OA干货:协同化办公的七大优势

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       前几年，OA软件领域经常被业内人士提及的“信息孤岛”、“应用孤岛”等名词时下出现的频率少了很多，的确，互联网科技的融入让协同OA的概念越来越成熟。不过，面对OA软件的转型，许多企业用户对协同OA所带来的改变还不是十分清晰，超过三成的企业用户认为OA系统产品功能同质化，然而从当前整个OA市场上所了解的信息告诉我们：其实不然。

       应该来讲，发展相对成熟的企业是最早感受到OA软件为工作带来效率和动力体验的，但是，据业内人士表示，还有很多企业认为OA系统产品仅是帮助企业实现办公自动化的工具，并没有意识到协同化办公的优势在哪里？针对这一点，记者通过对市场上常用的各大OA品牌与OA厂商进行调查，得出七大优势的总结：

       门户空间的扩大

       一般而言，传统OA产品在功能上很少涉及到空间的操作，它仅是一个提供工作管理的平台。而协同OA产品可以支持用户自定义的人事空间、财务空间、销售空间、项目空间等各类功能操作，甚至可以支持嵌入其他外部页面的技术。“这样一来，其实是打破了传统OA软件仅限于简单流的弊端。”

       沟通交流的拓展

       协同化OA不限于简单流，而是搭建出一个多人沟通、共享、协同办公一起的平台。在这样的平台下，是通过一定的流程设置来实现的。协同OA是一个全面支持企业日常办公的行政、人事、资源信息、客户应用等各类模块集成的智慧平台，如可以让企业用户进行各类审批流程自定义、审批表单自定义、支持固定流程、自由流程、以及自动根据条件判断流程走向，像流程中的加签、减签、会签等都可以自由支配。对此，业内人士称，传统OA一定程度上仅限于内部沟通，但是留档麻烦、追溯困难、工作交办难以跟踪等弊端一直存在，这样的沟通交流在协同OA中是有质的改变的。

       组织管理的延伸

       事实上，协同OA做到了门户空间的扩大和沟通交流的拓展后，是对组织管理的延伸。在协同OA软件的应用中，企业用户可以进行跨单位、跨部门的写作，同时支持各单位独立的管理系统、用户创建群组等，这样在集团组织架构方面给予了很大的可操作空间。

       工作目标的促进

       一定程度上，并不是说协同OA由于自身的协同性提高工作效率才促进工作目标的实现，而是在协同OA的平台，企业用户可以进行制定工作目标、分配工作任务并且反馈工作进度以及情况，查看任务进度等操作，在这样细节性的实质应用中来促进工作目标的快速实现。因此，协同OA在这一点上相比传统OA来说，是最受用户认可的。

       文化建设的拉动

       拉动企业文化建设是OA软件厂商们应该在设计研发中考虑的元素，功能上促进企业的基础文化建设，这对于用户的整体应用效果都具有“点石成金”的作用。“仔细想想，如果企业通过OA软件的应用，形成了适合自身发展的操作习惯，其实也是一种企业文化体系的形成，这时OA软件的基础作用是关键的。”的确，在协同OA软件的功能上，用户可以通过系统建立企业文化墙、向单位发起新闻、公告或内部调查论坛等自身需要的文化应用，操作顺利的话很快会有一套成型的文化建设体系。

       信息知识管理的完善

       对于OA软件的应用来说，信息的传递多数是非结构化的，需要以WORD、EXCEL、图片等文档资料为主的载体。但是，传统OA软件只能保证信息产地的完整性，却不能直接提取应用，更不能进行统计和分析。而协同OA软件不同，它具有强大的应用功能，可以轻松自定义各种类型的表单和报表格式，实现数据汇总分析，生成各种报表和视图，为领导层的科学决策提供精准的数据支撑。

       审批流程的控制

       不可否认，企业工作中审批流程是整个发展中的重点，而今当下企业业务流程日益复杂，业务与业务之间关联与交叉频繁；人与人，部门与部门，企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性，这时更需要注重避免在审批流程中的失误。而协同OA恰恰可以有效控制审批流程的节奏，提供一个开放的业务建模工具，意味着你可以用这个工作流引擎去搭建各项业务管理流程，实现办公流程和业务流程的统一管理和持续优化。

       结语：通过对协同OA七大优势的分析可以看出，企业用户在应用OA软件时不能主观的认为其仅是一个应用工具，应该学会从众挖掘出它在工作中能够发挥出的优势，让其成为实实在在的管理体系，发挥更大的作用。

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