江苏工程档案管理软件

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　　工程档案反映了整个工程的发展。它全面记录了企业工程进展过程中的每一个步骤和环节，也为维护企业合法权益发挥了重要作用。工程档案管理是企业基础管理的重要组成部分，保证工程档案的完整性和准确性是每个企业为今后工程建设提供参考和利用档案的重要基础。加强工程档案管理起着非常重要的作用。这不仅是档案管理本身的需要，也是每个企业基础管理的前提。

　　一、江苏工程档案管理存在的问题

　　1、缺乏项目档案管理意识。项目档案的形成贯穿于日常的文件收集和资料记录、新项目的前期准备、项目运行管理的质量评价、项目竣工后的管理和维护等各个阶段。是日常业务和项目的重要依据。作为相关的领导和管理者，应该普遍认识到管理的重要性，对这方面给予充分的重视。很多方面缺乏管理和标准体系。当工作量增加或人员不足时，就会忽视工程档案的整理和收集。

　　2、企业工程档案资料缺失，数据失真。由于工程档案管理具有工程档案的多样性、复杂性和真实性的特点，工程档案的集中整理会存在难度大、容易出错等问题。导致档案管理人员不出力，不了解工程施工现场，根据施工单位提供的不完整、失真的材料，使用不真实的数据编制档案。这往往会导致工程档案与事实严重不符，各种数据失真，导致企业工程质量保证书和资质证书无法通过检查验收。

　　3、工程档案管理人员在验收中缺乏资料的质量和完整性。工程档案必须符合真实性、完整性和原始性三原则。如果工作人员不经过筛选和核对，直接从项目负责人处接收信息，那么收集到的信息很可能存在漏项、漏项、内容不全等问题。档案不全对以后的工作也有一定的影响。

　　二、江苏工程档案管理的有效对策

　　1、确保工程档案的完整性和有效性

　　在工程档案管理过程中，档案的反复查阅、频繁修改和变更会改变工程档案的完整性。工程档案管理人员只有及时记录工程档案的变化，才能有效避免工程档案的完整性和有效性被破坏，确保各部门能及时获得完整的工程资料。

　　2、加强项目档案材料的编写

　　随着科学技术的快速发展和工程技术水平的不断提高，对工程档案管理人员提出了新的要求和挑战。工程档案管理人员要努力学习，开阔视野，熟悉工程档案管理的发展现状，提高自身素质，运用新的知识和经验改进和加强工程档案管理，更好地促进工程档案管理的发展。企业应定期参加档案管理理论的学习，定期举办工程档案管理的集中业务培训等。使他们能够深入一线工作，详细了解工程建设进度，培养大批技术与理论并重的实用型复合型人才。

　　3、实现工程档案管理现代化

　　随着档案事业的不断发展，档案的种类数量急剧增加，给存储和查阅带来了一系列问题。同时，用户也对档案管理提出了更高的要求。他们希望工程档案管理部门能及时、完整地提供所需的工程资料，并迅速放在可用的地方。传统的手工档案管理越来越落后，无法解决档案管理中存在的问题，影响了工程档案管理的发展。

　　三、泛普软件-档案管理软件的价值

　　1、轻松实现对档案目录信息的管理

　　以广受欢迎的万能档案管理软件为例，当用户录入档案数据后，档案目录信息可由计算自动生成，档案管理者需要什么格式的档案目录，只需动动鼠标就可以生成并且打印了，非常方便，再也无需手工处理。档案目录是档案软件的一项基本功能，其它的档案软件在档案目录的处理方面，也都有自己的特点，给档案管理者带来了很多方便。

　　2、档案全文存储与检索

　　在档案管理软件中存有文件的全文，不仅能实现档案目录检索，还能实现档案的全文检索，这就为档案的利用提供了强而有力的基础。在档案全文存储的基础上，还可以实现档案的网上远距离传递。笔者接触过的万能档案管理软件这项功能就非常不错，链接管理，即指明文件在电脑硬盘中的位置，对象式管理，即将电子文档保存到数据库中，用户可以根据需要对保存方式进行选择。

　　3、多媒体档案信息的集中统一管理

　　多样化的档案信息，需要集中统一的管理。使用计算机管理档案，不仅可对目录、全文信息进行管理，而且还可以做到文字、图形、静态图像、动态影象、声音等多种形态的档案信息集中统一管理。以上面提到的万能档案软件为例，用户可以使用该软件自定义不同类型档案的档案模板，也可以按部门定义如办公室档案、财务档案等，将文字、图形、图像等文件按一定的规则统一进行管理，真是非常方便。

　　4、档案业务的计算机辅助管理

　　档案业务工作，是指档案管理的各个环节工作内容。可以利用计算机辅助管理档案的收集、整理、档案著录标引、档案销毁前的价值鉴定等，还可以利用计算机收集和掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，并进行具体分析，对提高档案管理工作效率和增强预测能力会起到非常重要的作用。

　　随着办公自动化系统的启用，电子文件日益成为单位文件的主导形式，为了满足企业日益剧增的、动态的电子文件和企业对档案信息的大量、及时的需求，档案管理软件正发挥着巨大的作用，并日益受到各类企业的重视。