昆明OA信息化促“高产”

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郭宇峰 编译

澳大利亚统计局是澳大利亚国家级统计机构。其宗旨是在国家与社会内辅助和促进基于信息的决策、研究和讨论。澳大利亚统计局也是澳大利亚最大的出版机构，拥有数百种印刷本出版物，并开通了包括20万页内容的网站。

　　

　　采用知识管理的原因

　　

　　澳大利亚统计局钟情于知识管理的原因很简单——该局希望自己能够尽可能地“多产”。由于该局的大多数员工都属于“知识型员工”，该局希望寻求有效的工作管理方法来帮助其员工共享其知识。

　　澳大利亚统计局不仅特别关注那些围绕知识管理定义展开的各种讨论，而且还非常关注来自“知识管理社区”的各种框架和创意。并对那些有价值的创意进行付诸实施。澳大利亚统计局的信息管理和知识管理都与技术有不解之缘，大量早期的卫星和网路计算方面的经验使管理层可以开发一种理想的人机交互系统。

　　澳大利亚统计局尤其对那些可以激发各种工作灵感方式（有利于创新和创造）的技术非常敏感。通过把这些技术与该局的具体业务相整合，澳大利亚统计局极大提高了其生产力—使该局与其工作人员始终站在最前沿而不是落后于统计信息的需求。

　　为了能够促进该流程，该局对知识管理系统进行了标准化处理，形成了一套独特的系统—澳大利亚统计局企业架构，该架构整合了该局的知识框架，尤其是集成了该局的业务系统。

　　

　　不断发展的知识管理策略

　　

　　早在1993年晚些时候，一种显性知识策略（称为澳大利亚统计局对象管理策略）就与Lotus Notes集成在一起被采用。对于“对象”的强调，反映了澳大利亚统计局在管理对象（任何类型）和描述对象的信息（元数据）方面的兴趣。

　　该策略集成了一种简单的知识管理框架并且明确了知识管理文化和技术要素，澳大利亚统计局高级管理层认为通过培育一种基于交流、协作、自动化工作流、有效资源发现、渴望知识交换的工作环境对于促进该局的知识管理非常必要。

　　该策略详细明确了底层技术能够/不能够做的范畴，并将其定义为一种底层的驱动力。

　　当澳大利亚统计局在1990年代早期寻找一种办公计算环境的时候，它认为自己需要的是一种能够提高组织和员工生产力的平台（一种知识型工作方法）。

　　直至今日，澳大利亚统计局仍在通过开发技术和人们与之交互的方式来不断提高生产力。

　　该对象管理策略在2000年的时候被澳大利亚统计局知识策略所代替。2000年策略对于目标进行了更为详尽的描述，但仍然在探寻一种“知识型工作方法”。

　　2000年策略的重要特点就是鼓励一系列激励探寻共享理念发展的信息行为。该局的所有员工都在关于该局的入门第一课“桌面导读”中被宣贯这些原则。

　　


　　一种认同信息共享的组织文化

　　

　　澳大利亚统计局的文化总的来看是一种鼓励知识管理的文化。员工们希望在澳大利亚统计局里能够获得长期而多样的职业生涯，所以他们乐于接受来自文献存档和共享的效益。

　　任何一个在组织内部轮岗的人，都会对帮助他们适应新的岗位的良性的知识型价值观所感动和感到欣慰，这种文化同样鼓励他们为后来者提供类似的帮助。

　　并且，澳大利亚统计局还鼓励采用一种协同（即非竞争）的方法来工作——利用开放性的多学科和专业构成的团队，并且强调采用一种“集体方法”。

　　这就意味着工作组之间非常乐于与其他人共享他们的信息和知识。

　　

　　知识框架

　　

　　澳大利亚统计局管理知识的最重要的一点就是其简单性。1993年，该局就采用了一种管理知识的框架，其中将信息和知识分为三类：企业级、工作组级、个人级。

　　所有的沟通/工作/信息/知识都被认为是在这三种情况下产生和实现的。澳大利亚统计局鼓励员工只在前两者中工作：工作组或全局范围。在这些领域内的工作所产生的信息可以被管理、支持、发现并作为集体财产进行共享。

　　澳大利亚统计局的知识行为和激活工具的目标非常明确，就是为了支持工作组和该局内部的工作。那些被开发出来用于支持个人层面工作的工具在辅助个人与工作组，或公司环境中进行沟通和转换方面也做了着重考虑。

　　这种方法的一个成果就是澳大利亚统计局只要管理那些在全局和工作组环境中的知识—忽略那些个人级的内容就可以完成记录管理的任务。

　　

　　信息行为

　　

　　为了支持该知识框架，该局还开发了一系列的政策鼓励员工创造信息，鼓励运用和共享的个人/工作组/公司的知识管理行为。这些行为明确了那些支持知识型概念工作的各种工作实践。包括：

　　◆ 尽已所能探索、复用和构建现有的知识

　　◆ 为确保能够拥有快速有效地定位信息的技能而努力

　　◆ 识别那些需要共享知识的工作组

　　◆ 参与工作组知识的维护，帮助他人存取这些知识

　　◆ 推广信息共享的效果

　　

　　通用工具

　　

