超市防损：超市稽核控制

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稽核控制

一、 收货稽核

收货稽核员工作职责
1、对物流收货单据进行稽核。具体包括：出库单、订单复印件、订单交接表、订单验收单、定货验收单交接表、入库单、出库单等。
A、每一笔订单收货是否按规定填制单据，如有积压或事后补制应查明原因。
B、检查物流收货部单据无有遗漏，错误以及各项数字的计算是否正确。
C、应加盖的公章编号等手续是否齐备，有关人员签字是否齐全。
D、各种单据收货编号是否连贯，有无重编，缺号现象，装订是否完备。
E、各种单据的保存方法及放置地点是否完善，是否已登或汇总。
2、对防损部收货验收单据的汇总进行稽核，检查本部门收货验收与物流收货部单据是否一致，如有不符，应查明原因。
3、 电脑系统中录入的内容进行核查。
A、电脑系统中的数据与单据汇总表进行核对，每日录入的数据，是否与需录入的单据一致。
B、对仓库进行核对，与电脑系统进行盘查。
C、监督各收货口是否建立严格验收收货制度。

二、 采购稽核

防损部采购稽核员职责
1、岗位说明
具备条件：（1）具备采购知识；（2）具有现场判断分析能力；（3）具有计算机操作能力，大专以上学历；（4）较强的防损意识。
编制：采购稽核员编制属于防损部，报告上级为防损主管，级别为副主管，由防损部经理领导。
2、工作职责：
（1） 新品采购阶段和供应洽谈
A、与采购员联系，掌握需引进商品的供应商资料，解释公司有关防损规定，对供应商作防损方面的要求，签字反贿赂协议。
B、参与谈判组与供应商的洽谈。
C、掌握供应商的资料
D、审核供应商所报的供货价及交易条件，进行市场调查及与其他超市比较。
E、审核采购员与供应商洽谈关系是否正常
F、提交审核报告，交部门经理
3、日常工作：
A、供应商访谈
经常性访谈供应商，了解进货价格，结帐情况及采购的关系，收集供应商对采购员的看法。
B、稽核商品
设立单品的销售数量，库存，结款金额的PH值即在电脑数据中设立防损商品数据，进行追踪，分析差异，进行市调，并查明原因，从而了解该商品的进货渠道是否正常。
C、法律控制
依法制定保障公司与供应商正常关系的防损规定，并向供应商解释宣传，对供应商派驻我公司工作的业务员促销员进行防损培训与审查，并对违规人员（包括内部采购人员）进行处理。
D定期报告与审计制度
对重点商品品项的供应商和其商品进价，销售，库存，结帐及合同执行等情况进行审计，定期报告。
4、工作意义
（1） 防损稽核人员参与采购部工作，由于是分属两个部门，具有相对独立性，加强监督，形成良好的监督体制，达到对采购全程的监控。
（2） 稽核员相对独立的工作条件有利于供应商投诉，反映情况，也有利于采购人员反映情况。
（3） 对供应商采购都起到一定的震慑防范作用，保证采购工作的正常进行。

采购稽核员工作流程

采购稽核员给供应商介绍防损政策

签定反贿赂协议书

第一阶段 查看《超市报价单》及《供应商状况一览表》

《供应商洽谈情况登记表》（采购提供）

填写《稽核谈话记录表》
《反贿赂协议签定登记汇总表》
根据第一阶段情况确定重点供应商：

与重点供应商洽谈

填写：《稽核谈话记录表》 第二阶段
《重点供应商登记汇总表》
根据市场情况填写：
《重点供应商稽核市调汇总表》
《重点供应商商品经营审批单》《重点供应商促销商品审核表》

稽核员根据合同员提供情况提出审核意见填写：
《超市购（代）销协议审批单》 第三阶段

报防损部经理

超市供应商洽谈情况登记表（3）

供应商名称：
序号 洽谈内容 洽谈情况
1 销售分析 1.
2.
3.
2 利润回顾 1.
2.
3.
3 促销活动 1.
2.
3.
4 供货情况 1.
2.
3.
5 送货 1.
2.
3.
6 价格分析 1.
2.
3.
7 付款方式 1.
2.
3.
8 关于新品 1.
2.
3.
9 市场信息 1.
2.
3.
10 季节性销售计划 1.
2.
3.
11 同行竞争情况 1.
2.
3.
12 其他 1.
2.
3.

