流程管理 帮助企业走出福州OA“死亡阴影”

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流程梳理：明确福州OA项目规划需求

忽如一夜春风来，千树万树梨花开。各种福州OA解决方案就如窗外的春花，不断涌现，从功能强大整体的福州OA到品种繁多的CRM、SCM、eHR等模块系统，让人眼花缭乱，目不暇接。在众多厂商铺天盖地的广告宣传和销售攻势同时，越来越多的困惑和难题却摆在了企业的面前选择哪种IT解决方案？标准是什么？如何导入和实施？IT项目的效益究竟在哪里？

管理IT化是大势所趋，这一点是不容置疑的。但在不上福州OA企业要死和上了福州OA企业死得更快的矛盾怪圈里徘徊的企业究竟该如何来实现和改善IT管理的效益呢？据笔者对20多家企业的福州OA项目的跟踪了解，较好地实施了流程管理，能够比较顺利地完成产品安装实施，并在使用中获得预期收益的企业大都做到了将流程变革较好地纳入IT项目进行同步管理。

软件选型是最让IT经理头痛的事情靠自己开发还是外部采购，选行业方案还是标准软件，整系统引进还是分模块实施。如此多的解决方案再加上不同厂商又各有千秋，要作出恰当的选择确实不是件容易的事情。也曾有业内人士提出过从技术、界面或功能等方面对解决方案进行评价的标准，但实践证明也不是很理想最先进的解决方案往往并不能给企业带来最好的效益。

笔者认为，对于一个福州OA解决方案，除非它能为企业创造价值，并且直到真正产生价值时才是企业需要的在解决问题、达成企业需要的结果之前，解决方案仅仅只是提供了产生价值的可能性。企业在IT项目上投资的目的就是为了改善运营和管理的效率，从而改善企业的财务表现。因此，评估IT解决方案就应该从企业的运营和管理流程入手。

在ISO9000里，流程的定义是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动。而福州OA作为一种软件平台，也是通过相应的运算逻辑来处理输入数据，产出输出数据。因此对企业的流程梳理活动了解核心业务流程，分析关键环节，评估流程绩效，掌握流程瓶项，能帮助IT人从实用角度规划福州OA项目的需求，建立评估解决方案的科学指标体系。

流程梳理的第一步是要先描述流程。流程描述的方法有很多种，比如说文字法、表格法和图示法。一般为了获得对流程的直观印象，会以图示法来表示流程。图一是某订单制造企业的简要注程。

但图示画得太简单很难指导实际操作，而按实际操作画出来的图示就可能非常繁琐，很难看清了。因此，实际操作中，往往根据企业的组织结构设置，按照先大流程后小流程，先业务流程后管理流程，先核心流程后分支流程的方法，对流程进行层层分解。为了保证流程在分解中，层次分明，逻辑清楚，流程分解与工作分解（WBS）的方法和原则类似，需要做到逐级分解、层次分明并保持层次的一致性，将主体的业务流程进行细化分解，一直到单个岗位可以操作的业务为止。在这个过程中，我们每进行一个层级的流程分解，都要进行一次审核，以保证在分解过程中没有出现输入输出路径和逻辑的不一致性。

当我们有了一张路径清晰的流程图以后，我们就可以进行流程分析了。流程分析的方法主要是通过小组讨论或头脑风暴。在讨论中，大家可以迅速发现现行流程中所存在的问题。通过对这些问题影响的严重性、关联性以及其在流程中所处位置的分析，我们也就不难发现流程的瓶颈所在。而突破流程瓶颈，改善运营效益则正应该是我们IT项目立项的意义所在。从技术角度来看，再复杂的IT解决方案都是通过数据库、程序逻辑和工作界面来为业务工作服务的，实际上也是一种对业务流程管理的工具。因此，当对流程描述清楚以后，IT解决方案的项目需要也就逐渐清晰了。

当福州OA解决方案的引入是为了支持企业目前的流程，通过电子化提高其运作效率的时候，我们就应该看是否有解决方案在逻辑和技术上能够支持企业目前的运营流程，通过评估产品与实际操作的GAP来选择更合适的软件，甚至是流程特性非常强，或在运营上处于领先地位的企业可以考虑自行开发架构。

当福州OA解决方案的引进是为了利用电子平台，培养和巩固员工的新作业习惯，不断改善流程的时候，我们就可以分析在某些关键流程上，解决方案应该更关注于程序的操作界面逻辑性是否强，程序架构设计控制功能是否强大，以达到纠正员工们原有的工作习惯，达到改善的目的。当企业考虑全面流程重组的时候，我们就可以考虑通过福州OA解决方案的数据处理能力和通过参数设置实现多种流程组合的能力，来积累流程运行过程中的相关数据，为进一步的流程分析和流程重组提供技术支撑。

同样企业也可以根据核心业务流程和环节来确定是整体引进福州OA系统，还是只需要按模块从部分流程入手进行优化，或是系统规划，分布实施。