OA变成工作的一部分—— ＂有事发我OA＂

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  "快去把这份会议通知下发给集团各公司，速度要快，明天就要开会了。"
      拿着这份会议题，开始联系各公司的老总。"这一上午不用干别的人，光打电话发传真了。"广州、上海、北京、杭州……各分公司的老总都得通知，老天呀，真恨不得有双章鱼手（8爪鱼）呀，8爪都不够呀。
      10个电话，5个占线，2个不在服务区，传真没人接，老天呀，他们都在干什么呀，这都要急死了，我这个总部办公人员，我容易吗，我。打电话，不停的打，打打打……。看着同事们下班回家的身影，郁闷呀。
      现在网络都这么发达了，凭什么我的工作还这么辛苦，要自强，要革命，这么下去我会憋死的。发电子邮件呀，可是哪有他们的邮件地址呀，就是发了也不知道们们看没看呀，还是没效率。回想起前几天发完邮件，对方确说没收到，被领导一顿教训的情景，心中的热情就这样被浇灭了。不甘心呀，开建论坛、QQ群组、MSN，但是都不行，平台不统一，保密性差，没有安全感，这可不行呀，这些文件是有保密性的，难道还要回到打电话的这种"原始社会"吗，真的不甘心呀。
      几番探索之后，一个叫"OA办公系统"的东东出现在我的视线中。终于有了理论依据了，OA协同软件有内部的邮件系统，有即时的消息传递，还有公文流程处理。向领导斗胆建议上OA，"OK！"我大喜不已，但是协同软件的技术、服务、价格都要好好的考虑呀，面对如此众多的OA办公软件选哪个呢？这不可是儿戏，只准成功不准失败。
      多数的软件报价10万以上，有的还要分多少个用户的，我哪知道要多少用户呀，公司变化这么快。都什么年代了，还在玩C/S结构那一套，分多少客户端，升级起来特麻烦，现在满大街流行的都是B/S，无需客户端，有IE就行了。会电脑的人不多，但会上网的人可是多多呀。有的软件报价2万多元，但是需要加一套正版的微软的产品，也不知道我是买OA还是买那个"毫不讲理"的微软EXCHANGE，OA却成了微软的赠品，也太没志气了，这样的软件一定会受微软件"欺负"的。有的软件价格看起来十分诱人，6000多元，服务可外包，可是那个东东的功能也太少了。更要命的是服务，说不好哪天你连软件公司都找不到，谁给你维护呀。像这种外包型的企业信息化产品一定要选有实力的公司。
      经过与各公司一家家的洽谈、比较、试用，根据企业自己的情况，我们终于确定自己的OA选型标准：
      首先，该OA商的服务应特别好，不但随叫随到，而且有技术人员通过MSN或QQ、电话、远程等工具能随时进行交流讲解，让人感到非常亲切，做为软件使用者，我要的就是这种感觉。
      其次，这款软件采用的应是B/S结构，操作简便，会上网就会用OA。另外要具有可扩展性和稳定性，完全满足办公的需要，这种特性比较适合未来企业的成长需要。
      再次，这款软件应是国产软件，做为中国人，我们还是要多支持我们的民族软件企业的发展的，同时价格要公道，性价比要高，能长期支持服务，我们不需要繁琐复杂的功能，多则无用。
      因为我们知道大多开发单位和企业进行沟通时往往都是站在软件的角度进行思考的，把软件的功能说得十分强大，而很少在真正理解企业需求后结合软件来谈问题。这样导致很多企业把系统应用起来后发现原来那么多功能，根本就用不到，或者说不好用。
      经过反复比较、考证，最后我们将目光锁定在用友致远OA的A8协同管理软件上。
   
OA变成工作的一部分—— "有事发我OA"

