六种协作工具 改善远程工作

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许多小型企业需要具备远程工作的能力。 正在出差的员工、其它办公室中的客户和合作伙伴以及在家中工作的分包者便是例证。公司借助于因特网与这些团队进行联系，可以提高远程工作人员的工作效率、降低成本并增强沟通。 但是，您的企业应采用哪些协作工具来促进远程工作呢？下面介绍六种最重要的工具。

贵公司应使用哪些协作工具来改善远程工作呢？ 下面介绍六种最重要的工具。

共享日历系统

在远程工作时，一些团队常常低估 Outlook 共享日历系统的价值。通过在线进行日程安排，工作人员可以通过进入虚拟工作室并查看参与者是否能够参加来安排会议。若没有该功能，他们就只能直接联系所有会议参加者，然后查看日程表查找合适的时间。 这不但会浪费宝贵的工作时间，也增加了不必要的电话费用。

共享联系人数据库

联系人数据库与共享资源同样具有价值。 通过在线维护一份地址、电话号码和其他联系人数据的公用列表，可确保团队成员始终可以轻松访问最新的联系人信息。在您想要查找联系人详细资料时，再也不必在堆叠的笔记中搜寻号码，或拨打长途电话给其他团队成员。共享数据库也可确保您的公司在某个员工辞职或退休时能够继续拥有重要的电话号码。若没有共享数据库，一旦某个员工离职，他（她）的联系人列表也就可能随之丢失。

集中文档存储

通过在线工作室直接编辑和交换文档比远程访问或电子邮件网络更为迅捷，因为工作人员无需拨入服务器或下载电子邮件就能查看和检索文档。 借助于微软SharePoint Team Services 等 intranet/extranet 工具，团队成员只需单击鼠标即可轻松建立这些工作室。

将 微软Office 与 SharePoint 结合使用可以进一步简化文档共享，因为在公共应用程序（例如 Word 和 Excel）中，工作人员可以通过软件的“另存为”功能将文档直接保存至 SharePoint 工作室。

公告栏

可以通过将公告直接公布到共享的虚拟工作区来自动通知远程团队。 这会减少在创建、处理和发送打印的或电子邮件公告方面的管理难题。 进一步地，还可以通过在团队的共享网站的顶部设置一个公告箱来推进使用该沟通方式。

虚拟会议

您可通过会议软件实现与员工的实时互动。 使用此工具代替面对面会议或拨打电话可降低成本并最小化工作时间。

即时消息

即时消息使团队成员可以进行在线而不是通过电话交谈。 这对于那些需要经常沟通但又不希望长时间打电话的员工尤为有用。 （CBISMB）