知识型组织如何发展竞争情报（二）（AMT研究院 郎蒙 编译）

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信息专家和竞争情报的关系
 
 在知识型组织中信息专家在竞争情报的工作中做些什么呢？
 
 一个信息专家可以被定义为，是一个为组织提供信息资源和培养组织获得信息的能力的人，他为组织所做的工作可以帮助组织学会学习以及调整自己从而适应环境的变化（Lindesy-King,1998）。马歇尔、菲舍尔、默顿和皮克勒（Marshall, Fisher, Moulton and Picolla, 1996）对信息专家的解释是，信息专家可以通过对知识型组织对关键信息的迫切需要做出反应带给组织所需要的信息。
 
 信息专家在组织竞争情报发展过程中参与的工作包括情报需求的识别，信息的获得，信息的组织和存储，信息产品和服务的发展，以及信息的传播和使用（Lindesy-King,1998）。
 
 但是，为了真实的评定信息专家对竞争情报传播的作用，还需要竞争情报专家把信息专家的专业技术和组织需要的技术进行比较。
 
 信息专家的技能
 
 艾肯（Elken,1998）总结了目前信息专家已有的技能：
 
 1、信息处理技能：对信息建立目录，建立索引，并对知识进行整体管理和组织；
 
 2、培训技能：帮助任何年龄、任何背景、任何专业或需要的人去使用图书馆和任何媒介的信息资源，并且进行客户支持和客户培训；
 
 3、评价技能：进行选择和批判性评价；对信息质量的保证；寻找适合目的的，在传统和数字图书馆需要的信息。
 
 4、关心客户。
 
 马歇尔等一些学者通过对信息专家的专业技能和个人技能结合起来综合考虑信息专家的技能，得出一个对此更深刻宽泛的解释。他们的观点认为，信息专家的专业技能涉及到信息资源方面的专业知识，比如信息的获得、技术、管理和研究，以及使这些专业知识在信息化服务中得到应用。个人技能就是那些可以使信息专家有效率的工作、成为良好的沟通者、在工作中不断专注于学习、能够展现他们所贡献的增值价值、在新的工作环境中还能继续发展的能力。
 
 信息专家需要具备的专业技能：
 
 1、 拥有信息资源方面的专业知识，包括具备对信息做出评判性的评价和筛选过滤的能力；
 
 2、 具备适合商业组织或者顾客的专业知识；
 
 3、 配合组织的战略方向，开发和管理方便的、有效率的信息服务；
 
 4、 可以为信息服务的用户提供出色的指导和帮助；
 
 5、 评估信息需求，设计并向市场推出满足这些需求的信息服务和信息产品；
 
 6、 利用合理的信息技术获取、管理和传播信息；
 
 7、 利用合适的商业和管理手段宣扬信息服务的重要性；
 
 8、 为组织内部或者外部，或者个别单独的客户开发特殊的信息产品；
 
 9、 评价信息应用成果并能够对信息化管理中出现的问题研究解决方案；
 
 10、 不断的改进信息服务以适应不断变化的需求；
 
 11、 是资深管理团队中有力的一员，是组织在信息方面的顾问。
 
 信息专家的个人技能：
 
 1、 力求出色的服务；
 
 2、 在信息中心内外不断寻求挑战和新的机遇；
 
 3、 把信息中心和信息服务看作是制定合理决策的过程中的很重要的部分；
 
 4、 寻找合作者和联盟；
 
 5、 创造相互尊敬和信任的环境；
 
 6、 具备杰出的沟通技巧；
 
 7、 具有很好的团队工作能力；
 
 8、 具有领导能力；
 
 9、 具有很好的计划性，区分事情的优先级，关注于最重要的事情；
 
 10、 忠于终生学习和个人职业规划；
 
 11、 具备个人商业技能，能够创造新的机会；
 
 12、 能够认识到专业人士团结工作的价值；
 
 13、 能够积极灵活的面对不断的改变。
 
 为了总结以上这些信息专家所需具备的技巧，戴文波特（Davenport,1997:115）发表了他对高级经理人员培训班和MBA班的学生的调查，列举出了理想的信息专家所需具备的特征。他解释说，令他吃惊的事无论是高级主管还是MBA学员对这些特征的看法有着高度的一致性。几乎所有人都认为理想的信息专家应当具备以下的特征：
 
