我的网管工作报告(甘琳燕)

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公司新上了个知识管理的系统网站，系统的功用简单的说是短期内实现公司所有知识成果上网，异地共享，逐步建立公司知识库；长期来看，最终将实现所有重要工作流程的电子化处理，知识及经验共享，逐步成为公司内部管理交流及与外界沟通的平台。同事群策群力给它取了个好听的名字，叫“Vshare”，谐音“We share”，呵呵，共享带来价值的最大化嘛。

头儿把网站管理的工作交给了我，走马上任后我摇身一变成了Vshare网站的系统管理员，这倒是个新鲜活。Vshare网站的建设，说的直白一点，其实是个前人栽树后人乘凉，功在当代利在千秋的活（呵呵，稍微夸张一点）。初始阶段最重要的工作就是丰富数据库，将目前分散在公司成员各人电脑中的历史文档集中上传到Vshare上，先把水库建起来，蓄点水，之后再不断累积。

整个系统是面向所有公司现在及未来成员的，如何确保每个人都能高效的使用这个知识库成为最为关键的问题，因此文档命名及上传的规范是必过的一关。

为实现这一目标，我制定了不同目录下、不同类别文档的命名规范并向所有成员公示，但从实际执行二个多月的效果来看，文档命名还是经常会出现过于简单的不规范现象。究其原因有三：

首先，每人对命名规范的理解各不相同。虽然有了规范，但并不可能囊括所有可能的情况，在出现不能清晰确定文档类别及命名规范时，不同的人，就有不同的操作方式。

其次，懒惰思想。毕竟给电脑里早就存了多年的历史文档重新命名是个枯燥的工作，说白了，简单重复劳动，而且是在正常工作负荷之外的额外任务，能省事就省点事。

第三， 文档命名负责人考虑不周全。由于负责文档命名的人多为文档作者，对文档内容及背景非常熟悉，因此极容易犯文档命名简单化的毛病。因为“我觉得这就能说明文档的内容了啊”，其实不然，因为别人不是文档的作者，文档命名过于简单，对于不了解背景的人来说，如果单凭文档标题完全不能准确了解文档内容，Vshare也就不能很好的发挥其知识库的作用。试想，看标题不能大致了解文档内容的话，如何从浩瀚的知识库中搜索出想要的信息呢？能指望大家都有时间去一个个打开文档仔细阅读里面的信息么？不可能。

对于第一和第二种情况，在执行过程中加强沟通和监控的话比较容易消除，我这里想说的是的第三种情况。其实这是典型的一种本位主义思考，从自己出发，没有考虑到这个知识库其实最大的功用是为了大家能够共享。但是，要让别人能够分享自己的知识成果，必须从名字这一最简单也最直接的沟通界面做起。因此，站在对方的角度思考也就成为每个人给文档命名时必须思考的问题，在执行时，首先要问自己：

1、  我这样命名是不是能够准确说明文档的特征？

2、  我这样命名是否把该表述的信息都表述完整了？

3、  那些从来没接触过文档背景的人是否能够看得懂？

其实道理很简单，最笨的方法有时往往是最好最有效的方法，将信息的受众想像成为没有任何专业背景的普通读者，站在他们的角度去思考，在这个准绳上再去思考如何命名就不会犯命名过于简单的错误。Vshare的宗旨是共享，我想换位思考也是为实现共享而需要我们去坚决实践的一条准则。如果每个团队成员都本着为人着想的原则做事，那么他在使用Vshare的过程中也能从别人那里享受到别人为您着想带来的价值。

想远一点，站在他人的角度，为人着想，其实绝不仅仅在Vshare网站的建设中需要。我们在工作的方方面面其实都需要去体会、去实践。比如调研问卷的设计，有时客户提出的研究需求往往庞大而繁杂，设计一份能包含所有客户想了解信息的问卷不难，但是如何保证这份问卷能从消费者那里取得真实而高效的回答就不得不站在消费者的角度来思考了：

1、  消费者更愿意接受什么样提问顺序？

2、  消费者更容易理解什么样的语言？

3、  如何用消费者的语言来表述比较专业的概念？

4、  消费者能够接受涵盖多少内容长度的问卷？

5、  消费者能够接受涵盖多少内容跨度的问卷？

6、  ……

但是在实际执行过程中，往往很多研究公司为了满足客户的需求，一昧的牺牲研究设计的一些原则，“再添几个问题吧，客户需要”；“再增加一个品类的研究吧，客户想要节约费用”。对于这样一些形式上百分百满足客户要求的问卷的调研结果，我有些怀疑。现在社会，谁能期望有那么多好耐心好脾气的消费者都能“碰巧”被我们的市调访问员找到呢？当消费者被一份问卷烦得不能再烦的时候，你能指望她回答的答案有多少出于真心，多少出于假意呢？根据这样的调研数据做出的分析又有多大的价值呢？站在消费者的角度去思考调研设计，客户需求与消费者接受能力之间如何寻求平衡点，我想是每个做研究的人都不得不思考的问题。

作者：迈迪品牌管理咨询公司-甘琳燕