是到了更换项目管理工具的时候了吗？

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我祖父过去曾说过：“糟糕的工人总是抱怨他的工具不好。”他的话在我最近代表一个客户的公司评估一些商业应用软件时应验了。

发生在我自己身边的情况是：在我之前没有人对我们公司所使用的各种内部项目管理软件做过任何类型的独立评估。我们一直都是例行公事地升级项目管理软件，而没有真正考虑过我们公司到底是需要花钱买新软件，还是只需简单的磨快我们的旧工具。更加荒唐的是，进行软件评估和开发是我们公司的支柱项目。没有对你当前的项目管理软件进行评估和考虑新的解决方案，你就可能会陷在只使用舒服和熟悉的工具的老路上。

摆脱限制

我们已经仔细地考虑过和调查过适当的集成开发环境(IDE)，以及给商业管理和通讯的技术支持。那么为什么我们总是没有注意到自己工具箱里这一方面的问题呢？

我怀疑你们有许多人会说我们会摆出自己的原因，譬如，软件项目日常策略之外的任务总是缺乏时间；处理看起来不会崩溃的事情总是很令人麻烦的；以及它相比而言是承担得起的。

作为一个项目经理，你也许只忠实于一种特定的项目管理工具。这种联系往往会在整个组织里流传，甚至是在没有什么理由来支持的情况下成了一种“政策”。

任何类型的改变都伴随有开销和短期的头疼。如果让每个人都觉得使用“Project-o-matic version 3.5.1”顺了手花了你两年时间的话，你现在对其应该不想有所改变。你甚至会相信选择一个特定的项目管理工具并不能真正地带来巨大的改变。它们只不过是有助于记事和通讯，那么为什么还要换呢？

小心改变的步伐

开发的惯例现在正在受到开放源代码运动和其他的项目管理方法的挑战。任何失去对这种可能性警觉的组织或者项目管理者都会成为变革步伐的受害者。

向我们所使用的日益复杂的工具里添加(新)“特性”常常并不能带来相应的回报。这些特性中的许多甚至都是多余的。况且，真正的升级，其频率是很低的，但是许可证的花费仍保持很高。

更换工具的含义

当然，我并不是说你要为了更换的目的而更换工具。从潮流上来说，项目管理工具太重要了所以不能不要。即使是某些新的方法变得流行起来，这也不意味着你要开始跳上每一辆驶过的花车。

广泛使用但是朴素的工具包往往质量会更高，而且更容易迁移／升级。技术很可能是成熟的，所以销售商不太可能在短期内就随随便便地放弃这样的技术。

另一方面，你的远期职业发展也要求你有使用最新工具的经验。“离线”试验新技术向来都不是一个好主意。

我对主流产品TimeWizard、Primavera、Welcom和Microsoft Project的依赖则可能是我低估了自己的项目。你甚至想考虑使用自定义的版本或者全新定制的工具。可以丝毫不夸张地说，评估一下你没有使用过的工具的演示版都是有用的。

你也许不清楚自己所拥有的项目管理工具到底要花掉多少钱。除了许可证的花费，你还应该考虑建立新项目、和你的日常工作对接等等事情所要花费时间的价值。而且，不要忘记每一次升级都意味着培训、硬件需求、操作系统的需求、用户支持的联系等等。例如，你真的认为项目策划系统需要一个多媒体演示工具吗？我祖父会把这叫做“杀鸡用牛刀”。

免费的(和几乎是免费的)项目管理工具

个人现在可以自定义他们的工具了，这样在公司里每一个人使用同一种工具所节省下来的费用有时就被抵消掉了。使用一种自定义图的团队成员可能在理解其他人所使用的自定义图时会有困难。所以你应该花一些时间看看免费的(和几乎是免费的)项目管理工具。

然而，有时有必要(甚至是被认为是有用的)坚持使用“磨损殆尽了的工具”。但是盲目这样做是没有好处的。对其他软件的评估技巧对于内部标准工具的年评估也是大体上适用的。如果你同工具软件的销售商保持着良好的关系，那么你可以根据经验要求销售商加进或者去除一些特性。

底线是：不要向你的项目管理工具妥协；它们会限制你的表现，甚至是你的职业发展前途。

来源：管理周刊