 1、 对商业有着广泛的了解，具备关于组织结构和职能的丰富知识；
 
 2、 了解组织中的各种各样的资源和信息的使用情况；
 
 3、 熟练掌握信息技术；
 
 4、 具备政治头脑和领导能力；
 
 5、 具备非常强的人际沟通技能；
 
 6、 对整个商业行为有着非常强的定位，而不是仅仅局限于组织内部的职能目标。
 
 戴文波特（Davenport,1997:115）总结这次调查时，提出了这样的问题：“既然有如此一致的看法，为什么在实际工作中很少有信息工作者表现得与技术专家一样呢？”
 
 竞争情报专家的角色与职责
 
 正如前所述，在信息专家在竞争情报工作流程中的职能确定之前，需要对竞争情报专家的角色和职责加以讨论。我们需要对以下的问题加以明晰：
 
 1、 信息专家是否构成组织竞争情报流程的一部分？
 
 2、 信息专家是否应包含在组织中为竞争情报负责的工作团队中？
 
 3、 信息专家需要做什么类型的工作？
 
 4、 对信息专家和竞争情报专家的技术要求存在哪些相似之处？
 
 为了弄清楚竞争情报专家角色和指责究竟是什么，我们对南非以及国际上所空缺的竞争情报专家进行了分析。根据分析的结果，竞争情报专家的角色和职责可以总结如下：
 
 南非对竞争情报专家的要求：
 
 1、对组织战略有很好的理解；
 
 2、能够很好地理解组织目标，以及与其他致力于经济增长的组织之间的相互关系；
 
 了解在发展全球竞争力过程中在技术、国际贸易、物流系统、智力资本的能动性、标准、环境的动态性、流程技术及技巧等方面的问题；
 
 3、能够像预测具有潜在增长领域一样预测增长不存在连续性的领域的技术发展、在国际贸易发生、物流、市场环境和环境导向的需求方面发生的变化；
 
 4、联系世界上正在发生的技术变化，对政策形势具有很强的敏感性；
 
 5、能够通过提升策略方法，提供政策和战略的领先以延长阶段性战略的可竞争性。
 
 国际上对竞争情报专家的要求：
 
 1、监视和负责组织的竞争情报职能。与高层管理者、产品开发和营销团队一起工作，为情报收集设置目标，为数据的收集和分析创造一个合理的方案；
 
 2、领导竞争情报团队的工作。监督这个团队的成员的数据收集和分析的工作，向他们分配任务，并主持特别数据的收集。保证组织的情报和信息收集工作采用合理的技术技巧；
 
 3、固定竞争情报团队所需要的资源，保证他们可以获得收集和分析数据的所需资源。在团队的预算中包含购买设备，招聘和培训员工，根据需要对顾问进行再培训；
 
 4、分析收集到的数据并撰写分析报告；
 
 5、 协助竞争情报管理者准备给高层管理者和公司其他部门做展示的材料和报告，并对一些展示成果负主要的责任；
 
 6、监督竞争情报小组的成员，保证他们能够学习和掌握合适的专业技巧，使他们有能力发展得更加专业；
 
 7、管理竞争情报团队的预算；
 
 8、对竞争情报小组得出的分析和结论负责。向高层管理者和其他客户团队做定期的成果展示。
 
 当我们对信息专家的技术和竞争情报专家的角色和职责做出比较的时候，我们可以清楚地发现它们之间如果是真的有关系的话，那么联系也是很少的。这个观点可以在另外一篇文章中得到进一步的支持，在这篇文章中，划分出了15项关于分析已经收集的数据以及将它们转化成为情报过程中所需要的不同的任务和职责，或者称作是所必需的主要职业。这15个主要的职业包括行为科学家、制图专家、经济学家、工程师、图表设计专家、医学分析师、多媒体和影像制作者和导演，以及资料收集分析员。这里提到的资料收集分析员与信息专家有根本的不同，“他们的职责是应用知识、经验、研发技能和主动性从众多的信息资源中开发出有意义的，能够应用的情报资产。这就像是把从不同的地方不同的时间得到的疑惑汇总在一起，然后去形成一个可以能够理解的结果——尽管有些东西可能被遗漏。”由竞争情报职业者协会（the Society for Competitive Intelligence Professionals, SCIP）发起的研究结果表明，以下这些特征对于情报分析员和信息专家而言是一致的：
 
