南京OA实务：业务流程评述之销售订单变更

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本来若销售订单若能够没有例外的正常生产，那么大家都会相安无事。但是，若销售订单有变更的话，那么，很可能在公司上下为此闹得不可开交。利用南京OA系统，也不能从根本上消除订单变更的情况，特别是来自于客户的变更需求。从南京OA角度上来讲，它能够做的事情，就是如何把这个销售变更带来的麻烦，进行约束，让它按照一定的规则办事，从而达到减少损失的目的;同时，也可以留下变更历史纪录，已备后续的查询与损失的分配等等。

下面，我结合某个客户的销售订单变更需求，来谈谈在销售变更单处理过程中，需要注意的点。

第一步：客户提出订单变更需求。

这个步骤主要是客户作出的，跟企业说，我某个订单现在要修改，是不是可以?这个步骤基本上是独立于南京OA系统之外的，所以，也没有什么可以多讲的。

第二步：业务员判断是否可以更改。

业务员拿到客户的变更需求后，就要根据实际情况，进行是否进行需求变更的判断。在南京OA系统中，提供了一些报表，可以帮助业务员作出正确的判断。如在南京OA系统中，提供了一张订单进度表，业务员可以根据这张表查询出客户要求变更的订单的处理情况，如是否已经安排生产计划、是否已经采购生产、是否已经出货等等，都可以一目了然的知道。根据这个生产进度，业务员就可以大致的判断出，是否允许客户进行修改。

若业务员经过初步判断之后，认为可以修改，则要在南京OA系统中输入“销售订单变更单”，然后打印出来递交相关人员审核。若不答应客户的变更要求，也要通知客户。

这里要注意一点。有些客户订单变更单不打印出来，而直接通过工作流等工具，实现单据的在线审核。此时，销售订单变更单就没有打印出来的必要。不过，我在项目实施的时候，一般都建议用户，在刚开始使用系统，对这个流程还不是熟悉的情况下，尽量不要采用电子审单。而是通过书面的单据进行审核，如此，可以减少因为对于系统不熟悉而导致的错误，给企业带来损失。

同时，在用户开立订单变更单时，系统里还加了一些控制条件，以提醒用户该如何做。

如用户可以设置，若该销售订单已经有了生产计划、采购计划、或者已经开始进入到正式的生产，甚至部分出货的情况下，是否允许再进行变更。这可以根据用户自己的实际情况，进行变更。一般情况下，我是建议用户进行如此的配置。首先，若该销售订单还没有生成生产计划或者采购计划的情况下，销售员可以开立销售变更单，系统也不用提示什么内容;若该销售订单已经生成了生产计划或者采购计划的情况下，则用户在开立销售订单变更单的情况下，系统要能够提示一个警告信息，提醒销售员在销售订单变更后，要通知相关人员进行相应地修改，以免耽误后续的生产与采购;最后，对于已经出过货的销售订单一般不允许进行修改，除非是对于价格等的修改。如此，就可以最大限度的保障销售订单变更作业的准确性。

第三步：相关人员审核。

销售订单变更单在系统中建立好以后，销售人员要拿着打印出来的销售订单变更单去找相关人员进行审核。销售订单有谁可以审核，要经过几道审核工序，在系统里可以通过工作流进行设置。

我有一个客户，他们销售订单变更单的审核，需要经过两个层次。一是业务员首先要拿着销售订单变更单给销售经理进行审核。销售经理审核的内容一般是销售订单具体变更的内容，如包装方式是否更改了，若该了，是改成什么样的。也就是说，销售经理对于需要更改的内容进行确认。经过销售经理确认以后，业务员要拿着销售订单变更单给生产部门去进行确认。生产人员一般是确认该变更是否给企业带来了损失。若有损失，生产人员要在销售变更单上注明，给企业带来了多少的损失。同时，也会适当关注一下，销售订单变更的内容，看对自己的生产会否产生什么影响。

