电子邮件存档技术

公司主管们知道，电子邮件如今不再只是公司宣布举行野餐的一种方式，它成了公司开展业务所依赖的媒介。他们也知道，政府监管部门把电子通信内容看成是必须加以保护的潜在证据。

当“伊莎贝尔”飓风袭击美国东海岸时，海水涌进了Dan Roche设在巴尔的摩的网络设计公司的一楼，当时他们面临无法使用电子邮件的危险。

“我们一切通过Exchange开展工作，所有的沟通及销售都借助它。我们整个公司的工作日程表都在该服务器上面。你需要审查追踪。如果电子邮件系统出了问题，那我就完蛋了。”E.magination Network LLC的CEO Roche说。该公司每周大约生成10万封电子邮件。

法规遵从正中要害

因为无法及时地查找及检索电子邮件，所以美国证券交易委员会（SEC）在2002年12月对华尔街五家经纪公司处以共计825万美元的罚金，这些公司包括摩根·斯坦利、高盛和所罗门·史密斯·巴尼公司。

SEC、纽约证券交易所和全国证券交易商协会都要求经纪公司保留来往的电子邮件。被处以罚金的几家经纪公司没有把电子邮件保留三年或者没有把它们在便于访问的地方保存两年。

SEC对华尔街重拳出击已对整个金融服务业产生了影响。密西西比州汉考克银行的直接银行业务副总裁Jeff Theiler说: “我们从法律部门得到了暗示，SEC的法规将同样适用于银行业务方面。”

Theiler最近使用加州的新兴公司—— ZipLip提供的内部电子邮件存档产品，用于其Exchange服务器环境。Theiler说，他的Exchange服务器能保存电子邮件，但由于这家有着100家分行、1900名员工的银行要生成大量邮件，所以无法满足其需求。Theiler说: “其中一项要求就是，监管人员来审查时，无须一大堆规范和步骤，在终端前面坐下来，点击某文件，就能够得到。”

密歇根州的信息和图像管理协会会长John Mancini认为，即便不受制于新的法规标准的公司也应当关注电子邮件存档，以管理诉讼风险。但希望能够查找及检索大量电子邮件的公司发现自己原先的直连服务器基础设施缺乏这种功能。

EMC、IBM 及其他存储厂商正在推广信息生命周期管理（ILM）概念，即获取电子邮件等非结构化数据、借助策略引擎进行全面管理的功能。

譬如说，从磁带存储系统检索电子邮件也许是一项繁重的任务，这要视信息寿命而定，可能需要花费几千美元到上百万美元不等。Mancini说，如果对方要求检索电子邮件的话，这将会促使一些公司寻求庭外和解，而不是支付司法调查费用，不过把放在联机磁盘阵列上的电子邮件保留几年，可以把查找及发现时间从几天或者几个月缩短至几秒。

电子邮件存档技术一般包括随带日志软件的设备，可以保存所有进出的电子邮件，它具有索引编制以及按内容、用户或者标题查找的功能。

购买还是外包？

购买电子邮件存档软硬件可能要花巨资，于是E.magination Network的Roche决定把该公司的电子邮件存档系统外包给密歇根州的Evergreen Assurance公司管理。Evergreen使用客户端的一台服务器来存放与电子邮件环境一样的副本，并将之放在远地数据中心。

Evergreen Assurance的数据中心备份了该客户的所有进出电子邮件，以及地址簿和联系列表。Evergreen保证: 服务停用后15分钟内就能恢复电子邮件。

Roche说: “我认为我们自己可能构建不了Evergreen提供的服务。它们构建的系统在复制、故障替换和恢复等方面相当复杂。虽然海水漫过了大楼的屋顶，但除了停电外我们没有遭到其他破坏。我可以用随身携带的BlackBerry使用电子邮件。”

相比之下，汉考克银行的Theiler说，他决定自行构建存档系统，因为如果外包，则在遵守最近的隐私法规方面会有顾虑。Theiler解释: “考虑到外包服务商之间的种种合并，加上一些安全问题（第三方供应商的服务器从数据中心神秘消失），我们觉得最好采用自己的解决方案——控制和安全绝对是要考虑的因素。”