 1、信息专家发现问题，确定问题和解决特殊问题时的好奇心；
 
 2、信息专家利用丰富的资源识别影响客户决策的因素时的执著；
 
 3、正规的组织技能；
 
 4、例如写作和倾听的沟通技能；
 
 5、在相关面试中的面试技能。
 
 但是，在这项研究中也发现信息专家还需要掌握一定的技能，从而能够在竞争情报流程中做出有影响和有效率的分析。这清楚的表明了信息专家负责和参与竞争情报流程中的工作时的现有能力和需要培养的能力之间的差异。上面提到的技巧包括：
 
 1、发展情报方面和公司文化方面的良师益友；
 
 2、参与竞争情报团队的工作；
 
 3、发展人际关系，识别管理人员的问题；
 
 4、学习你自己的专业；
 
 5、实践、实践、实践；
 
 6、恳求同事的评价和建议；
 
 7、承担风险，坚守自己的位置，坚守自己的立场；
 
 8、明确竞争情报的有限的服务对象，学会谁是服务对象和怎样说不；
 
 9、提供战略和战术情报；
 
 10、加强写作、展示和辩论的技能；
 
 11、通过参加类似MBA这样的学习，获得财务和商业技能；
 
 12、尽管去做；
 
 13、能够很好的组织情报；
 
 14、在一个鼓励变化和新技能发展的环境中工作。
 
 尽管看起来信息专家的技能和竞争情报专家的职责相差甚远，而且看起来信息专家对竞争情报流程几乎没有贡献，但是信息专家有一个专业工作必须去做，没有这个工作环节，竞争情报流程就是不完善的。这个工作就是，“与其他部门进行沟通，以保证有效的信息流从竞争情报小组流入和流出。竞争情报小组主要负责分析竞争情报，但是数据是来源于整个公司的。”
 
 信息专家在竞争情报流程中的参与
 
 在组织中，信息专家比其他任何专业人员都要多。他们需要具备特殊技能去获得、组织和传播数据或信息，并且为竞争情报小组带来有效的数据流或信息流的储备。信息专家和组织中的其他专家一样，需要清楚并且贡献他们的特殊技能给竞争情报流程。但是，在对信息专家的技能做出仔细的考察后，他们技能的发挥需要在一个有必备的技能和能力，对组织整个的竞争情报流程具有全局眼光的人的指导和领导下进行。
 
 吉兰德（Cottrill,1998:28）在解释怎样挑选负责竞争情报的人的时候说，“以他的经验，在每一个公司都至少有一个具备‘竞争情报远景’的人。这个人可能正在做其他的工作，但是它具有运作竞争情报资源所需的聪明才智和商业头脑。”
 
 因此，对于信息专家而言，需要严格审视自己的技能，并且要知道如果他们没有运作整个竞争情报资源所需要的聪明才智，商业头脑，以及与高层管理者的密切关系和授权，他们仍然可以运用自己的技术和能力为竞争情报流程收集、组织和传播数据或信息，无论这些数据或信息来源于传统还是数字资源。
 
 结束语
 
 只有得到应有的关注和优先权限，竞争情报才能对公司有所贡献。它不是组织中那些“最好获得和指导”的工作，而是应该关注那些对公司生存至关重要的事情—— “必须获得和知道”的事情。
 
 在很多公司中，高层管理者仍然不知道怎样使竞争情报为他们提供支持。很多高层主管仍然依靠历史经验和潜在的想法制定决策。他们应该受到引导和“教育”，去信任竞争情报提供的结果和建议。竞争情报需要将他们得到的结果进行必要的营销，向决策者表明依从竞争情报给出的建议他们将会得到预期的结果，只有这样才能得到管理者的信任。
 
 为了在当今激烈竞争的时代发挥作用，我们需要将公司的“感应器”开发成像生物神经系统一样，使公司能够对危险和需求做出相应的反应。这就需要适时地给组织中适当的部门整合完美的信息流。这个“神经系统”需要包括一些工作流程，使得公司可以对竞争环境做出感应和反应，感觉到竞争对手的挑战和顾客需求的变化，从而使组织可以及时地对这些挑战做出回应。
 
 竞争情报关注关键事件，那些成功地为竞争情报建立有效的制度和组织构架的组织，将会取得相对于他们竞争对手的竞争优势。对于现代组织而言，已经不可能再轻易地获得有效的竞争情报的能力了。
 
 参考文献：
 
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