追加计划给按时交货带来困难，客户的内部管理信息延迟更是使得客户雪上加霜，为保证正常发货，企业通过加班加点进行赶生产进度，随着企业滚动计划的执行、排产，最终形成所有生产任务都是急件，生产效率低下的恶性循环，同时质量也得不到保证；
上一定规模的企业花大量精力进行精益生产，
8、综合计划管理
1、车间工人生产能力评估
2、设备负荷能力评估
3、月计划、销售预测、备货计划、追加计划、调整计划制定
4、分解出周计划或直接到日计划进行排产（根据现有库存产品和库存原材料，部分企业分解到周计划再人为排产，部分企业直接分解到日计划）
5、生成采购计划、外协计划、生产计划；
6、计划跟踪
7、计划完成
8、计划趋势分析
9、总账
现总账系统都是比较标准化的财务系统，功能都能满足重庆地区中小型机械制造企业
10、人力资源系统
1、在职员工花名册；
2、员工福利
3、绩效考核；
4、员工参与培训信息；
11、成本
可通过其它模块提取数据
1、计划成本计算（费用可分摊到产品工序级成本）
2、真实成本计算（费用可分摊到产品工序级成本）
3、各期成本报表明细查询
成本该模块大部分企业只计算到产成品类别的分摊成本（该部分人工计算工作量大）；

另设备，工具、刀具等管理
系数控制，形成固定的维护周期，便于生产安排；
部分工具、刀具比较昂贵，企业每月耗用数量大，计入成本费用多，企业需要把控刀具、工具的使用情况，是否浪费，并对刀具、工具领用人员形成考核，故需对刀具工具设定生产系数控制，同时，查看刀具工具领用次数、剩余使用次数进行查看，形成有效的标准成本控制管理；

总体来说，重庆地区中小机械制造企业多样化管理，同时各模块都有部分功能涉及，要求加强管理的同时，不希望过大的增大管理成本投入，希望万能进销存系统系统功能全面，操作简单，流程贴切，小投入、见效快、高收益的思想。