超市财务-避开超市的财务陷阱

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        A公司的销售部经理许新刚刚从会议室里退出来，他遇到了前所未有的压力——本地一家超市的突然倒闭，造成了A公司30多万的坏账。 

　　老板已经向他下了最后通牒，除了必须对坏账作出解释并提出危机解决方案外，更要求在2个月内将已经膨胀到600多万元的应收款压缩到合理范围。 

　　此前程力在销售工作上颇有建树，一直维持着非常好的业绩增长。然而最近半年来，他一直承受着 老板和财务的指责：生意突突跳，费用漫天要，账务对不好，款项回得少， 利润不见高。 

　　情况有多糟糕？ 

　　作为一家年 销售额在2000万左右的日用品经销商，A公司的财务报表却不太好看： 

　　1.公司一直以来处于高销售、低回笼的不正常状态中，以05年1-5月份为例：实现销售850万元，回笼670万； 

　　2.应收款达到600多万，而A公司的年 销售额仅2000万左右，资金年周转3次多； 

　　3.以C超市为例，其财务说应付A公司货款余额为65万，但A公司财务的账面却显示为83万多… 

　　其实这是许多 经销商在和超市合作中存在的普遍现象。在“以销量换市场地位”的经营思路影响下，很多经销商正步入资金失控的致命危机。 

　　从财务管理角度仔细分析，资金失控的原因主要有二：一是对超市财务操作不了解，企业缺乏必需的财务能力；二是对超市信用评估和资金管控的管理缺失。　　 

　　导致财务困境的六大陷阱 

　　1.价格波动。 

　　这是与超市经营合作中最经常出现的财务问题，原因往往是： 

　　①双方没有明确稳定的供货价格：很多厂家（甚至包括一些大型制造商）和经销商在与超市合作中，竟然从来没有核实过超市的定单价格与企业的出货报价单是否一致，结果导致二者长期存在差异； 

　　②超市经常性的促销变价行为：大部分超市都对 促销变价期存在“前七后八”或“前三后四”等规定，即在活动开始前7天到活动结束后8天都处于价格变动期内。销售部门没有将这些重要的变价信息通知开票财务，从而造成价格差异。 

　　2.折扣条款。 

　　折扣条款主要包括无条件退佣、合同规定以固定百分比在税前扣减的费用（如DM、TG费）。

　　其实这个差异是最容易规避的。但如果财务在开具增值税时，只是简单地汇总送货票据，或直接按照超市提供的付款明细（超市在明细中不会计算折扣）来开具，就会造成虚开增值税。 

　　3.费用管理的严重疏漏。 

　　伴随供应商在超市频繁的促销活动，会产生大量的费用，如海报、地堆、端架 促销费用等。而销售部门的通病往往是申报费用及时，费用扣除与否不关心，财务部门手上只有 促销计划，无法确定当初批准的费用到底发生与否，或是看到了超市的付款明细中已经扣除了费用，但却看不到费用发票。大量的费用不清和发票不全造成很大的财务差异。 

　　4.退货。 

　　超市经营中一个重要的特点就是高退货率，特别是大型 促销活动导致的大进大退。超市退货容易出现两大问题： 

　　①许多超市没有正规的退货程序，实际退货和退货单不一致，导致企业无法入账或调账； 

　　②退货后，正规的程序要求超市提供倒开发票，但很多超市都不予开具，造成 供应商下账难。 

　　5.别有用心的付款条件表述。 

　　在超市起草的合同里，对于付款往往是最容易造成账期延迟的有3种情况： 

　　①计算账期的起始日。货到××天付款和月结××天是超市主要的付款条件。实际上，不管是货到还是月结，很多超市都在合同条款中规定：以增值税票送交日作为账期起始日。那些发票不是随货同行的 供应商，自然在无形中被延迟了付款。 

　　②巧妙利用对账日、付款日。如超市规定当月10-15日为对账日， 供应商必须在期间完成和超市的对账工作；20-30日为付款日，如果供应商未能在15日前完成对账，或20日前提供增值税票，付款程序自动延迟到下个月。 

　　③库存周转天数的限制。即使 供应商按照超市规定的程序及时对账，及时提供增值税票，但若是 供应商在超市中的库存过大，仍然无法顺利地结算货款。笔者全面了解过一家全国性 连锁超市，有近30%的 供应商因这种情况而被延迟付款。 

　　6.企业财务不规范。 

　　①送货单、超市验收单、增值税票没有做到一对一或一对多匹配。超市的货款结算是一张验收单对应一张增值税票，或多张验收单对应一张增值税票，而 供应商在开具发票时没有做到对应关系，就不知道超市付的是哪笔款，哪些货送了但没有付款，账务自然一塌糊涂。 

　　②应收账款管理不科学。很多 供应商以发货日作为起始日来计算账龄，而超市则以增值税票提供日开始计算账期。供应商应该将货物账期和应收款期分开，分别考核、管理货物周转和客户应收账。 

　　小结：以上几种情形是 供应商在和超市合作过程中最容易造成资金占压和糊涂账的原因。由于超市主导着合同文本、财务结算规定等，为了利润最大化和转嫁经营成本，他们设计的很多合同条件和财务规定对 供应商形成了制约门槛，使 供应商从一开始就处于被动局面。 

　　如何不被超市抓住小辫子 

　　虽然供应商在和超市合作中没有合同和财务方面的主导权，但只要 供应商能提高自身的财务处理能力，规范业务行为，规避财务隐性陷阱，还是可以有效地防止资金占压，提高资金周转，并很好地监控和预警恶性拖欠、超市倒闭等恶性事件。 

　　1.财务处理管理。 

　　很多经销商业务快速发展，财务力量配置明显落后于企业规模，在这种情况下，规范科学的财务处理就非常重要。 

　　供应商一定要建立订货单、送货单、验收单、增值税票相匹配的记账方法。要做到四个单据的统一，关键在于增值税的开具上，主要分2步：①增值税开票申请，必须在开具增值税票时，在申请单上详细记录订货单、送货单明细。如果不是随货同行的，还应当记录验收单信息。②规范开具增值税票。增值税提交后，超市才会开始计算帐期。可以说，增殖税是超市付款的直接依据，也是核对帐务的重要依据。因此，开具的增值税票上除了表现正确的数量、金额外，还必须在增值税上的备注栏中填写验收单号码、送货单号码等原始凭证号，便于进一步的跟踪、核对帐务。S6系统能很好的处理这些关系。 

　　2.要求业务员建立发票台账。 

　　实际上，超市账务核对和资金控制的有效与否，70%来自业务人员的资金管理水平。但目前大量 供应商都没有建立 业务员台账，这是发生糊涂账的关键。 

　　建立 业务员发票台账，使 业务员在做好销售的同时，更加清楚自己所负责客户的应收款情况、费用使用和核销情况等，最大限度地管控资金和费用。 

　　3.做好业务、财务的对接工作。 

　　作为业务人员，必须将所负责超市的任何变价行为提前通知财务，明确变动的价格和时限。财务依据变价信息核对超市的订货单，发现价格异常及时交给业务人员处理，确保和超市保证价格的一致性，有效拒绝价格差异。最容易造成乱账的费用也可以利用业务台账这个工具有效控制。 

　　4.控制超市资金结算的节点。 

　　针对超市设定的影响付款的程序（如付款日、对账日、库存周转天数等）， 供应商应当非常了解每一个超市不同的结算流程，严格按照其要求来完成各个程序。 

　　5.控制商品的流失。 

　　6.控制“缺货率”的产生