选OA系统，知识文档管理模块不可少

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 　　随着世界工业化高度发展，在国外渐渐掀起了电子政务的热潮，很多企业在日常办公逐渐向电子化管理转变，因此相应出现了一系列的与电子政务相关的管理软件。企业对管理软件的需求不断扩张，这类产品的出现受到了企业广泛热捧。电子化管理热潮的到来也为我国不少企业迎来了信息化管理的革命，但是我国的电子文件管理方面仍旧存在很大的漏洞。中国人民大学“电子文件管理机制研究”课题研究小组的调查报告结果显示，在49家中央和国家机关及其直属企事业单位中，18.4%的单位没有留存任何电子文件，79.6%的机构没有采取任何措施留存数据库、电子邮件、多媒体文件、网页文件等。

　　目前很多企业已经了解到了文档管理对企业管理的重要性，但是对文档管理系统却没有任何概念。文档管理系统没有引起企业的足够重视，甚至有的企业还以为文档管理系统就是OA，或文档管理系统是OA的一部分，这是一个非常大的误区。笔者将从两方面阐述：选择OA，为什么还要选择文档管理系统？

　　一、为什么要选择文档管理系统？

　　企业在运营过程中经常会出现硬盘破损、数据丢失、机密外泄、信息检索困难、文件损坏、文档版本多样、编号混乱、信息共享滞后、流程繁冗、操作历史不清等一系列情况，这些问题往往会造成时间浪费，沟通困难、安全隐患，导致企业管理困难、利润减少、纸张资源成本居高与工作进度的拖延，影响企业的良性发展。企业要想解决这些棘手的问题，就必须要借助文档管理软件。

　　文档管理软件都有什么功能呢？笔者用较为常见的泛普OA系统协同文档管理软件举例，其功能就是主要针对于企业文档的管理，有版本控制、权限管理、纸质文档电子化管理、全文搜索、存储备份、文档审计、多媒体支持、CAD工程图预览、远程协同办公、审批流程等功能，泛普软件能够满足企业对文档管理的主要需求。对于企业管理而言占据着举足轻重的地位。

　　二、选择OA，为什么还要选择文档管理系统？

　　我国有很大一部分企业对电子文件管理没有任何概念，在其他开展信息化管理并进行高效运营的先进企业对比下，其竞争力不断下降。一部分企业对OA有了一定认知，了解了电子政务管理的重要性。但殊不知OA其实是电子政务管理软件的一个小分支，还有很多领域没有了解到。如与OA同等地位的文档管理软件，就经常被当做OA的一部分，而被企业忽视。

　　1、管理方向不同

　　据笔者调查，有60%以上的企业知道OA，而在这些企业中认识到文档管理系统的仅占到30%。

　　OA主要以工作流为中心，表单管理，文档管理等均为其辅助功能，OA固然对于企业的工作流程管理能够有很好的管理效果，然而笔者了解到，企业还有高达有80%非结构化数据缺乏有效的控制。日常工作过程中的文件、图片、工程图纸等等文件都是散落在员工各自的电脑中的，这些文件作为企业智慧资料的载体，往往把握着企业命脉。对于这些资料的管理就需要用到文档管理系统了。

　　2、OA文档管理的局限性

　　OA是以网络为基础、以工作流为中心，为企业提供文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、表单管理、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能的一种软件，文档管理只是其中一小部分功能，远远达不到企业对文档管理的要求。

　　文档管理软件软件也带有OA的流程管理，但也只是软件的其中一个方面。文档管理软件的主要管理内容为文档，是对大量散落的非结构化数据的管理。作为电子管理工具，其重要性不压于OA，是企业资料管理不可或缺的助手。

　　3、OA与文档管理相辅相成

　　OA与文档管理软件有着相辅相成的关系。很多企业对电子管理的需求绝不仅仅停留在单一的业务流管理或文档管理上。企业要想提高自身效率，在日益激烈的竞争中脱颖而出，这两款软件是企业的左膀右臂，缺一不可。文档管理软件与OA共同服务于企业，则会构成一个完美的管理机制，使企业在工作流程管理与文档管理方面完美融合，企业办公效率成倍增长。

　　小结：

　　未来五年，是中国从纸质文件管理转换到电子文件管理的重要时期，五年是这场历史性转变中的一瞬。企业作为转变的主要载体，会越来越多的借助于管理软件。企业应该尽快“扫盲”，充分了解管理软件对未来发展的重要作用，走出对管理软件认识上的误区，让文档管理系统服务于更多的企业。