科研院所项目资料管理软件系统

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 　　所有的科研院所都有大量的科研项目，因此会有诸多的资料文件和不断增长的电子表格需要处理，比如行业制度类文档、科研技术类文档、项目管理类文档、合同类文档、科研成果类文档等，部分企业采用人工管理的模式，在这种管理模式下，存在着诸多问题：

　　领导对资料管理工作不重视，资料管理员职业素质不高;

　　项目资料众多，收集方式不规范，资料的完整性差;

　　资料分类不规范，查找难度大;

　　资料保存较为分散，不利于知识文化的形成和再利用;

　　安全性得不到保证，容易造成资料遗失或者泄露;

　　资料变更控制困难，文件版本缺乏控制;

　　缺少记录，过程中的责任也不够清晰，不易追踪。

　　在这种情况下，科研院急需一个专业的资料管理工具，来保证资料的收集、归类、查找行为规范，方便对文档资料实现总体管控。

　　一、泛普软件如何应对科研院项目资料管理需求

　　泛普软件针对上述管理难题，结合科研院资料管理工作的实情，开发了一套科研资料软件。该软件基于B/S架构搭建而成，支持在移动办公环境下对科研项目全过程中形成的资料文件进行收集、审核、检索、浏览、统计等操作，并严格控制权限，保证资料的安全性，同时还提供资料的全过程追踪功能，方便对资料的变更记录进行管理。该系统可以帮助科研院高效控制项目文件的收集与共享,加速科研院信息流转速度与信息查询速度，保障企业文件的安全存储，降低管理成本与档案保管成本，提高经济效益。

　　二、泛普科研院所项目资料管理软件功能介绍

　　1、标准化资料分类

　　系统支持标准化资料分类管理，可以按照部门、项目、性质进行分类，并且可以对每个类别进行部门或者人员的新增、修改、删除、查看、下载等权限的控制。文档目录的标准化管理可以提高项目文档管理的规范性，是有序高效管理繁琐项目文档的基础，避免多套归档标准下管理的混乱。

　　2、资料的收集与审核

　　科研院所有员工都可以根据自己的权限，进行自己职权范围内的资料的收集和上传，上传到对应的类别中去，保证项目资料的多样性和完整性;同时支持领导对各资料的内容进行审核，审核生效后正式形成公司文件。

　　3、资料的检索与浏览

　　系统提供快速检索与高级检索两类功能。快速检索提供按信息标题名称检索方式，高级检索还可以按作者、关键词、日期等信息进行组合检索。用户可查看检索后的摘要信息，仅授权用户能下载信息。

　　4、我的资料

　　该模块主要是统计由自己上传的文档，减少搜索范围，方便快速定位，方便对自己上传资料进行修改或者查看。

　　5、下属资料

　　下属资料一般只为管理层授权，领导可以在此模块下查看自己所有下属的资料，方便领导对下属员工的工作进行监控。

　　6、清晰文档产生过程

　　文档上传后，系统保留业务过程与文档文件之间的关联关系，以备随时跟踪反查。科研资料管理软件系统中的文档都与工作过程关联了起来，点击每个过程中归集的文档，都可以查看到当时文档来源的工作表单，执行人、审核人、审核意见、整改结果、变更等因素一览无余。

　　7、资料的统计功能

　　系统提供统计功能，可针对人员、部门、项目组统计，例如可实现某人在某段时间内对某个部门文件夹或项目文件夹上传文件的次数，也可统计在某段时间内，该文件夹内更新文件数量。

　　8、完备的安全控制

　　安全管理包括用户管理、权限管理、数据备份、操作日志管理等功能。管理员可根据实际情况自定义文件夹及文件的共享权限，系统自动记录用户对文件夹及文件的操作记录，保障文件的安全性。

　　9、自动提醒系统

　　自动提醒功能将每日全部上传文件日志以列表形式发送系统管理员邮箱，将各部门、各项目上传文件日志以列表形式发送到部门负责人、项目负责人邮箱。

　　泛普科研院所项目资料管理软件系统的推广应用，将有助于规范科研院所工程资料的收集和整理，确保项目资料的完整性、准确性和系统性，有助于广大科研院所实现工程质量目标，显著提高国家科研水平。