江西工程档案管理软件

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 　　项目档案管理是指建设项目在项目申请、立项、现场勘察、图纸设计、施工、竣工验收、质量监督等环节中形成的文字、表格、图像、图纸等文件材料的归档和管理，为企业项目绩效评价和投资决策提供依据。工程档案管理具有专业性、周期性和服务性的特点。施工企业加强工程档案管理，可以为工程改扩建提供准确的数据，在避免施工盲目性的基础上，有效降低施工成本。建设项目是城市发展的重要组成部分，项目档案管理可以为相关领域提供数据支持。

　　一、工程档案管理存在的挑战有哪些

　　1、档案管理缺乏统一标准，施工档案的管理存在很多不规范的地方，比如资料的收集整理需要联系施工进度，同步更新资料。但从目前的情况来看，企业施工资料的收集往往滞后于项目的实际施工进度。这种数据收集方式可能会影响工程竣工验收的效率，也不能保证数据的全面性和真实性。企业档案编研缺乏主动性，档案分类、重装、整理、修订落实不到位，无法保证档案的系统化建设。

　　2、档案管理的保障措施不完善，部分施工机构未设置档案管理的专业部门和岗位，档案管理往往由项目部其他非专业人员管理。甚至可能造成重要资料的遗漏或丢失，这也是施工档案管理过程中的通病。档案管理主要以电子档案和纸质档案为主。纸质档案容易受到温度、湿度、地形等因素的影响。由于设备的存储功能没有加密，电子档案也可能存在一定的潜在管理风险。

　　3、归档的及时性有待提高。在建筑工程档案管理过程中，普遍存在资料收集和档案归档不及时的问题。在一些建设项目中，由于档案管理人员不深入一线业务环节，档案资料收集与施工进度差异较大，无法保证项目前期资料收集的完整性和及时性;有的项目负责人是档案管理的第一主体，但档案收集后，并不主动向档案管理人员移交档案。

　　二、工程档案管理有效策略

　　1、实现档案管理的有序发展

　　在合同签订过程中，建设单位和施工单位必须保证合同内容中关于档案移交的相关规定，明确规定档案的移交时间、责任人等。并要求施工方严格按照合同内容执行。作为建筑材料的检验，建筑工程的质量检验，隐蔽工程的检测等。档案是数据采集的重要组成部分，企业有必要加强对关键环节的监管。

　　2、确保档案的完整性和及时性

　　为加强项目档案全过程监管，提高归档时效，企业可从项目验收、项目监管、档案保管企业需要把工程项目的验收阶段作为档案管理的关键环节。在验收的各个阶段，要充分把握时机，反复审查档案内容，做好查漏补缺工作，为工程档案转入验收做好准备。工程监督检查也是档案监督的重要契机。在这个环节中，档案管理人员可以及时核对数据，有针对性地补充数据内容，保证档案信息的完整性。

　　3、推进工程档案信息化管理

　　对于施工企业来说，随着施工项目数量和规模的逐步扩大，加快档案信息化建设势在必行。信息技术的应用可以提高档案管理的效率和质量，满足企业的发展需求。智能档案管理软件已经成为档案信息化管理的重要组成部分。企业需要加强与外部软件公司的联系，开发与企业施工业务相匹配的智能档案管理软件，开发集数据采集、应用检索、信息检索、文件下载、管理统计等功能于一体的功能系统。

　　三、泛普软件-档案管理软件的好处

　　1、工作流程更加的规范

　　通过档案管理软件可以在上面制定标准的规范工作程序，每一位参与人员根据里面提及到标准去执行。在执行的过程中，如果有发生差错，也能及时的找到错误的源头，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及节省时间。

　　2、工作内容更加明确

　　档案管理软件可以在上面直接设定一个项目的完整流程，在每一个环节中都会明确工作内容，并且进行合理的人员分配。每一位员都能在软件中看到自己的工作内容以及实施的流程，将任务直接责任到人。

　　3、档案目录信息管理

　　以现在流行的朗速工程档案管理软件为例，用户输入文件数据后，通过计算可以自动生成文件目录信息，。文件目录是工程档案管理软件的一个基本功能，其他档案管理软件在处理文件目录方面也有自己的特点，给文档管理人员带来了很多方便。

　　4、档案全文存储与检索

　　文件的全文存储在工程档案管理软件中，不仅可以实现文件目录检索，还可以实现文件的全文检索，为文件的利用提供了坚实的基础。基于档案的全文存储，档案管理软件有两种管理电子文档的方式，即在数据库中保存电子文档，用户可以根据自己的需要选择保存方式。

　　大数据时代背景下，信息资源关乎建筑领域经济稳定性，也影响着城市的规划与发展。充分发挥信息技术的作用，档案管理系统的建设以外，企业还可以发挥信息技术在缩短空间距离方面的作用，通过搭建信息共享平台等方式实现企业总部对各项目部门的监督管理，这也是提升档案资料管理质的有效途径。