到销售人员签完字后，还要进行一个动作，就是把该订单变更造成的损失输入进系统中去。这主要是为以后的分析使用，如分析该订单的生产成本时，就要把该笔销售订单变更所产生的损失记录到销售订单中去。同时，还可以指定，该笔损失费用是我们自己的承担呢，还是有客户承担。若是客户承担，则该笔销售订单生成应收帐款的时候，应收帐款的总额中，会加入该订单的损失费用。当然用户也可以在此时不做损失确认的动作，而直接在该客户的应收帐款中体现出来。这都要看用户自己的习惯。

第四步：销售订单变更单审核。

前面的手工审核，系统是不承认的。也就是说，系统要等用户在系统里把销售订单变更单审核以后，才起作用。销售订单变更单审核后，会更新对应的销售订单的相关信息。若用户想查找销售订单的变更信息，通过原先的销售订单，就可以找到该订单的所有销售变更记录。这个关联查询的功能，对于我们后续的作业，如查询与追踪等等，是非常便利的。

销售订单变更的一些限制：

使用销售变更单也会受到一些限制，不是说所有状态下的销售变更情况都可以通过系统处理。如若客户下销售订单变更单的时候，该订单已经生产了一半，那该如何处理呢?在系统中，若该销售订单已经开始生产了，一般是不允许再对该订单进行更改。因为该订单的改动可能会影响现有已经生产的产品。如客户要求变更商标的颜色，但是，已经生产的产品是否需要更改呢?商标需要重新采购?等等。会涉及到一大堆内容。故，若该订单已经开始生产了，销售变更该如何处理呢?我一般建议用户，遇到这种情况的话，最好还是手工处理方便，毕竟这对于企业来说，不是常态。

对于数量变更该如何处理呢?假设，原来客户下了2000套产品，但是，后来客户进行了变更，从2000套更改为3000套，这该如何处理呢?若在手工管理的时候，可能直接在原有数量上加上1000套即可。但是，在南京OA系统中，我是不建议，直接对原有销售订单进行更改。因为该销售订单可能已有生产或者采购计划，甚至已经开始生产或者采购，若此时再对此进行更改的话，则会对原先的生产与采购产生比较大的影响。我的意见是，若遇到销售订单数量增多的情况下，当作新订单来处理。如销售订单从200套变为300套，则直接下100套的销售订单，如此，后续的处理放而会方便很多。

若销售订单已经有了采购计划或者生产计划，那该如何处理?计划，表明还没有开始生产或者采购，也就是说，还没有造成一些实际的损失。在这种情况下，若发生变更，有什么主意事项呢?在这种情况下，若需要变更的销售订单还在生产计划或者采购计划阶段，则一定要通过系统变更单进行更改。同时，更改完成后，相关部门要人员，要及时再运行一次计划作业，更新采购计划与生产计划。若处理的不及时，则采购单下给供应商的话，那就比较麻烦了。

除了对销售订单本身的内容变更限制外，还要注意，用户要根据实际情况，确定对于销售订单的变更，是否影响基本基础资料。如对于销售订单价格的变更，是否会影响到产品基础价格表?如对于客户送货地址的变更，是否影响客户的基本资料?等等。这些企业都可以根据实际情况进行设置。不过，我在实施项目时，为了保障基础数据的统一，一般都是不允许通过单据变更单去更改基础资料。因为这很可能导致基础资料的不统一。

最后，对于销售订单变更单的管理上，也有一些技巧。我遇到的客户，现在很多还都是通过纸面单据的审核。打印出来的纸面单据也要进行存档备案。当遇到有销售订单变更的情况下，对于这些单据该如何存档呢?一是用户可以根据单据的先后顺序，把销售订单跟销售订单变更单放在一起保存。这种保管方式，虽然比较省力，但是，对于以后查找等比较麻烦。二是把销售订单跟销售订单变更单分开来存档管理，如此虽然比较直观，销售订单归销售订单，变更单归变更单，但是，如此的话，也有一个不好的地方，就是以后查找单据的时候，要查两本。三是我比较推荐的处理方法。如销售订单一般是按照单据序号进行保存底，而销售订单变更单我们也可以采用原销售订单作为前缀，后面加几位流水码作为标示。当有订单变更后，销售员要稍微麻烦一点，把原先的销售订单找出来，然后把变更单附在后面。如此处理，虽然会增加一点工作量，但是，对于后续的维护、跟踪、查询，就非常方便了。