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OA办公系统项目成功六步走

实现办公自动化是当下大多数企业愿望，但是，如何从种类繁杂的OA办公系统中选择一款合适的，如何成功实施OA并落实系统，并非易事。对于绝大多数用户来说，如何成功实现OA办公系统已成了一块心头大病。

而如何实现OA办公系统的六个要点在于：选型、试用、实施、落实、开放和服务。只有做好这六点，才有可能真正实现OA办公系统。

　　一、选型OA

　　对用户来说，要想选到一款合适的产品，就必须结合自身需求，对OA办公系统产品进行考察，首先要看系统的功能模块。如果其功能模块能够很好地处理企业日常工作、核心业务，以及与其他系统之间的整合集成，同时满足企业未来发展对OA开放性、管理性、维护性的要求，自然是用户的理想之选。

　　一般来说，OA办公系统的基本模块包括：流程应用、表单应用、公文管理、电子邮件、文档管理、计划管理、公共信息等。如果以给企业带来价值大小的纬度对所有OA功能模块评估的话，基本上遵循8：2定律，其中工作流程模块、数据整合、报表统计等功能应用为企业带来的了80%的价值，其余的模块带来20%的价值。因此，用户需要重点考察OA办公系统产品工作流程、数据整合、报表统计的技术水准，这是衡量产品的重要标准。

　　对用户来说，选好OA最重要的一点，就是紧抓关键应用。这样，也为产品的进一步成功应用打好坚实的基础。

　　二、试用OA

　　用户在选择OA时，一直受OA办公系统的易用性、稳定性、开放性、安全性以及实用性等问题的困扰，而OA厂商完全可以以开放的心态为用户提供一个试用平台，解除用户的困惑。产品试用作为OA用户了解厂商的一个重要窗口，对用户和厂商而言，都是具有重大意义的。

　　并且，OA不同于ERP这样的大型化、复杂化软件，是适合试用的，而且OA选型必须看产品实况，不能只看方案和DEMO。OA试用也会让那些只懂理念包装的OA办公系统厂商露出真实的面目，规范了竞争秩序，促进行业的优胜劣汰，为企业信息化建设的成功带来更多保障。

　　事实上，对OA的潜在用户来说，要想知道一款产品是否跟自己想象的一样，就必须试用。OA好不好，用了才知道。

　　在试用OA的过程中，首先要体验OA的界面，看看是否简洁大方、友好。OA界面是用户与系统交互的窗口，友好度高的界面可以降低用户使用过程中的视觉疲劳，切忌华而不实。

　　其次，要体验系统的后台管理和维护，特别是系统管理员的设置项是否完善和安全，是否功能强大和维护简单方便。

　　而最关键的，要对OA的常用功能进行查看，如消息收发、通知公告、文件交换、电子邮件等，看其操作是否顺手、简便。这一步的试用非常重要，因为有的OA办公系统表面看起来功能很强大，但设置极为繁复，给日后的使用造成了很大的困难，这就是OA易用性、实用性不良的体现。

　　接下来，用户就要针对自身需要重点试用OA功能，如工作流，从流程设置开始做起，到表单输入，一直到整个流程的审批结束，整个过程都需要用自身企业的实际情况一步步去检验，要看设置是否简单。

　　在当前OA市场品牌林立的情况下，很多用户在选型时倍感头疼，不少用户因选错产品而导致应用失败。为了万无一失，用户在引进OA之前，应对产品进行体验，检验产品的易用性、适用性、稳定性、关联性、良好的服务等，真正感受到产品的优劣，才能选到更易成功应用的系统。

　　三、实施OA

　　选好了产品，并不意味着就能用好这一款产品。在确定好了要引进的OA办公系统之后，用户也迎来了新一轮的挑战，那就是实施。为了确保用户成功实施，优秀的OA办公系统厂商也出台了一系列的保障措施。

　　OA实施是一个系统工程，涉及到的可变因素以及不可控因素都很多。因此，OA实施应有一个科学的方法作指导，来严格规范这一实施过程，规避不可控因素造成的影响，以期达到最好的结果，在进行产品实施时可以根据不同的情况进行借鉴，分别对待。

　　而且，由于企业管理模式千差万别，实施过程一方面要求企业适应软件提供的规范管理模式，另一方面也要根据用户的需求对软件质量提出要求。其中，产品的易用性和实用性是成功实施的两大前提。只有OA具备了较强的易用性和实用性，产品才能成功实施。

　　1、易用性

　　OA的易用性是实施的关键。很多用户在选型之初，就已经列好了所需的功能模块，但实际应用中却经常用不好这些功能。其中一个很重要的原因就是OA办公系统的易用性不够，让用户无法轻松地运用自如。所以，OA要实施成功，在易用性上必须做到极致，这包括容易安装、容易设置、容易培训、容易使用、容易维护、容易开发等一系列内容。

　　2、实用性

　　管理软件行业有句话叫“产品不行，累死实施”。企业在OA实施上不仅要着眼于OA的易用性，还要考虑到OA的实用性。只有OA的实用性高，才能帮助企业解决实际问题，让企业长期稳定的依赖OA系统，实现价值最大化。而提高产品实用性的关键在于务实的产品功能设计，就是拒绝空洞的理念和花哨的包装，不开“空头支票”，也不对功能做简单的堆砌，让用户将真正需要的功能用好、用透。

