无纸化办公有哪些优点？

申请免费试用、咨询电话：400-8352-114

在信息化、现代化迅猛发展的今天，互联网对人们生活的影响已经不仅仅局限于QQ上网聊天、玩网络游戏、发送节日贺卡等，其影响范围已经不断扩大到日常生活的各个领域。各部门的管理系统，企业的电子商务，商场的刷卡消费等等，并且其影响的范围越来越广。如今，新型的网络化办公也开始向传统的“公文往返式”办公方式提出挑战，方便、快捷的电子政务也逐步获得推广，并迅速地在全球范围内掀兴起一股“无纸化办公”的新风潮。下面就目前网络环境下的“无纸化办公”的优点谈谈笔者的观点。
    1、有效地提高工作效率
    提高效率、信息共享、协同办公是大多数企业实行无纸化办公的最主要的出发点。近年来的电子商务、电子政务的方便快捷和高效率工作使众多的政务、商务人员受益匪浅。许多原本繁杂冗余的工作，而今只要用鼠标的轻轻点击一下就可以轻松完成。无纸化办公，主要是在内部局域网的基础上建立起来的，通过采用网络互联后，实现信息共享和协同办公。采用这种网络办公方式极大地提高了工作效率，减轻了政务、商务人员的工作负担。
    从古到今，无论是机密文件、重要会议内容、通知，都是把相关的内容物化于纸上，形成文稿后，再交给文印站（室）的工作人员打印、复印，印刷。再由各单位的收发室，或者通讯员递送到各个单位或部门。这样在文件印发、转送、通知等方面不仅浪费了大量的时间、人力和物力，各部门的信息也不能得到及时有效地沟通，由此造成诸多不便。
    使用网络互联后，大家充分利用网络信息交流是时效性高的特点，只需把需要寄送的文件，通过电子邮件设置一个群发命令，哪怕是几十份的文件，对方都能在同一时间内全部收悉。由此减少了过去的文件转送、寄发的多个环节，极大地提高了办事效率。
    我们公司就是无纸化办公方面受益者。每天，所有员工都是通过QQ与上家，下家进行沟通。通过POS机进行网上付帐。通过电子邮件上传下达、反馈各部门的信息，反映员工的心声，通过公司网站传递商品信息等。
    2、节约大量资金
    无纸化办公除了让办事人员“省力”，极大提高工作效率之外，“省钱”也是各单位采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公，在不知不觉中为各企业节约了大量资源，削减了巨额办公经费。
    既然是网络电子文件，那么节约资源自然首先是从节省纸张开始，使得纸质文件大量减少。从本位方面说节约了纸张也就是节约了钱，从国家大局说，每年少砍伐大量的树木，可以更加有效提高森林保护率。进行无纸化办公除了节约大量纸张之外，也大大减少其他如印刷、用纸、笔墨、订书钉、曲形针、大头针等办公用品的费用开支。
    3、减少流通环节，扼制“文山会海”
    电子文件使用及网络互联的开通，减少了在文件上传下达的中间环节，节约了发送纸质文件所需的邮资、路费、通讯费和人力，不仅有效提高了办公效率，而且节省了大量相关办公开支。此外，随着电子文件的增多，纸质文件的减少，也可以将机关、企事业单位许多人员从大量“文山会海”解脱出来，客观上节约了大量人力和空间，让机关、企事业单位的人们尽快地从重复的、繁琐的、机械的低级劳动中解脱出来，抽出更多的时间和精力去从事更高级的、更有意义、更加有效的工作，从而真正做到人尽其才，物尽其用。
    4、使现有的固定资产充分发挥效用，各尽其能。
　　在进行无纸化办公之前，尽管机关、企事业都配备了电脑，但是多是用于方便人们写点文稿，排排版。在一些管理松散的机关、企事业单位里，它们所拥有的电脑甚至沦为一般的打字机、游戏机、发贺卡机、聊QQ机，电脑的大部分功能都没有得以有效的发挥。只有实现了无纸化办公，电脑的方便、快捷的作用才得到真正的发挥。