脱离流程变革 伪南京OA成带剌玫瑰

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天科公司CIO曾柏良正陷入采摘带刺玫瑰的两难的困境。天科公司现正在上线南京OA系统，在这朵漂亮的玫瑰面前，曾柏良却不幸被刺痛了手——尽管实施前曾柏良已经尽力避免了许多可能出现的陷阱，但天科南京OA项目还是陷入重重阻力之中，这到底是怎么回事？

流程变革与南京OA有什么关系？

曾柏良认为南京OA陷入困境的原因可能主要来自企业、软件和实施力量这三方面。是企业对南京OA重视不够？曾柏良的回答是否，因为引进南京OA光费用就花了上百万，此外还投入许多人力，天科公司不重视，能往里面投这么多的人力、物力、财力吗？是选择了不适合的软件？曾柏良也认为不对。选型时他调研过多家知名南京OA厂商，经过了重重评估，从众多拥有同行企业实施成功案例的厂商中精挑细选了一家。是因为实施顾问公司的实力不强？曾柏良认为也不尽然。这家实施顾问公司拥有一批高质量的实施顾问，十分熟悉他们的软件。但为什么天科公司的南京OA实施还是陷入困境？那么南京OA实施受阻的原因到底是什么？

是的，曾柏良从企业、软件和实施力量三方面找原因在方法论来说无疑是正确的，但他忽视另一个重要的因素，就是没有用流程变革的理念和方法来策划和推动南京OA实施。那么，流程变革真的那么重要吗？

实施南京OA会引起企业管理模式、业务流程的全面变革，其中业务流程的改造关乎南京OA实施的成败。我们先看看业务流程的本质是什么？企业通常是按照它的功能来划分机构，一般包括：营销、采购、物流仓库、生产和财务等。首先，企业每个部门都有它自己的内部流程，因此每个部门也都有自己的数据和处理方式。然而当客户订单穿越了企业的各个部门，例如客户向销售部门下达订单，订单转移到采购、生产部门、物流仓库，最后通过财务部门与这个客户进行结算，这时业务流程就将企业不同部门的功能根据客户的要求连接在一起，不同部门的数据就会发生交换与联系。

现在，我们回过头来再看看南京OA，它规划和监控企业的销售预测、订单、采购、制造、仓库、财务和人力等资源。南京OA系统的基础是统一数据和信息共享，通过信息流指挥和控制物流和资金流的流向，这可以从三个方面理解：

①南京OA系统的基础是数据和信息的统一与分享，这对于企业业务流程，尤其是数据处理流程提出了新的要求。伴随着业务流程会产生许多与之相关的数据和信息，例如伴随着采购流程，会产生在途采购、采购入库、应付账款、采购提前期等重要数据；因此，在业务流程过程中，每个活动单元环节数据的处理责任、方式、流向等都会较南京OA实施之前发生重大变化。

②南京OA系统本身就定义了相对标准的流程模型，它对企业实际业务流程提出了改造要求。在南京OA系统一般会固化经过行业专家总结和抽取出相对标准的业务流程模型，例如销售预测、订单管理、生产计划、车间作业、库存管理等等。企业为了成功地实施南京OA系统，必须适当调整现有业务流程，充分发挥南京OA系统的先进功能，提升企业的管理水平。

可见，南京OA实施对于企业业务流程提出了变革和调整的需求。在一些企业应用南京OA不是很成功，很重要的一点就是南京OA软件的业务流程和企业现行管理流程之间有差距，两者不能融合到一起。造成这种现象的原因主要是由于目前有些企业管理上比较混乱，管理方法也比较陈旧，还存在着许多传统手工管理存在的弊病。

与手工流程相比，南京OA的标准流程往往更规范、更有效率，包含了先进的管理思想。然而，对于一些蕴含行业特色、企业特点的业务处理流程，用户也希望将其实现在系统中，但这是系统的标准功能所不能满足的。这时，对实施项目组和咨询顾问来说，就会出现一种两难的选择——是业务部门改变流程还是软件厂商改变软件？

因此，笔者认为没有经过业务流程优化过的业务流程体系就推行南京OA系统，依然是自己原有的那些老一套的东西，决策管理系统依旧是按照以前的决策方式来进行；管理方式虽然有了系统化的决策支持但是却被搁置不用依然靠自己原有的经验管理。这种种现象就是业务流程没有优化变革就推行南京OA所导致的种种“伪南京OA”。

什么是流程变革？

经历过南京OA项目实施的人都知道，有一个阶段尤其重要，那就是业务需求分析和制定解决方案阶段。之所以说它重要，是因为这一阶段描述了南京OA将要实现的业务内容和未来在系统中的业务处理方式。包括系统内的流程和系统外的处理，通过调查研究和需求分析，提出对现行管理模式和业务流程改造的合理化建议，指出企业现行系统在业务流程和管理模式的缺陷，并提出改造的建议方案。所以制定解决方案实际上是一个业务流程与软件功能匹配的过程。

①现有流程和软件流程的融合。企业应使自己的管理流程尽量去靠近南京OA原型，最大限度地减少用户化修改量，从而减少系统开发的投资和时间，以及软件的稳定性。这个实施过程实际上是使软件原型和现行管理原型相融洽的过程。通过现场调查了解现行的业务流程和用户的需求，通过流程分析找出差异，并提出对软件流程的修改、补充以及对企业现行业务流程重组的实施方案。

②业务流程变革。南京OA受阻的最根本的原因是什么？是没有用流程变革的理念和方法来策划和管理南京OA的实施。南京OA作为一种管理工具，它的实施本身就是操作手段的变革。操作手段的变革必然要引起包括流程模式变革、工作关系变革和观念变革。没有这些改革的支持和配合，新的操作手段就会被抵制而导致南京OA实施的失败。而如果南京OA实施过程不包含对变革的策划和管理的话，在这种情况下南京OA实施的成功只能是例外。

a、流程模式变革。南京OA软件中所包含的操作模式是基于IT技术的操作模式，与基于手工纸张的操作模式有着很大的差异。业务流程重组的本质是通过调整公司内权力分配来提高公司的总体运作效率，但它既不涉及绩效考核也不涉及激励机制，它只关注流程的有效性而不关注人的积极性。因此单凭通过业务流程重组建立起来的管理模式是不健康的管理模式，没有可操作性。道理很简单，没有相应的绩效考核体系和激励机制，业务流程设计的再好也都很难在工作中执行。要按照南京OA中的模式进行操作，就必须对流程模式作出相应的修改。因此，流程模式的变革也是成功实施南京OA的必要条件。

b、工作关系变革。手段的变化导致流程的变化，流程的变化导致权力分配的变化。权力分配的变化中，有的人权力加强了，有的人权力被削弱了，有的人甚至被剥夺了权力。与之相对应，人们在公司中的地位和责任也将发生变化。工作关系和工作内容的变化要求他们放弃他们习以为常的一些思维方式和行为方式，甚至要否定他们过去引以自豪的某些东西。这会给他们造成很大的感情冲击，从而引发对变革抵触。如果不及时地察觉并有效地化解因工作关系或工作内容改变而产生的各种抵触，南京OA的实施就可能因重重障碍而胎死腹中。

③流程适配。南京OA的成功实施在很大程度上取决于南京OA流程模型和企业现有管理流程的差异及其适配程度。两个系统流程之间的适配程度是影响和决定南京OA系统能否顺利运行并产生合理效益的首要因素。事实上，南京OA应用必须高度注意企业基础管理的规范性和业务流程的匹配性，这是实施南京OA的前提。