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从管理制度的角度来约束和规范OA办公系统

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OA办公系统的良好使用,一方面需要系统本身通过完善的功能应用来约束和规范,另一方面也需要企业从管理制度的角度来约束和规范。OA办公系统实施完成后,很多企业希望能够建立一个OA办公系统的管理制度,对OA办公系统的使用做出明确的说明和规范,确保OA办公系统的良好运行。
        但对于如何建立这个制度,很多企业又感觉无从下手。其实不同企业对OA办公系统管理制度的制定,差别会很大,他只能提供一些通用性的建议,说一些常见的问题,勉强可以称为一个制度样本,各个企业可以根据自己的实际情况来制定。
        企业在制定OA办公系统的管理制度时可参考以下七个方面:
        1、组织职责
        包括OA办公系统维护部门的职责明细,这部分需要详细说明维护部门在OA办公系统设置、培训、维护、数据管理、需求管理、账号管理等方面的工作内容和权限;还包括其他部门/子公司的职责明细,主要指对本部门工作内容的管理规定。
        2、文件管理
        文件管理是OA办公系统应用的重点,所以需要严格规范公司收文、发文、通知、公告、审批文件的管理方式,包括文档格式的规范,以及文档传输、审批、存档的规范。
        3、系统模块
        规范OA办公系统各功能模块的使用对象、使用权限、使用方式、使用流程等内容。尤其是对于工作流这样的核心应用,更需要做出明确的规范,包括表单、流程、审批方式、审批时限、数据查看等方面。
        4、用户权限
        包括普通员工、部门主管、职能人员、主管领导、公司领导、OA管理员等各类办公角色的权限划分,每个角色在OA办公系统中的权限是什么要有清晰的规范,包括每个角色能做什么,不能做什么,以及怎么做都要明确。
        5、登陆规范
        包括OA办公系统的上下班登陆时间、考勤时间、账号管理、密码设置、登陆方式等问题做出规范。
        6、安全保密
        安全保密是OA办公系统使用过程中的重要内容,所以必须对员工访问OA办公系统的电脑、网络和方式做出严格要求,对访问OA办公系统中的各项信息、数据进行保密约束。
        7、其他方面
        介绍OA办公系统管理制度和企业其他相关制度的关系,以及在使用OA办公系统的过程中可能产生的奖励或处罚办法。
        在实践中我们发现,OA办公系统的良好使用,一方面需要系统本身通过完善的功能应用来约束和规范,另一方面也需要企业从管理制度的角度来约束和规范,这二者缺一不可。随着中国企业对OA办公系统应用的不断普及和加深,OA办公系统的应用体系也日渐成熟起来。
发布:2007-02-09 14:06    编辑:泛普软件 · xiaona    [打印此页]    [关闭]
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