泛普OA软件审批流程应用浅析

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企业随着社会的发展，进入当前的网络时代，信息化管理大大提高，传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。手工模式无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。      

因此企业需要一套规范化的管理模式，让所有工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。广东物通实业投资有限公司是物资集团的下属子公司，上线了泛普OA软件后，满足了企业各部门的使用，又能保持各部门的独立性；有流程控制模块并且自定义功能要强劲，还要有常用的管理功能模块，同时还能够方便部门上下级之间的联系和共享，在这种情况下企业才能更好地进行日常工作的运转。

目前OA使用情况       

物通公司目前使用泛普OA总体上方便实用，公司项目部使用泛普OA的人数有80%以上，目前主要使用的模块有：电子邮件、内部短信、公告通知、新闻、投票、新闻管理、日程安排、工作日志、通讯薄、个人文件柜、工作流、办公用品管理、固定资产、公共文件柜、网络硬盘、OA知道、人事管理、发文收文管理、档案管理、讨论区等。      

响应较为好的是“工作流”（为日常办公系统流程）、“公共文件柜”和“新闻管理”等，这些公共的模块使用功能强大，可以更加熟悉公司发布的相关信息，员工关注的程度也是比较高。下面介绍一下物通公司在工作流应用中的点滴分享： 工作流设置分享 一、流程名称：出差（含）用车申请——业务费用申请——报销流程     

（流程分为三个步骤进行审批：出差申请→用车申请→业务费用申请→报销费用；发起此关联流程是经办人因业务出差；出差时需要先填写第一个流程“出差申请”；经办人新建此流程的第一个表单已经包含用车申请，出差需要使用公司车辆，因此在流程一起申请；可以说，出差申请和车辆申请合并在同一表单，然后按流程设计进行审批；当第一个流程“出差含用车”审批通过；经办人在此流程基础上继续走下一步“业务费用申请”流程；当“业务费用申请”流程审批完毕，经办人继续走下一步 “报销费用”流程；当流程全部走完，此流程为一个完整的业务关联流程。）

二、流程表单说明

1、填写表单步骤：申请人和申请日期部门可以设置自动弹出，经办人填写表单内容，按实际的要求填写完毕转交下一步即可。

2、表单设计应用：表单较为突出的是利用“列表控件”列明出差要申请的费用，填表人填完数量跟金额，表单自动计算费用的合计金额。

3、审批选项设置：流程要清晰，表单更加要明确，如表单中是两个表单合并一起，要让领导明确选择审批的条件再转交，申请要求就清晰明了；当流程审批完毕，管理车辆部门负责人填写车辆的用车数据；填写完成然后转交下一步发起子流程业务费申请流程。

4、父流程转子流程：业务费用申请填写完毕，审批人可以打开父流程查阅出差申请的费用，能明确知道申请的费用是否与此单业务挂钩，领导一目了然进行审批；报销审批也是同样的审批方法进行查阅审批。

5、流程转交第二个流程之后，可以查看表单“右下角”的“打印表单”按钮，系统自动弹出第一个流程表单，可以查看经办人发起的申请流程，审批就会更加方便。父子流程的主要目的也是要做到业务关联的设计。父子流程关联可以满足物通公司业务发展的需求。

6、如下图所示是流程的设计及流程图表单的相关说明实例；以下例子是物通公司在实际运用中，业务关联需要设计的流程，父子流程直观明了关联业务，无论对经办人还是审批人都不会造成混乱，一一对应的关系，因此推荐使用父子流程关联业务。父子流程图表单请看如下表单截图：

三、流程查询与监控管理      

父子流程在菜单——工作流——工作监控打开流程，可以直接查看父子流程，方便审批的领导了解整个业务产生的大概费用，掌握整个业务流程的开展，更好的指导工作。 泛普OA为企业带来的效益      

传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，给企业带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。使用了泛普OA可以实现现代办公，节约成本，利用无纸化办公能保护环境，减少一分的损耗，地球就多一分的清新。    

经理：使用泛普OA后，对公司业务开展做了很好的指导作用，熟悉公司的运作情况，同时也实现无纸化的交流。 管理层：对员工的管理更加的方便、统计数据显示可以更加高效的统计分析，做到上传下达的作用。对于协调部门之间的工作也顺畅，同时利于工作的开展。   

员工：使用泛普OA后由原先的纸质版流程实现自动化办公，减少了工作繁琐度；必要的可以打印审批的表单作为附件报审；实际上也为企业减少了不少的成本费用。所有工作记录完整保存，方便了工作的监督，工作任务的记录也起到备忘的作用。上下级之间的沟通更容易了，每个人都可以在OA上找到自己的位置。    

网管：每个企业的登陆界面都不相同，但是都是登陆同一套OA系统，经过近1年的使用，效果令人满意。泛普OA很注重资料备份，提供了数据库管理工具，服务器自动备份、手动备份等多种功能，数据安全让人放心，企业也可以随时查出备份的日志查询进行登记管理。