云oa系统外包服务费用管理方法

　　如何正确的实行云OA系统管理，如何判断自己应用外包服务能够更好的帮助业务运营呢？北京高法院每年向市财政要1000多万元的云oa系统外包服务费用。北京高法院技术处副处长王岚生说：“我必须说清楚每一分钱花在哪里，起到什么作用，否则怎么能获得批准呢？”

　　北京高法院在运维外包之前，让乙方摸清楚了所有的IT资产总和以及分布图，系统物理位置和跑的应用。随后还制订了6个分类，1700多项的服务类别，细致到响应时间、服务标准，服务工种等细节。

　　王岚生说，如果不把服务做到标准化和细致化，谁也说不清楚该花多少钱，也不能保障外包服务的质量。“当然也要对乙方负责，让它们能赚到钱。”耿昭说。

　　童腾飞认同北京高法的这种做法，“甲方必须将自己的需求非常了解，才能梳理出清晰的运维服务范围，做到产品化和标准化，提高服务质量。”他提醒说，在外包中，需要注意“影子政府”的存在，即外包商一家独大之后，可从IT业务中架空甲方，或者是由于运营商本身的原因而影响到甲方。

　　不过，北京高法采取了让外包运营商相互制衡的关系。原本是4家分包商，后来又增加了两家分包商，负责庭审光盘刻录服务以及安全保障服务。第三方监理公司也会考核这些外包商的工作质量。

　　北京市信息资源管理中心（下简称中心）成立于2001年，主要负责北京市信息资源的共享、交换和整合工作等，集中管理全市重要的信息资源。该中心也做了一部分运维外包服务。中心计划部部长高顺尉说：“我们最近在考虑云oa系统外包服务费用的下一步，究竟是采用大包方式还是分包方式？”他说，从现在的外包方式看，第一种方式是前期建设不管，运维由总包来做，可分解到分包商。第二种方式是前期建设开发由一家公司做，而运维交给另外一家总服务商来做。第三种则是谁开发谁运营的方式。

　　高顺尉认为，哪种方式都有利有弊。北京市信息资源管理中心采用的是第一种云oa系统外包服务费用的管理方式，将软硬件维护、系统升级等事情交给一家总包商来做，不过，由于总包商实力有限，它们又引入了分包商。除此之外，中心还将资源建设、网站栏目建设等事情交给了分包商做，可以认为中心正在迈向流程大包的方式。

　　“中心的技术实力比较强，日常维护交给运营商，可是在关键节点上都有我们的工程师提出要求，负责考核，这样确保了服务质量。”高顺尉说，每年有千万元的外包费用。由于系统复杂，必须要引入总包服务商，要在合同上写清楚运营维护的需求。而总包商又不是什么都能做的，所以它们又指定了分包商承担一定的分包业务。

　　“什么能包，什么不能包？流程的东西必须外包，如系统开发和维护等，外包有利于提高效率。政府能做的事情不能外包出去，这是属于政府的职能范围之内的。安全的范围也也不能外包出去。”他分析说。

　　高顺尉说，其实还有一种外包方式，就是找一家类似于监理公司的角色，再由这个公司去找外包商。他说，大包肯定是一种趋势，政府部门在外包时必须考虑自己的掌握能力，并且对外包商的要求很高，需要有一定规模和技术。但政府部门要对外包商可掌控，不能被“影子政府”牵着鼻子走。

　　童腾飞认为，服务外包的产品化和标准是是外包服务的趋势，事先定义好运维外包的范围，可以核算出成本是多少，需要哪些服务，基础设施和系统的比重关系，让甲方用好每一分钱。他重点指出，云oa系统可以外包出去，可政府职能不能外包出去，这就需要政府部门在IT外包之外的市场化之后，真正发挥出来电子政务的作用。

　　他们按照服务目录的要求，在保障质量的前提下，分解了服务任务，又落实到具体实施人。从人员、设备、流程以及目标等做出了考核要求，确保了服务质量。“每天8点之前，有工作人员对一些关键性系统做巡回检查，排除潜在的故障，确保甲方的业务运转正常。我们将服务流程固化之后，服务也从被动转为主动的监控。”米坤认为，采用运维大包机制，可以给甲方一个清晰的责任接口，让甲方只关注最后的绩效，这是运维外包提高效率的体现。

　　引入市场竞争机制，让运营商之间有相互制约是保障服务质量的前提。电子政务建设也是如此，建设初期有各种标准，随着市场的成熟和竞争，市场逐步成熟和规范起来，形成业内公认的标准化。运维服务也是如此，在初期可能存在各类标准，价格也不透明，等完全发展起来之后，必然会走向正轨。

　　现在还无法判断这个市场什么时候成为规模，但毫无疑问这是一个趋势，主要还要看政府部门的意识和观念。以安全为由不能成为电子政务不采取运维外包的一个理由。毕竟在建设中，政府部门是强势的，他们可执导乙方如何遵从相应的法律法规，从技术上解决安全问题。”

　　采用运维服务外包关系到电子政务战略层面，确保IT系统在时间上、空间上具有连续性，确保IT系统的发展。从运营商角度看，更好的管理云oa系统外包服务费用也避免了每次更换服务外包商的资源浪费。

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