协同工作流管理软件：管理信息化的新领域

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　　企业的信息化建设究竟是一个管理问题，还是一个技术问题，在20多年的信息化发展中一直是一个争论不休的问题。但是对于管理的信息化，这些年来更多地是作为业务问题来解决的，因此产生了大量的财务软件、销售管理软件、库存管理软件、采购管理软件、生产管理软件和集大成的ERP管理软件。

　　而管理实践不断推动着管理进步，这些年形成了各种各样的模式，也催生了各种管理培训，有以推广西方管理思想为主的，也有结合中国国情、特色的，形成了一批以提升管理能力的专属的管理培训、咨询公司，与之严重不相称的是，支持这些管理方法、管理行为变革和应用的软件却很少，即使有一些，却也只是限于局部，或者有概念而无实质内容。

　　另一方面，以互联网和通信为核心的信息技术飞速发展，给整个世界带来了翻天覆地的变化。网络通过改变生活、空间和时间等物质基础来构建一个流动的空间和无限的时间，新的社会组织形式，正遍及整个世界。

　　做好政府、企业、事业、社团等单位的信息化，既是技术问题，需要我们信息中心或类似单位的人员大力提倡与推动，同时也是一个管理问题，需要领导和管理部门高度重视，理解信息化对于管理建设、创新、效率提升的功用，拉动信息化建设为管理服务。

　　当前的这一管理和技术现状，推动了一门新兴的管理信息化研究并形成了一批有效的管理信息化软件，这就是协同工作流管理软件。

　　什么是协同工作流管理软件?

　　协同泛指组织中多人共同完成同一或多个事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态，协同工作流管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件，是利用管理学领域研究的计划、组织、领导、控制、决策等如何利用资源、如何进行组织设计、如何完成高效执行等管理学研究成果和管理实践的经验，经过对日常办公和管理行为的高度抽象提炼形成的管理软件。

　　与通常以面向业务、面向业务逻辑、面向结构化信息的管理思路出发来构建管理软件不同，协同工作流管理软件是以面向企业管理中的人进行构建的，并且以人为中心进行信息的组织，以组织人员、资源、信息为主，以流程、表单解释制度的执行;以传导组织价值、理念和工作成果、命令等为主的信息发布、呈现支持组织文化和组织管理，提升团队凝聚力和执行力。

　　在企业组织中大量存在着面向角色、面向行为规则的各类信息，这部分信息从内容表现形式上看，具有分散、跳跃、离散的非结构化特征，但从相互的关联逻辑来看，又具有明确的动态匹配和映射特点。协同工作流管理软件正是以这些信息为主要管理对象，通过人与人、人与事、事与事的相互作用过程即协同过程，完成组织知识的积淀。

　　基于这些探索和研究，协同工作流管理软件形成了以互联网技术、通信技术、工作流技术、知识和文档管理技术、门户、无线应用，结合组织级管理技术形成了协同管理的技术支撑体系。通过多年的发展，协同工作流管理软件已经成为独立的管理软件分支，得到快速发展，这是在互联网支撑下管理软件的一次变革，这样的变革也切合企业管理软件从面向“业务”到面向“决策”，再面向“人”的回归和发展。

　　协同工作流管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件。

　　它有三个显著的特征:

　　第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用;

　　第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理;

　　第三是以管理组织中占信息总量80%的“非结构化”信息为重点。

　　协同软件依据不同的角度有不同的分类方式，从它的表现形式来分可以分为:协同工具软件，协同平台软件和协同应用软件三种类型。

　　● 协同工具软件:是指可独立运行、功能相对单一、应用非常简便的辅助工具型软件。如:电子邮件系统软件、即时通信系统软件、视频会议系统软件等。

　　● 协同平台软件:是具有协同化的技术和应用架构，包括开发工具、应用中间件、开发环境等，可以让独立软件

开发商或最终用户在此基础上进行协同应用开发的平台性软件。主流代表有:IBM Workplace、Microsoft .net的套件和基于J2EE的技术平台等三大技术流派。
　　● 协同应用软件:是指提供给团队组织用于实现协同化管理的最终应用软件。它面向应用，既要符合团队组织共同的协同应用特征，又要满足个性化的协同管理需求。共2页。

　　组织需要协同工作流管理软件

　　无论一个组织处于什么行业，都可以分为三大类，即政府、赢利性组织和非赢利组织。无论那类组织，普遍涉及资金核算、资金效率、成本核算、人力资源和营销(执行)能力方面作为自己的IT投入重点，信息化主要关注事务处理的能力提升，因此导致了15年来的财务软件、ERP、CRM、HR软件的普及和高速成长。

　　如果从组织行为的角度观察，其实不同类别类组织共同的特点是都有资金流、物流、行为流(行为流指服务型企业或政府机构中以人为载体的服务行为，根据其业务特点向服务对象的集中流向，行为流其实是内部资源中作业成本最集中的过程环节)和信息流。在金融IT化大量投资的前提下，资金流已经大部分信息化，少量的货币现金还在用于组织各类局部购买支出行为，物流的信息部分也成为了物流效率和准确性的关键掌控点，电子商务和电子政务正将行为流越来越多地转化为信息流，由此可见信息化已经成为任何类型的组织的必然发展趋势。
　　再进一步分析所谓行业或者业务特点，大约分为五类差异:表单结构的差异、流程规则差异、业务特征差异(如政府考勤和医院的三班倒、以及24小时便利店的考勤办法肯定是不一样的)、量变质变点差异-如某些类型的工作在一个行业中工作量很小，而在另一个行业中大量高频率使用而导致对软硬件局部功能的高效性要求，银行的专用数字键盘就是因为快速的数字输入而产生的质变结果，软件需求中也有类似情况，如政府机关对公文传输的安全性要求普遍超越企业对公文安全性的要求。最容易被忽视的是管理理念差异，如注重事务的开始还是注重过程或结果、执行力、计划性等，这部分差异最容易被程序员所忽视甚至被组织内部的CIO所忽略，造成了软件在应用表现中的极大不同。而协同工作流管理软件则是聚焦办公管理的应用领域，聚焦这5类差异。
　　同一组织中用户的应用水平普遍呈离散分布，少数电脑专业人员有熟练的数据库、网络管理、安全工具类软件使用能力，而绝大多数同一组织中的其它用户，尽管拥有电脑，但普遍为字表处理或上网浏览、即时通讯工具(如QQ、msn)的离散应用，完全没有形成组织级协同工作习惯，仅从客户的名片中email的普及率和邮箱域名后缀中就可以注意到，利用电脑完成简单的通讯也只是少部分人的个性化偏好。因此在这个阶段，中国组织级用户正普遍处于局部应用如财务、进销存、销售管理等建设走向系统整合的时代，在此过程中建立组织级电脑协同工作习惯是实现整合、普及应用的基础。我们坚信随着协同工作流管理软件的产品化进程加速，中国组织级用户的全面信息化将从协同办公开始奠定基础。