警惕软件功能过剩

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多数CIO 更喜欢"逛商场、拿货架上产品"的软件采购模式，而无视过度购买造成的软件功能过剩。

对于CIO 来说，"成功"一词的确切含义往往难以界定。我曾以顾问的身份参加过一次企业客户顾问委员会的会议，当我听取了软件供应商和企业用户各自对IT 系统功能的阐述后，我用一种平和的语气向他们解释其实他们双方对软件功能和IT 价值理解存在差异。当时，在场每个人眼中都流露出从未有过的惊讶，因为我告诉他们供应商的软件产品为企业用户提供了超出其需求的更多功能，但这些额外功能却从未被有效使用过。

那些软件供应商的决策者们已习惯听到无数关于他们的产品如何完美无瑕、如何能解决任何企业问题的言论。但他们的产品是否真的可以解决所有企业业务问题，其实他们也缺乏十足的把握。从某种程度上说，IT 系统成功上线是企业信息应用的早期阶段。在这个从无到有的阶段，企业更喜欢把IT 系统看成针对企业某一业务功能的解决方案，而不是将其当作可以集成多种企业应用的变革性载体。例如，一套可定制、能处理大数据量的电子邮件和PDF 文档分发系统，足可以扩展成为一套支撑企业全球业务的流媒体服务器。实际上，IT部门只需对服务器端的软件进行小小的修改，就可以轻易地实现这一切。但对于企业用户而言，他们往往会忽视信息系统已经具有的这种扩展能力。

那么，为什么在IT 系统应用的早期阶段，企业会将注意力集中在是否成功上线上，而忽略了对软件创新应用的追求？我觉得，缺乏沟通是造成这种状况的一个原因。比如，企业员工不会考虑电子文档之间的关联性，而软件厂商对企业具体业务流程又不够了解，因此无法有效地配置软件，进而准确地定位这些文档。其实，当软件厂商发现自己可能随时会被类似的客户需求搅得心神不宁时，他们已经着手开发出了价格便宜又容易使用的软件配置工具，只不过客户对他们的这一努力知之甚少或不以为然。这似乎证明了软件在某种程度上，是追求"成功上线"的"牺牲品"。

客户出于对信息系统成功上线的满足，造成了软件系统价值被低估和低效地使用着。那么，为什么在文章开头提到的企业客户顾问委员会上，软件厂商和CIO 们对了解到的事实如此惊讶和不满呢？这说明单一的解决方案已经限制了IT 系统通过创新成为企业业务平台的潜能。可以讽刺地说，软件被放在了一个不
恰当的位置上。

在2006 年3 月召开的CIO影响力大会（CIO Impacts Forum）上，这个问题终于被"捅"了出来。财富1000 强"企业的CIO 们准备告诉他们的主管，软件厂商提供的信息系统并没有被有效利用。企业决策层在不断寻找新的解决方案或新的软件厂商之际，实际上，企业目前运行的软件系统在很大程度上就可以解决他们的需求。

"你们应该增强易用性，让我们可以充分利用我们已购买的软件。"一个CIO 在大会上向软件厂商提出了自己的希望，"否则，我们会选择另一家厂商，购买提供另一功能的软件产品。"

这位CIO 的话几乎反映了目前企业级软件采购与应用的通病--企业和CIO 在执行层面上，通常很难从现有的软件中挖掘出更大的价值。目前，企业绝大部分员工仅仅在使用微软的Office 软件和Google 搜索引擎的一部分功能。调查表明，企业管理者使用PowerPoint 和Excel 的人不足15%。最近，一项基于"财富50 强"的调查报告也显示，企业中超过35 岁的员工使用企业邮件过滤功能的竟不足10%。

我希望CIO 们可以扪心自问一番，在自己列出的"应用软件订单"中，到底有多少功能是必须购买新软件才能实现，有多少需求通过对现有软件进行有效使用和配置就能实现的？

我敢打赌，重新审视一番，必须购买的新软件在你的订单上远低于50%。15年前，这种被称之为"软件功能过剩"的状况，被人们嘲笑为是一种"Vaporware"--雾件（特指已宣布要发布并在市场上有一定影响，却迟迟无法实现的软件产品或功能）。目前，几乎没有一家软件供应商的企业级产品的功能不是大大超过用户当下的需求。让人觉得有点儿讽刺的是，对于大多数的企业而言，类似"逛商场、拿货架上产品"的软件采购模式，通常远远高于在现有软件产品上进行挖掘和创新的比例。

是的，通常CIO们需要对IT 系统进行不断地修改和反复的定制开发，以及添加众多的软件功能子模。但企业的IT部门对于如何将现有软件中未使用功能整合到业务流程上，还没有一个行之有效的方法。很多软件供应商应该明白不少企业的IT部门负责人并没有你们想像的那么精明，他们在保守策略和效率低下的执行力中，无法使IT 价值最大化。不过，随着企业单一的IT 环境不断变得复杂和不可控制，聪明的CIO 开始质问："我们应该如何了解现有的IT 系统，我们是否需要进行IT 创新，并为之做好了准备？"

实际上，CIO们应该重新审视信息化的阶段性胜利，同时不断尝试以早期的成功为跳板，深入挖掘软件的功能。不过，在具体执行上，CIO的确面临着很大挑战，这是因为当他们考虑采用新方案（例如购买产品）去解决问题时，所需考虑的问题相对会少一些，而如果要在现有方案上进行创新，就需要考虑包括原有系统该怎么办在内的更多问题。当然，软件供应商也会常有一些"愚蠢"的举动，例如通过撰写冗长的技术文档、反复解释，试图让CIO们相信自己的软件系统能够以一当十，这往往导致了CIO认为如果购买新服务和产品，问题解决起来会容易很多。

如果我们可以充分地权衡现有IT系统的投资回报率，那为什么不在明显的价格优势下，将更多的目光投向针对现有软件系统的创新呢？通过创新，让现有软件系统由"成功上线"升级为"最佳实践"。这比重新引入一个"成功上线"的系统的风险和成本小得多，收益却会大几倍。

CIO们应该尽量在现有软件系统上进行IT创新，而不是仅仅把现在的成功看成解决问题的一次性方；软件供应商应该让销售人员和技术支持人员向客户解释如何将软件价值最大化，并给出软件应用升级的最佳路线图，而不应该在项目前期向客户夸大其辞，告诉企业其当下面临的问题已经到了非实施新软件系统不可的程度，而在项目验收后，又对客户的要求不理不睬。对于CIO们而言，不要仅把目光集中在实现业务部门的功能需求、对已知功能需求进行满足，更要提升自己的视野，全面考察所购买软件的全部功能，并把它们的价值最大化。

我们可以得出一个结论：尽管衡量企业员工从IT 系统上受益的标准并非是他们更好地使用了软件，但CIO 和IT 部门如何把现有软件价值最大化依然是衡量IT 价值的一个重要因素。这绝不是技术部门的问题，而是企业业务长远发展所面临的一个挑战。(CCW)