Theiler说，他不仅需要满足电子邮件存档方面的法规要求所需的最低标准的技术，还需要能够以后扩展特性，以便添加电子邮件的加密功能，用于把银行报表发送给客户，或者为内部用户实施远程因特网接入方案，以便使用电子邮件账户。

汉考克银行目前使用ZipLip的Unified Archival软件，该产品25个邮箱的起价还不到1.5万美元，可以支持Microsoft Exchange、Lotus Domino及其他主要的电子邮件和即时消息系统。

自行构建ILM

伊利诺斯州的OSF医疗系统购买了EMC Centera阵列用于电子邮件存档，这是其80TB多层存储架构的一部分。SAN的电子邮件部分花了几万美元，不过这将为因每年要承担600万封电子邮件的基础设施减轻负担，OSF技术规划经理Jim Doedtman说。

Doedtman说，作为两年前开始的全面IT基础设施改造项目的一部分，他需要具有索引编制功能的电子邮件存储系统，以便消除重复附件，并且为使用Windows 2000/Exchange环境的7000名用户从创建到删除的过程中自动管理电子邮件及其他文档。

Doedtman正在构建的ILM系统会根据邮件的寿命、来源及内容，自动把它们从高端的EMC Symmetrix阵列转移到中档的Clariion阵列、再转移到Centera服务器。

Doedtman计划所有用户在Exchange服务器上最多只能使用100MB的电子邮件存储空间。如果用户使用了这个极限值的90%，KVS的软件就会把比较旧的电子邮件移到SAN上。他预计，这可以把目前Symmetrix阵列和磁带库上的存储空间节省70%，因为电子邮件将存储在Centera阵列上，该阵列会自动把邮件复制到灾难恢复站点的重复阵列上。

Doedtman说，他专注于遵从《健康保险可携性及责任性法案》，该法要求医疗服务提供商和保险公司保护病人信息，并且确保即便在病人死亡后其信息仍可以访问。

“我们准备对电子邮件进行日志处理，为此我们向KVS购买了电子邮件发现模块。法律人员用该模块，就可以非常方便地了解Exchnage的所有信息。”Doedtman说。“为此我们做好了非常充分的准备。”

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注意事项

在评估电子邮件存档技术时，要关注系统是否具有以下功能:

自动捕获所有进出的邮件及员工之间发送的所有内部邮件、为全文编制索引并加以存档。

确认每一封邮件和附件，同时清除发送到多个用户的重复记录。

提供最终用户这项功能: 通过Web客户机或者其他用户界面查找存档邮件，并且可以使用定制的具体词语、术语或者短语。

执行这项功能: 根据策略，把某些记录自动迁移至合适的存储设备（譬如磁盘、磁带或者光存储）。

允许个人的电子邮件存储库如Exchange或者Outlook .pst文件（个人文件夹）在需要时可以迁移到邮件存档库。这样用户就用不着进行.pst文件存档和管理，同时仍可以查找及检索自己的电子邮件。

厂商及产品

以下是提供电子邮件存档软硬件的厂商。

领导者

这些公司占有约85%的市场份额

■ KVS公司: Enterprise Vault

■ iLumin软件服务公司: Assentor

■ Ixos Software AG/Open Text Corp.: Ixos 6套件

■ IBM: 面向Exchange的CommonStore（IBM内容管理产品的一部分）

■ EMC Corp./Legato Software: EmailXtender（惠普和IBM经销该产品）

后起之秀

■ IntelliReach Corp.: 消息存档

■ AXS-One Inc.: 电子邮件和即时消息管理

■ NetIQ Corp.: MailMarshall

■ ZipLip Inc.: 统一电子邮件存档套件

托管（外包）企业消息存储和管理

■ Iron Mountain Inc

■ Zantaz Inc.（IBM全球服务公司托管消息存档合作伙伴）

■ I-Sector Corp.（纽约证券交易所和证券行业自动化公司的子公司）