南京农业大学办公自动化系统启用实施方案

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实现办公自动化是学校推动规范管理的重要环节，也是管理创新的重要举措。我校办公自动化（以下简称OA）系统第一阶段开发任务已经完成，具备公文网上流转等功能，学校定于12月27日开始在全校范围内启动OA系统试运行工作，并在试运行结束后停止纸质公文流转。为实现纸质办公向网上办公的平稳过渡，特制定本实施方案。
一、工作目标
OA系统的启用应坚持突出重点、分步实施、不断完善的原则，旨在学校管理中普及公文电子流转，规范办公流程，提升行政效能，实现网络化协作办公和远程办公，努力建设行为规范、运转协调、科学高效的行政管理体系。
二、运行准备
（一）人员准备
各学院、各单位于12月22日前将本单位分管OA系统的领导和OA秘书（办文人员）名单和联系方式报送校长办公室文秘科（邮箱：xb@njau.edu.cn；联系电话：84396455）。
（二）硬件准备
各学院、各单位公文流转相关人员（主要包括单位领导与OA秘书）须配备连接校园网的办公电脑。
（三）软件准备
所有使用OA系统的工作电脑须安装微软Office软件（建议2003或2007）、发文控件。图书与信息中心24日前提供上门协助安装服务，需要协助的OA秘书及时与图书与信息中心预约（预约电话：84396018）。
三、实施步骤

	时 间	工作内容与要求	责任单位
准备阶段	12月22日前	各单位上报分管OA领导和OA秘书。	校  办
	12月24日前	各单位完成硬件和软件准备。	各单位
第一阶段 试运行	12月27日 —3月27日	1.以网上办公为主、纸质办公为辅。各单位通过OA系统向党办或校办呈送电子公文的同时，提交同份纸质公文； 2.召开试运行座谈会，提出改进意见，完善系统。	党  办 校  办 信息中心
第二阶段 试运行	3月28日 —5月28日	1.在第一阶段修改完善基础上继续试运行，进一步完善系统； 2.颁布《南京农业大学办公自动化系统使用管理暂行办法》。	党  办 校  办 信息中心
全面启用	5月29日	凡能通过OA系统处理的公文，不再纸质办理。	党  办 校  办

注：根据第二阶段试运行成熟情况，可适时全面启用OA系统，但最迟不超过2011年5月29日。
四、工作要求
（一）明确人员、落实责任
各单位须落实1名领导分管本单位OA工作，指定专人担任OA秘书。OA秘书的职责是参加学校相关部门组织的业务培训，负责本单位应用OA系统的指导、信息处理（收集、转送、发布）、软件安装、故障排除以及文档管理等。
（二）分工协作、规范运行
学校党委办公室、校长办公室负责OA系统上线试运行的组织、协调和督办，确保OA系统启用各项工作有序推进。
图书与信息中心负责做好OA系统的调试安装、安全管理、功能完善、人员培训等技术支持与服务，保障OA系统正常运转。（图书与信息中心联系人：李恒贝、彭其军，联系电话：84396023，84396020）
各单位OA秘书与相关领导每天至少登录一次办公系统，及时处理网上公文，如因特殊原因无法使用系统，事前须在系统中授权他人代为处理公文。在试运行阶段，为了促进办公方式和习惯的转变，OA秘书网上收文后应及时通知相关领导上网办文。
（三）加强保密，确保安全
 在OA系统应用过程中，用户要严格执行校园信息安全管理等相关规定，做好帐号安全管理工作；信息发布、文件办理须根据信息等级按授权审批处理。在保密管理方面，实行“严格审查、注重防范、规范管理”和“谁主管、谁负责”的原则，各单位要严格遵守《中华人民共和国国家保密法》和国家有关保密规定，加强对涉密存储载体的保密管理，落实对各类上网信息的保密审查工作。涉密存储载体严禁在OA系统上使用，国家秘密信息和工作秘密信息严禁在OA系统中传输处理。
（四）根据需要、定期培训
建立OA系统培训制度，按照OA系统功能，图书与信息中心根据实际需要不定期对各单位OA秘书进行培训。
（五）落实经费、确保应用
学校充分利用现有网络基础设施和OA系统应用软件，根据发展需要，做好软件的扩展、升级或换代，保障经费投入。各学院、各单位OA系统应用所需经费自行解决，若涉及到专项投入，按预算纳入项目管理和实施。
各学院、各单位要高度重视OA系统的启用工作，制订实施方案，明确责任，认真抓好本单位OA系统建设、运行和管理，确保纸质办公向网上办公的平稳过渡。
工学院OA系统实施工作按照学校统一部署自行安排。