防损部稽核谈话记录表（4） 随表附件

厂商名称： 电话：
厂商地址： 联系人：
介绍防损政策 防损的介绍
反贿赂的规定
反贿赂的处理 资信证件 1）营业执照（ ）2）税务登记证（ ）3）卫生许可证（ ）4）商品质量认可（ ）5）质量抽检报告（ ）6）进疆许可证（ ）7）安全许可证（ ）8）商品注册证（ ）9）代理（经销）授权证明（ ）10）外资企业注册证明（ ）
其他：

谈话
记录

对反贿赂协议的看法

列为重点供应商的原因
备注

采购员： 记录人：

防损部稽核员： 防损主管： 防损经理：

编号：1
反贿赂协议书编号：

三、 营运稽核

营运稽核员职责
1、检查库房三级帐、检查收货记录，如有问题出现及时解决。
2、对于精品区高档商品柜台，全面检查核对柜台帐，检查交接记录，对于无柜台帐，无交接记录，应交楼面主管处理。
3、对于滞销商品的审核，应着重对不合理，未经审核的货品进行审查。
4、对联营区进行联营商进行稽核，对未履行协议的，与采购及楼面各部门经理沟通进行解决处理，减少公司损失。
5、对生鲜商品的报损进行稽核，报损是否严格按报损要求及程序进行。
6、对营运过程进行监督，通过防损部门与营运机构中的监督机构协作，减少营运中出现的损耗。

四、单据稽核
对卖场内使用的单据进行的防损稽核

五、收银稽核

收银（财务）稽核员工作职责
1、对收银单据进行稽核，检查各单据是否完整，是否与电脑系统中的数据信息一致。包括：每日营业报表、提高记录表、每日营业结算明细表、营业总结算，如有退、换货，还应有作废帐帐单和作废帐单记录表。
2、参与对收银人员的抽查，包括以下内容：定收金额与应收金额是否相符；折扣总金额与折扣记录单的记录金额是否相符；检查收银机内各向密码机程序是否有更动，检查每个收银台的必备物品是否齐全。
3、清点金库内所有现金及准现金的总金额与金库现金收支登录的总金额是否相符。
A、检查库存现金货或随到随查，如在营业时间之前，应根据前一日库存中所载今日库存数目查点，如在营业时间之后，应根据当日现金薄中今日库存数目存款，银行存款查点，如在营业时间之内应根据前一日现金薄中今日库存数目加减本日收支检查点。支票签发金额与银行存款卡是否相符，空白未使用支票是否齐全，作废部分有无办理注销的。
B、现金是否存放库内，如有令存他处者，应立即查明原因。
C、托收未到期票据等有关库存财物，应同时检查并必须对有关帐表、凭证单据。
4、检查前台中间收款与后台金库收支是否相符，以及每次执行中间收款作业时是否如实填写表单，检查相关主管对现金收支的处理是否诚实。

六、团购稽核

防损部为您服务
尊敬的客户：在团购业务中，往往会因为具体的经办人员个人行为及个人利益，损害客户的利益，甚至影响到我公司与团购客户关系的发展。为了保障客户的合法利益，杜绝各种形式的商业贿赂，抵制私下交易，发展良好健康的合作伙伴关系，我公司防损部为你提供服务。

一、“绿色通道”
对团购客户，防损部将为您开辟全程的“绿色通道”。为您保驾护航。其特点有：
1、专门的定单通道：您只需将定单交我公司团购部，防损部会派专人和团购部一起填写预售单，在楼面为您备货，办完相关定货手续。
2、专门的结款通道：我们在收银部调协团购客户贵宾室，为您准备安全舒适的结款环境，迅速处理大额的现金交易，支票，转帐等业务。并有相关的电脑资料查询，作到准确无误。
3、专门的备货出货通道：根据你的定单，我部将配合团购部在您指定的时间内将货备齐。在您验收完毕后，将通过专门的送货码头，为您装车，送到您指定的地点。

