云OA服务原有OA办公软件系统平台应用的一次颠覆

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　　一谈到协同管理软件，大家总是先想到传统的OA系统，但随着互联网的发展，OA系统作为一个重应用越来越受到局限，尤其是对一些中小企业来说，轻应用似乎更适合他们的管理。曾有10年OA协同管理软件开发维护经验的泛普软件，新近开发的轻应用泛普OA系统，就能带来低成本、高质量的不同体验。

　　轻应用化 从迁徙到颠覆

　　　　但近几年，新兴企业社交软件应用的受宠，让泛普软件看到了移动4G、云计算技术给整个社会带来的变化。2013年泛普软件首现变革之心，推出了移动办公泛普OA系统-手机OA办公系统产品，将协同OA上的公文、流程、通知公告等应用扩展到手机移动终端。

　　在抢占了移动市场先机之后，泛普软件继续开展轻应用的开发，今年8月泛普软件发布了泛普OA系统云OA服务，如果说泛普OA系统-手机OA办公系统平台是泛普软件OA平台应用向移动平台应用的一次迁移，那么泛普OA系统云OA服务则是泛普软件对原有OA平台应用的一次颠覆。

　　泛普OA系统在服务上的颠覆，就在于它希望自己的技术不仅能服务于大型企业，同时也能服务于中国最大的企业群体——小微企业。“产品完全部署在云端，不需要机房、服务器、不用聘请专业IT人员来负责部署实施和运维工作，不仅如此，我们还为十人以内的团队提供免费服务，只要打开浏览器输入账号就可以与同事交流工作和想法、安排任务、知道彼此在做什么，何时需要协作。如果不满意，就停止使用或付费，这对于中小企业几乎没有什么成本风险。

　　另外，一直以来，部署OA管理软件是一项庞大的任务，通常需要大批IT人员和顾问调研、实施这些系统，往往提前支付的授权成本就高达上百万元人民币。“再加上产品授权实施服务费，以及年度维护的费用，这种级别的部署在时间、人力和预算方面的要求，因而中小企业往往无法使用这类软件，也无法得到信息化的效益，而泛普OA系统却完全颠覆了原有的方式。”

　　矩阵模型 打通工作环节

　　从泛普软件泛普OA系统 OA办公系统的这套产品的技术与运用来看，这款基于SaaS的软件，主要以“目标任务”为核心，通过任务的三要素框架来帮助企业展开工作以及与同事之间的协作。

　　首先泛普OA系统为每一个任务设置唯一的负责人，由一人对某个任务负全责，这样一来工作责任更加清楚。其次，为每一个任务设置的截止日期，把执行落到实处的同时也让项目进程不会延期。第三就是添加注释，让同事之间能更好的理解任务内容，避免因为沟通不畅导致的项目偏差。

　　“在这三个要素的框架上，系统给用户最大的权限去灵活地设置具体内容。”卢文融表示，每个员工可以很清楚地知道今天做了什么，明天要做什么。而所有的任务和每一次的进展又自动汇集到工作日报模块，形成一天的工作轨迹，当某一天回头看看的时候也能了解到当时的情况，同时对领导来说，也可以比较全面的了解员工的工作状态和进度。

　　除此之外，在泛普OA系统中还能看到泛普软件OA协同管理软件里一个重要内容，那就是“协同矩阵模型”。通过关联工作中任务、文档、客户、流程、目标与标签等几个要素，把企业工作事件打通。例如上级安排新员工回访老客户，但又怕新员工不知如何回访，这时上级只要把“如何回访”的文档关联到新员工的回访任务中，就能让新员工了解回访的重点。

　　实际上是提供了企业信息网状管理的解决方案，通过一个信息点，与之相关联的所有信息都能被找到。这样既能把项目的来龙去脉、最新进展、讨论和反馈的结果、收集项目过程中产生的文档，归集发生的费用的工作主线完整呈现，让使用者360°掌握项目进展，更加高效地运转工作，也能建立企业团队轻社交模式和工作经验信息分享平台，让同事联系更紧密。

　　移动OA平台化

　　在移动化的浪潮下，移动办公的需求也越来越大，虽然泛普OA系统在PC端只有WEB版的应用，但是移动端应用却已经配合完成。不得不说，泛普OA系统的移动端应用足够强大，几乎囊括了PC端99%的功能，或许这就是作为老工具OA厂商的优势所在。

　　作为符合移动端的产品，泛普OA系统也有其特有的创新。“现在很多企业的员工常有在外办公的情况，例如销售人员，而领导往往对于这些员工在外的实际工作状态无法了解，以前销售人员表示明天要去拜访客户，而领导往往无法确定自己的员工第二天是否真的去了。但员工通过泛普OA系统考勤定位功能，显示自己所在的位置，领导就能清楚了解员工是否去了客户那里。除此之外，泛普OA系统还有语音输入功能帮助使用者在不方便打字时利用语音输入工作相关信息，以及名片扫描功能帮助使用者轻松及时地搜集名片信息。

　　而从这些功能上的创新设置，可以看到泛普OA系统平台化集成的开放心态，因为不管是基于(基于位置服务)的定位考勤功能也好，还是语音输入功能也好都有其他合作厂商的影子，例定位系统、语音输入这些都不是OA厂商的开发强项，但是这些功能却是在移动办公中常会用到的功能，泛普OA系统把高质量的相关产品整合后嵌入到自己的产品中，在提高产品品质的同时也能为用户带来较为理想的使用场景，这才是办公软件产品创新的意义所在。　　

　　在这4大阶段的指引下，每个员工今天做什么事、是否完成工作、有什么成效，都能通过随时的记录寻找到工作轨迹。以任务为中心的协同，强调了人与事、事与事之间的关系，谁是任务的负责人、参与者谁负责给这些任务提供必要的帮助，一目了然，无形中也增加了每个员工的责任心和工作条理性。

　　为了更好的解决人与事之间的关系，还使用了泛普软件泛普OA系统中的“关注”，这种关注机制与社交网络中的关注不同，泛普OA系统让这种关注对象变为了事，员工可以关注自己感兴趣的任务、文档、客户、流程、工作主线等，当事情太多，无从下手的时候，关注事项会让员工更聚焦。

　　就这样几个设置与员工的积极使用，仅仅4天时间，全公司已经协同完成了142个任务，相当于一天完成23个多的任务，这样的工作效率是在使用泛普OA系统前从来没有过的。