一个OA系统，最主要的是它功能的实用度

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两套OA办公系统，一套有100个功能，但你只用到其中的10%。另一套有10个功能，但你会用到其中的90%，而你会选择哪一套呢？

    很多用户在购买OA系统之前，都会先在互联网上找一些相关的文章作为选型指导。然而由于互联网上几乎各个角落都被一些软件厂商所利用，到处充满了各个软件商产品的宣传气息。因此，用户们在选型之时，容易受到这些理念宣传文章的影响，加上自己对OA了解不深，因而容易不觉中踏入一个“功能为王”的选型误区。譬如，一些用户在售前咨询的时候，会很关心OA系统中是否有具备“知识管理”模块，或者关心系统是否为协同OA系统。

    因为知识管理是一个比较新鲜的话题，协同又是近几年的一个轰炸型的理念宣传。这些概念在当前的文章中时常被提起。这些概念听起来也很美好，因此，大家都希望自己企业也能实现知识管理，希望自己也能拥有一个所谓的强大功能的协同OA办公系统。

    其实，引进OA办公系统，不是看别人有什么，我们就要有什么。而是看我们需要什么，才决定OA系统中该有什么。要一个我们本不用到的功能模块，那只是一个摆设，更是一种资源的浪费。在此我们主要以知识管理为例，来说明OA系统中功能与合理应用的问题。

    知识管理中的知识包括显性知识和隐性知识两个部分。前者是指各种成型的文档资料记录的知识，后者是指存在于人们的大脑和思维中的各种知识和经验。

    实现知识管理，这个愿望的确是非常美好的，但问题是，愿望太模糊了，要实现到什么程度？如何实现？该让谁来管理知识？如果以为通过OA办公系统中的知识管理工具，就可以顺利的实现知识管理，那这种想法是比较片面的。在当前的众多企业中，即使是大型企业其实，能够真正做好知识管理工作的，少之又少。

    其实现在大部分企业所谓的知识管理并不是真正意义的知识管理，而只能算是文档管理，或者说是文档管理的一部分。而文档管理其实几乎是每个OA系统都具有的基本功能，只是这些功能的称谓不同罢了。常见的文档管理功能包括上传、共享、更新、存储等。如果企业能将这些内容做好就相当不错了。 因为做好这些事情，不单靠工具，你更需要一整套文档管理的规范制度，以及对规范的严格执行和坚持，甚至需要一个专人、一个专门只能来完成这件事。

    而对于知识管理中的隐性知识，如何将企业员工优秀、有价值的经验从他的大脑里面拿出来，分享给企业其他人员。这可不是一个轻易可以做到的事情，这更多的还涉及到管理技巧、心理学以及其他科学层面上的问题。事实上，我们不必要去深入研究如何实现这些隐性知识管理的理论和技巧，更不能寄望于比我们人类更“愚钝”的OA知识管理功能。其实只要我们应用得当，还是可以通过很多传统办法来实现，比如OA系统中的论坛、问卷调查，它们都是一个很好的交流和分享知识的工具。更重要的是企业建立了一个平等开放、互动学习的良好氛围，就可以达到很好的交流和分享的目的。

    所以，我们不需要一味片面的追求各种时髦的功能和概念，一个OA系统，最主要的是它功能的实用度，最关键的不在于它有什么，而在于你怎么用。我们必须清醒的认识到：避免走进“功能为王”的误区，OA得以合理应用才是关键。回到文章开头的问题，相信大家心里也都会有了各自的答案。