二、有效的财务稽核
1、专用帐户：团购部将为团购客户设立专用帐户，以此确保团购客户帐务准确，清晰。
2、帐务体系的监督：防损部将对团购部的财务给予全程的监控，对每一笔销售水单与电脑系统进行核对，确保价格的准确。同时将客户的来往帐户予以审计，与财务沟通，防止漏洞的出现。保障团购客户及我公司的整体利益。

三、法律控制
1、为堵塞私下交易，防损部将制定保障公司与团购客户正常关系的防损规定，并对经办人员宣传解释。
2、在确定购买意向后，我部将和您签定反贿赂协议，并要求我公司和经办人员共同遵守。
3、对我部违规操作人员将进行严肃处理；对发生违规情况客户工作人员，我们将及时向您反映。

四、回访制度
为及时反馈业务信息情况，收集客户需要及对公司的看法，防损部实行定期回访制度。
1、防损员定期登门将客户的销售明细单，返利情况、费用支出等汇总，反馈给客户，并与客户核对。
2、及时提供商场对团购客户销售的反利及奖励信息。
3、提供下一期商品销售快迅、资料，解释我公司的促销活动。
4、收集客户对我公司商品情况及服务情况的反映
五、团购部团购工作流程图（见附表三）

结束语
防损部将尽力采取措施，为您提供良好舒适的购物环境，抵制团购活动中的腐败现象，保证您买得放心，用得放心。并在其中建立我们之间健康的商业合作之路！

联系人：防损部团购稽核组

七、行政稽核

行政稽核
一、行政稽核目的
通过对总务交出进行稽核，防止公司资产的外流和浪费，杜绝商业贿赂。
二、行政稽核实施人员
行政稽核员：
三、稽核范围：
行政稽核员对总务1、一次性支出2000元以上；2、签定合同或长期供货的重点厂家；3、其它需稽核的事项。
四、业务要求：
（一）总务部需提交的资料
1、每月25号前提交下一月的采购计划
2、在采购计划中列出符合稽核范围的供货厂家及厂家基本资料
3、所购物品的规格及所需的价值
4、同类供应商的资料2—3家
（二）需填写的表格
1、《供应商状况一览表》
2、《采购审批表》
3、总务采购所填的表格

行政稽核员工作职责
1、对各岗位行政人员的考勤进行监督。
2、对行政库房进行盘点，核对高价值资产数量，对于各行政人员的超额开支、对于各行政人员的办公用品损坏、外流等予以追究。
A、各项费用与物品领用是否已依规定呈核准许核销
B、在部门的费用，是否在预算范围之内或核准范围之内检支，是否有浪费或业务上无需的开支，各项费用的列支是否按照规定办理。
C、各种单据是否齐全及手续是否完备
2、审核各行政人员是否有超越职权或利用职务之便，违反公司制度，为自己或他人谋利益的行为。
A、对于控告、检举、举报行政人员利用职权或超越职权，违反公司规定的，应当受理，并展开调查，如发现其中触犯了刑律的，应报公安机关或检查机关；
B、对于核查属实的，应向防损主管核防损经理提交审核报告；
3、对于公司的各种设备的运行，调配和维修保养（技术工人）进行监督，防止人为的损坏。
4、对工程招标阶段：
A、参与招标过程，与工程部进行联络，掌握投标单位资料，解释有关防损规定，对供应商作防损方面的要求，签定反贿赂协议。
B、审核投标单位的投标条件；
C、审核工程部相关人员与投标单位关系是否正常
D、提交审核报告，交部门经理
5、对于工程验收阶段：审核验收人员与承建单位的关系是否正常。
6、对于工程结款阶段：参与对承建单位的结款，对每一笔款项认真与电脑系统核对，确保价格的准备，同时，持本公司与承建单位之间的来往帐户予以审计。
八、工程稽核
防损部稽核员对工程的招标，实施所进行的稽核监督工作。