      接下来的事，就是安装这套软件，进行普及培训了。由于大家都会用一些网上的工具，普及起来还是很快的。我们借助总裁办公会的机会专门组织了一次OA办公系统演示，向各位领导及同事们展示我们提出的新的办公方式，把用户名和密码发给大家。当时我们仅仅是给一些领导和文秘人员开设了用户名，小范围的进行普及。
      但是没想到微机室的电话和我的OA短信中大量的信息是：快快给我个OA密码，我们还要几个OA号。哇噻，两周的时间OA用户从30多人发展成120多人，就连开会时一些忙于业务的老总在会后都提出：再给我们公司再加几个OA用户吧，这样他们给我传文件就方便了。
      这个短信息就更精彩了，由于集团的财务集中管理，向下属公司派驻的财务总监都是集团总部的财务领导，他们在外面非常的辛苦，尤其是远离这些平常在一起工作的总部人员，平时如果想沟通只能打电话，但是大额的电话费又让人们不能尽情的表达自己内心的感受。但是通过用友OA办公系统，每当看到大家在线时，再也忍不住要和总部进行沟通的心情，"在忙什么呢"、"最近工作顺不顺利"、"马上给你发报表"。这即交流了感情又把工作得以顺利完成。在年末的聚会上，驻外的财务人员深有感触的说到："虽然我们远隔千里，但是有OA把我们紧密相连，看到在线的各位同事，感到我们还是在一个大家庭中，我们之间并不遥远！"
      还有那个OA论坛，在那里大家演绎着现化信息交流的精采故事，"情似狂潮"、"风卷旌旗舞"、"秋山野客"这些个性鲜明的网名在论坛不断发表自己的内心感受和转载新鲜的故事。有过争吵，有过感触，在那里思维的碰撞特别的强烈。有些问题的讨论已经成为："不服，不服到论坛里侃，我在论坛等你！
      现在我们同事之间传递消息的方式已经成为"我给你发OA了"、"有事OA我"、"做好报表后发到我OA里"。虽然这种叫法有些不准确，但是它已经反映出，我们的工作已经离不开OA办公软件了，这已经达到了我们的预期效果了。即然达到效果了，也无须纠正这种口误了，反正大家已经心领神会了。公司OA还在不断的进行升级，不断的进行发展，当公司人员看到OA又发生了新的变化时会说："OA又加新的功能了，一次可以加多个附件了，界面变得更清新简洁，连短信也会发出声来。不错，微机室的这些人还是很能干的嘛。"说得我们信息部有点不好意思了，这主要是软件公司的功劳呀，但是心里还是美滋滋的。
   
     "对症下药"再上一层楼
     在应用推广OA中，我发现了几点共性问题，提出一些解决方法，以共同促进公司OA办公系统的完善与提升，并以飨同行。
     其一，做为企业的信息化建设，OA是一个企业信息化建设的必备工具，但同时许多企业在上了OA后时常面临着单位内部不同软件整合的问题，而整合不成功，各个软件性能将互相冲突，大损其值。
     公司设计了一种人事档案管理软件，但是由于信息的保密性，又不想不所有人都看到，就要设置用户名和密码，但是这类软件一多的话，左一个用户名，右一个用户名，太多，太繁杂，能不能借用OA中的用户名密码管理，做一接口挂接相关的业务软件统一管理，以更加丰富OA的功能，统一平台，方便工作？而这点是一个软件优劣与否一个表现，用友OA这方面表现较为强势，能对不同软件进行有效整合，能成为我们的工作接口了，可改变以前的文件传递方式，更加系统化用数据库的形式进行信息传递，减少数据冗余，提高查询速度，达到信息的升值。
     其二，我们在平时调研选型时太强调OA系统的优势了而过少考虑OA协同办公究竟能为企业带来些什么实际东西。我们发现应用OA遇到的最大的问题是一些报表数据的收集整理、查阅、统计不便，工作跟踪信息反馈不及时等。因此应努力想想如何解决这些问题了。关于报表数据收集的问题，原来单位使用EXCEL来做报表，每天都有三张不同报表，再打印后进行审批，每日的耗纸量就不说了，关键是到月底年底要进行数据汇总分析时那麻烦就大了，所有人都在把纸质报表中的数据一一输入新的EXCEL表中进行统计，效率慢不说，还容易出错。针对这个问题，当时我想为什么不用OA的工作流模块来进行报表录入呢？这样不仅能解决数据的统计问题，而且能按一定的规则找出想要的报表，也避免原来报表打印和存档所产生的不便？要做到这一点，需要OA本身拥有强大的工作流。我利用用友OA系统后，现在我们单位的日常报表已全部在工作流中进行，现在大家到月底就不用为了大量需要重新录入的数据心烦了。
     其三，为什么中小企业OA项目失败率如此之高，就是OA水土不适，没有量体裁衣。这一点企业一直没太注意。首先中小企业没有大企业那样的经济实力，对于OA项目的投入非常有限，其次中小企业的规模、扁平化的管理、办事机构相对集中，决定了信息的传递不易产生瓶颈，这几个特性决定了中小企业不能像大企业那样有大量的投入请来专业的项目开发单位进行量身定制，并且OA的一些优秀特性也不能在中小企业中得到很好的发挥。这意味着如果将大企业成功的OA模式，不经选择地强行应用于中小企业的话难免会发生"消化不良"。因此与其动辄花几十万、十多万买个大而无用的OA，还不如买一个合身合体、经济简捷的OA实在。这点用友OA绝对是中小OA软件的典型代表，可参照选用。
     另外，我想，OA项目的实施不是集中在一段时间就可以完成的，我认为成功的OA项目没有所谓项目结束的概念，只要企业不断发展OA办公系统就不会结束--立项、调研、选型之后是部署修改，再部署再修改，再来就是维护和新业务的整合再修改或对旧业务流程的优化，如此不已。一劳永逸的想法是不可取。