　　另一个澳大利亚统计局知识管理的重要因素就是利用通用的工具和系统作为促进剂。

　　多年来，澳大利亚统计局已经认识到复用创意/系统/流程而带来的生产力收益，而且该统计局已经开始控制特殊工具和技术的使用。

　　尤其是，澳大利亚统计局已经认识到在全局范围内推广一套可扩展的，大家都能够使用的工具集，可以有效地支持观点的交流，提高生产力。

　　最好的证明就是澳大利亚统计局用Lotus Notes作为其桌面平台（在此基础上开发了1100种应用）。

　　这种方法也可以在该局的数据管理中得以运用，在数据管理方面，许多拓展性的工作被用于添加和组织其各种统计数据作为输入/输出数据仓库，进而创建一个独立的发布源。

　　在各个层面支持这项工作的是基于元数据有利于信息资源发现的拓展性理解。

　　

　　广泛应用“工作组”数据库

　　

　　在澳大利亚统计局最初部署Lotus Notes的时候，就决定用共享讨论社区来替代电子邮件，强调Notes邮件主要是指“个人资料”。

　　早期的“讨论数据库”应用程序也发生了很大的改变。现在拥有了更多功能，包括工作组级电子邮件，专门用于支持工作组为单位的工作。

　　澳大利亚统计局目前已经拥有数百个工作组数据库—大约是其所确定的组织化团队的3倍。这些多出来的数据库有效支持内部的“实践社区”，可与公司组织架构中明确界定的工作相并行。

　　默认情况下，工作组是开放式的—任何人都可以在其他工作组中检索、查阅和发布文档。澳大利亚统计局工作组数据库的另外一个特点就是其内在的强有力的“元数据”支持。当文献创建和归类的时候，它自动获取控制存取、存档及文档生命周期的一系列元数据。

　　涵盖资金和员工的

　　知识管理方法

　　

　　从1993年开始，澳大利亚统计局就在组织内部设立了相当于APS 2级主管的知识总监职位，主要负责开发、拓展和支持该局内部知识的协调工作，鼓励创新；通过与该局的技术平台的开发人员的沟通和交流来推动知识管理工作。

　　在最初的几年，知识管理经理们的工作得到了包括SES官员在内的指导委员会和所选出的APS 2级总监的大力支持，以及高层的授权，并与高管层目标紧密关联。

　　最近一段时间，知识管理总监已经得到了位于南澳大利亚的“卓越知识管理中心”（KM Centre of Excellence）的调研以及开发支持澳大利亚统计局知识管理系统的相关服务的鼎力支持。

　　澳大利亚统计局最近将其知识管理行为视为一种“动力”或“创新”，知识管理总监直接向技术服务部总裁汇报工作。

　　在资金方面，澳大利亚统计局知识管理项目在过去4年里得到了每年大约30万美元的资金支持，2000年前每年大约20万美元。

　　这些资金包括薪金以及开发和部署该组织知识服务和技术所需的资金，学习内容和技术开发，如“欢迎页面”（Welcome Page）—— 澳大利亚统计局门户，以及内部的纪录保存系统。

　　更多的促进知识管理架构的相关活动，如推动澳大利亚统计局共享理念（知识管理文化推广）已经深深地嵌入到该组织的入职与学习培训。

　　很多核心的技术架构，如该组织的工作组数据库设计模板，以及开发服务也会被作为核心架构，通过Lotus Notes版本的更新开发进行资助。这样，任何新的知识管理架构都可以随着核心架构的更新而得到升级。

　　

　　通过改变工作方式来改变人

　　

　　一个著名的20世纪思想家Buckminster Fuller说过“要教给人们一种新的思考方式，不要试图直接教诲他们，相反，给他们一种工具，一种可以引导其采用新的思考方式的工具”。

　　在过去10年的开发中，澳大利亚统计局发现通过给人们授权—让他们在一种充满信任和开放的环境中自由共享和增值，可以通过影响其工作方式来改变其工作思维方式。

　　大量实践证明已经到其他政府部门工作的前澳大利亚统计局员工，都非常怀念澳大利亚统计局的“知识能动”的工作环境。

　　

　　展望

　　

　　大约一年前澳大利亚统计局意识到，澳大利亚统计局在管理“信息资产”方面做的很好，而在管理“流程知识”方面还有欠缺之处。许多“如何顺利完成任务”之类的细节信息存在于澳大利亚统计局员工的头脑中。

　　因此澳大利亚统计局启动了一项雄心勃勃的项目来为“业务流程管理”提供支持服务。目标就是要简化存档、运营、 理解并改进人机融合的业务流程。该系统的要点如下：

　　◆ 建立业务流程的企业级数据库（采用XML格式定义流程而不仅用流程图表示）

　　◆ 相关服务（可供流程调用—如“预定会议”、“运行这项SAS运算”）

　　◆ 工作流引擎（主要负责运营流程的自动化部分）

　　◆ 流程控制门户，提供操纵、管理和存档流程状态的接口

　　其中，流程控制门户将成为工作组数据库的一个新的组成部分。通过创建和运营来自工作组数据库的流程，该工作组数据库中的记录存贮架构就可以自动得以集成。

　　　　

　　收获

　　领导层的鼎力支持非常必要

　　早在1990年代，澳大利亚统计局组织高层就把对于知识管理能动环境提高到一个非常高的高度。高层不但在技术方面，而且在推动工作和知识共享方面都给予鼎力支持。

　　因为知识管理不但投入巨大，并且特别强调一种简单的知识管理模式，以及对业务职责和对平台、流程的所有权。