传媒OA软件资产信息管理模块

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通过科学的资产管理降低企业成本

1、 问题的提出

商业就是管理用于外部交易和内部使用的物品和服务，每件物品、每种服务都有具体的所有者和标价。以企业产品管理为例：制定产品价格时，我们会和相关部门及供应商沟通并进行计算，一遍一遍的修改价格，并不断地通知销售人员和客户价格的变动。这时候问题就会出现：供应商的价格变动无法及时让销售人员得知，不同的销售人员发给客户不同的产品报价书，造成企业价格的混乱。以企业内部物品管理为例：企业的某一物品借用后，随着人员变动、时间推移而引起的损耗、遗失，责任不明，无法追究，最后不得不购置新的物品，给企业增加不必要的成本开销。

2、 解决方案

OA的解决方案：通过科学的资产管理降低企业成本。
l 为每个物品建立信息卡片，名称、规格、类别、属性、管理者，都可详尽记录，随时查阅；
l 从采购、入库、领用，到调拨、维修、报废，定义资产的流转，全面跟踪资产的状况；
l 预算、预测和监控，减少开销、提高现有资产的可使用率；
l 整合信息流、人员流、资金流、物流，有力提高企业资产管理能力。

3、 模块架构

OA软件通过对资产划分目录、类别、种类等使资产信息有序化；规范资产管理流程，包括申购、调用、盘点、出入库等，跟踪资产整个生命周期；并提供多种报告对资产使用情况、流转情况、折旧情况等作出多角度的分析。

· OA模块总体结构图
 

4. 模块综述

协同OA管理公司内部有价值的资产（固定资产，无形资产），以及公司的各种服务，将企业的资产信息归类、存储和发布；

OA对企业资产相关的目录、项目和价格的管理，它可以使企业在Web站点发布目录并管理与产品相关的信息，所有关于企业的信息都可以经由局域网和Internet得到。通过Internet，让企业的员工、客户和供应商共享关于产品的信息；

免费OA提供资产整个生命周期内的使用情况的查看，通过规范流程和实时跟踪，使企业随时掌握资产的使用状况和价值，从而建立科学的资产管理体系；

OA提供多种报告对资产使用情况、流转情况、折旧情况等作出多角度的分析。

5、 主要功能

■ 基础功能

· 规范化资产数据
通过OA建立资产目录，以及建立资产的一整套数据结构，所有的资产信息都可以规范化地进行存储。

· 管理所有与资产相关的信息
通过办公OA与OA其他模块的集成，所有与资产相关的信息都可以进行统一的管理。这些信息包括：基本信息、所属的组织信息、相关人员信息、相关外部资源信息（供应商、借贷者等）、状态和属性、库存信息、安全级别、价格和折旧信息、使用信息等。

OA提供的资产信息是涉及人、财、物和工作流的全面的资产信息。

· 资产申购
通过与OA软件的结合，完成资产申购的全过程：
由资产申购流程，并可随时将各分散递交的采购计划汇总，以及生成总金额。完成采购后自动生成入库单，并由入库验收流程自动完成对资产库存的修改。涉及的金额自动更新OA数据库。

· 资产盘点
通过与OA软件的结合，完成资产盘点的全过程：

由资产盘点流程对帐存和实存数目及金额进行分析。并自动生成盘点汇总表。盘赢和盘亏自动更新OA数据库。

· 资产调拨
通过与OA软件的结合，完成资产调拨的全过程：
由资产调拨流程自动录入相关库存和财务状况。并自动生成资产调拨汇总表。产生的相关费用自动更新OA数据库。

· 资产折旧
可自定义资产折旧的计算方法和相关函数。系统将根据资产初始价值、使用时间、状况和折旧方法自动计算出资产当前的价值。

· 提升资产的管理
企业可为每项资产指定管理员，他/她能够管理版本、文档、价格、内容和其它特定信息，并同时负责发布与其相关的新闻条目，处理相关资产的请求。

企业可以很容易定义能够被员工购买和使用的所有资源，制定出使用这些资源的权限规定。

与OA软件相结合，企业可以管理所有的请求。企业的采购部门，甚至供应商，可以容易的监控什么时候需要出货。

· 跟踪资产
通过与OA软件相结合，使企业很容易地在资产的整个生命周期内跟踪资产的情况，包括采购、入库、领用、借贷、归还、维修、报废等。并且通过系统其它模块的结合获得完整的资产状况信息。OA提供图表的形式查看资产的使用，并可以以年、月、周和日报表对资产进行多角度的跟踪。
· 车辆管理
OA除了提供资产的所有管理功能外，还根据车辆管理的特点提供以下功能：

1、 车辆安排--通过详细的车辆的使用计划合理安排出车。
2、 出车报告--由关联流程自动生成出车报告，并生成相应的统计报表。
3、 保养--由出车报告和预先设定的条件自动提醒车辆保养。
4、 报销--由流程完成相关费用的报销并更新OA数据库。

· 搜索功能
可以以资产的名称、编号、种类、状况、销售价、资产负责人和负责部门等标准对资产进行搜索。

■分析功能

OA提供的资产相关分析报告为资产管理提供了决策支持，并可以以Excel格式导出：
1、 以组织、人力资源、部门和状态进行的资产分析
2、 资产流转情况报告
3、 资产盘点报告
4、 资产折旧报告
5、 资产需求统计报告
6、 费用分摊报告
7、 车辆和驾驶员统计报告
8、 相关财务总报表
9、 资产情况总报表

■协同功能

· 管理所有资产相关的信息
OA管理所有与资产相关的信息，包括资产创建者、管理者和使用者的信息、资产使用状况、资产的价值和相关费用、资产的相关报表等。这意味着无论数据从系统的什么入口被输入或被更新，只要它与资产相关，都会成为资产数据的一个组成部分，并可通过资产模块的相应接口被提取出来。

· 完成资产的生命周期管理
通过与系统其他模块的协同，以相应的工作流启动完成资产从采购、入库、领用、维修、调拨、盘点、折旧、报废等整个生命周期的管理， 并实现对资产数据的更新。

· 与企业信息门户结合的应用
与企业信息门户相结合的资产管理可以让不同的用户迅速地获得自己感兴趣的信息和完成个性化的应用：

1、 管理者--跟踪资产的状况，及时作出决策，对相关的资产请求进行审批，获得各种资产分析报告。
2、 员工--以目录的方式获得资产的信息，与OA软件结合完成资产的相关工作流，包括申购、使用、维修等。
3、 供应商和其他合作伙伴--获得订单或维修请求，协同完成资产的相关处理。