　　3.实施步骤

　　好的开始就是成功的一半，具体到实施工作的阶段目标，按照顺序则是：1、让员工接受，快速应用；2、让员工喜欢，开发调整；3、工作流统一化、数据整合、决策支持、持续优化。

　　总得来说，OA成功路上面临诸多实施风险，最关键的还是厂商应从易用性和实用性上保证OA产品能够应用到企业中，然后在实施的过程中分清阶段目标，通过提供最优质的服务，来尽力缩短实施周期，将风险降到最低，才能将OA办公系统的价值发挥到最大化。

　　四、落实OA

　　在OA办公系统实施成功后，并不一定能发挥其作用。接下里，只有做好了OA办公系统的落实工作，在企业中普及应用，才能将其信息化价值最大化。

　　OA办公系统是一种相对简单的企业管理软件，却又非常灵活，弹性很大，涉及人员广泛，要在企业中顺利得到落实，就必须通过技术化

手段和管理化手段来促进落实？其中，产品是基础，高层是关键。在具体操作中，可以采取以下步骤：

　　1、先易后难地落实

　　OA办公系统的落实要先易后难，而且要做到对员工有用。所以需要OA实施人员帮助用户先落实一些基础的功能，包括会议通知、工作通知、收发文系统以及邮件系统等一些更容易上手的模块。等员工习惯了，再落实文档管理系系统、任务跟踪、请示汇报、信息门户等新应用。

　　2、提供充分的支持

　　在OA的落实过程中提供充分的业务、技术和培训支持，包括：及时制订OA运行管理制度，使得OA系统具有可操作性；要对OA的应用要提供充分的技术保障，保证系统畅通、稳定。

　　3、发挥领导作用

　　落实OA是一把手工程，需要领导的重视与推进。为什么这么说？因为OA办公系统是管理类软件，是对传统办公模式的变革，而能影响整个团队的办公模式的，只有一把手了。其实，许多“一把手”本身还是需要引导的对象，如果他们不重视，不上OA，那么就算让员工都用，流程也会卡住，失去效率。只有管理层才会真正重视OA，才能更顺利的推行OA。　

　　4、从上而下落实

　　OA办公系统的落实需要组织全员的配合，但也要靠组织由上而下的推动力量。要在部分功能基本具备投入使用条件的情况下，要坚决地取消手工方式以推广OA系统的使用，使得OA系统合法地、唯一地投入运行，成为生产必须的一个环节。

　　5、加强制度考核

　　要制订OA推广考核制度，使OA办公系统的落实与部门和个人的考核挂钩，并奖励先进，处罚落后。

　　在信息时代，全面推行OA办公系统是提高工作效率，实现网络办公的网络化、信息化和无纸化目标的重要举措。而只有在组织中做好了落实这一环节，OA办公系统的应用才能渗透公司财务、人事管理、生产调度、收发文件等业务领域和生产管理的各个环节，有力提升组织信息化建设水平。

　　五、OA办公系统的开放性

　　开放性是检测OA办公系统的重要标准：这代表了软件的生命力。开放性好的OA办公系统将有利于产品在未来根据用户的需求进行升级和拓展。

　　OA办公系统正逐渐成为一个综合性的协同办公和管理平台，除了日常的行政办公，OA开始越来越多的从事业务管理和项目管理，甚至人事管理、客户管理、资产管理、服务管理、知识管理等等。

　　但这些管理并非孤立存在，而是互相关联的。OA办公系统要做好这些管理就必须连接其他的业务系统，实现数据的交换和共享，为管理者集中呈现各种统计报表，服务于管理和决策。只有开放性好的OA办公系统才能与其他业务系统进行无缝对接。

　　除了开放的系统结构可以和企业已有的信息资源集成，OA办公系统开放性好还意味着在开发建设中能够获得更多的技术支持，容易升级，意味着一旦企业的需求发生变化，系统能够尽快的得到扩充，持续满足用户的信息化需求，原有的投入得到有效的保护，从而在整体上得到良好的投入产出效益。

　　六、OA厂商的服务

　　在做到以上五个要点之后，还有一个最重要的一点：服务。只有将服务的精神贯穿软件的应用，才能真正体现出协同管理软件的价值。

　　如今各行各业均趋于服务化，软件也同样如此。而OA办公系统应用效果的好坏，主要取决于后期的实施过程，一方面是企业自身的使用，另外厂商所提供的服务也至关重要。服务主要从几方面考量，比如是否能够及时解决用户问题、是否能提供专业的咨询与售后等。

　　长期以来，国内管理软件服务费难收，貌似已经成为一个非常普遍的问题。在国外，卖软件就是卖服务的观点已经获得广泛的认同，国外的软件厂商主要以收取服务费的方式获取利润。而在国内，想让OA办公系统厂商依靠服务费来生存，显然还不现实。但是，卖软件就是卖服务这一核心是OA办公系统的内在本质却没有变化。当前，服务能力是协同软件木桶中的“短板”。许多OA办公系统厂商为了能在激烈的市场竞争中生存下来，往往忽视对自身团队服务素质的培养，忽略企业服务能力的建设。

　　在创新不断、追求效率的今天，片面的技术能力已经不再是打动企业的决定要素，OA办公系统厂商优秀的服务理念及服务内容，才是帮助用户用好OA的关键点。

发布：2007-02-09 14:06 编辑：泛普软件 · xiaona [打印此页] [关闭]

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