机械产品开发管理软件
企业信息化是当前社会热门的话题之一，虽然整个社会在企业信息化建设方面投入了大量资源，但其发展现状并不令人十分满意，很多信息系统利用率很低。其实，随着计算机技术的发展，建立起一个应用系统并不困难，困难的是如何让应用系统真正产生效益。其中，数据质量是问题的关键所在。客户忠诚度主要由企业与客户及各方面沟通的有效性及准确性来决定，系统运营效率也主要依赖于数据获取的可靠性和及时性。而数据质量很大程度上取决于信息化过程中数据准备阶段工作质量的好坏。在此，笔者将结合自己在erp系统实施过程中的体会，和大家一起探讨企业ERP实施过程中数据准备的一些问题。
1、数据准备的重要性
在ERP系统的实施过程中，通常认为系统成功三大因素按重要性排序依次为;人、数据、技术。
在机械行业中，数据作为ERP系统运行的基础，是实现信息集成的首要条件。也曾有“三分技术、七分实施、十二分数据”的说法，可见数据管理的重要性。数据准备也因此成为实施过程中的一个非常重要的阶段。在数据准备的各项工作中，信息编码这项基础工作最为复杂，其复杂程度远远超过ERP软件提供商的想象。作为智邦国际的实施顾问，从一开始就会非常重视基础资料的编码问题，并会提醒到企业，以下这些编码原则供企业编码时参考：
●编号应该反映顺序
●编号应该反映分类
●编号愈简短愈好
●避免采用有异议编号
●避免使用特殊符号
●编号长度应求一致
●避免使用英文字母
●变动属性不应纳入编号
●编号应有防错功能
实施顾问从一开始就应该强调基础数据的重要性，并会要求企业采取切实的措施来保证这一点，使企业从一开始就对这个问题表现出极大的关注，才能保证项目在上线过程中不因为数据质量差而受到影响。
2、数据准备的过程
数据准备的过程概括为以下几个方面。
(1)建立数据准备有关组织。
为了更好地完成数据准备工作，建议在项目组内专设数据组，从而保证数据准备的顺利进行。数据组的主要工作是分析数据准备的范围，建立数据搜集模板，组织必要的培训，监督数据质量，并负责数据的最终导入和使用。
(2)明确数据准备的要求和范围。
一般经过初期的项目调研和培训后，项目组会确定基础数据的范围和要求。数据组在此基础上要分析基础数据从哪些部门搜集，明确数据准备的难点和重点，从而确定数据准备的分工和进度安排。
(3)准备基础数据模板。
一旦明确了数据准备的要求和范围，数据组要分别为各种类型的基础数据准备相应的搜集模板，并与业务部门进行沟通，解释基本资料中的重要字段，勾选必要字段。同时与该部门确认数据资料整理的进度并取得相关责任人的承诺。比如说，要准备供应商资料，我们把软件中的供应商资料导出到Excel表格，针对表格中需要填写的项目提供一个详细的说明，让业务部门填写。但必须明确表格中哪些数据是必须填写的。这样每个准备供应商信息的人，就会知道供应商资料应该包括供应商名称、编号、地址、税号/账号、联系人等等。
(4)对数据进行校验和核对。
在数据的搜集整理过程中，数据组要不断对整理的数据进行校验和核对，以保证数据的质量。发现错误和遗漏要及时与具体负责部门和人员进行沟通，不要等大量数据积压后再解决。对于不影响整体上线效果的部分资料，如果其本身过于庞大，可就其中一部分先行整理，其余在上线后慢慢补充。
(5)数据转换和导入。
基础数据准备到一定程度时，可以考虑进行部分数据的转换和导入。如果基础数据量不大，导入可以采用组织专门录入员直接输入的方式，如果基础数据量很大，一般就需要采用通用的数据转换程序或开发专门的数据转换程序，比如易飞系统的数据导入就可以通过SQL Server的数据导入导出工具来进行。因此如果数据量大，在数据准备时就更需要按一定格式准备数据，否则，数据转换程序不能正常工作。
