福州OA实施走捷径 培养队伍是关键

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众所周知，中小企业在福州OA实施过程中一直遇到挑战。一方面是管理精细化对管理信息系统的要求，一方面是福州OA系统的实施投资大、周期长，实际效果也似乎不明显。为了缩短福州OA系统的实施周期，降低系统实施成本，企业需要立足于公司的实际情况和现实需要，需要参照已经成功实施福州OA系统的企业的经验，快速实施，降低风险。

一、简化福州OA系统的基础数据

基础数据的整理是福州OA系统实施过程中一项非常繁琐的工作，同时业务的变更往往需要基础数据的重新整理。基础数据的整理来源于记录业务数据的需要，而公司每天发生的业务形形色色，如果什么样的业务数据都想记录在福州OA系统中，那福州OA系统的基础数据整理量也很大，而业务的变更往往又需要基础数据的重新整理。从福州OA系统的实用性出发，20%的基础数据往往决定了福州OA系统80%的运行效果。简化福州OA系统的基础数据，只整理关键的基础数据，可以减少项目实施的工作量，缩短实施周期。

二、周详完善的实施范围和实施计划

很多企业实施的福州OA项目，在实施之初没有根据企业所在行业的特征以及目前的状况，制定一个完善周详的实施计划和实施范围，什么模块都想上，结果真正使用的都是很小的一部分。因为规划错误造成的金钱和时间的浪费是非常普遍的，对企业整个项目的影响也是难以估量的。所以，有一个周详完善的实施规划，是保证高效完成这个项目的大前提。

三、尽量实施和使用福州OA系统的标准流程和标准功能

福州OA系统实施的根本原则是在保证福州OA系统实施效果的前提下，将福州OA系统设计得越简单实用越好。实施福州OA系统的标准功能，一方面可以减少定制开发的工作量，一方面可以避免福州OA系统运行当中的程序出错，同时，标准功能往往是最简单的。正因为标准功能的上述优点，实施福州OA系统的标准功能可以降低实施难度，缩短实施周期，降低实施成本。

通过我们对各个公司的福州OA实施调查发现，绝大部分企业在福州OA实施过程中不使用标准流程和标准功能，不是产品问题，而是企业中的业务部门站在本部门的角度，希望福州OA系统能尽可能和当前的手工操作一致，而不愿意改变当前的业务操作模式。其实，福州OA系统的标准功能往往是系统最有价值的部分，实施福州OA系统的标准功能可以满足企业80%以上的管理信息化要求。

四、从优化整个供应链价值流的角度简化福州OA系统组织结构的设计构成福州OA系统的主要元素有:组织结构、基础数据、业务流程、控制参数和交易数据等，而组织结构的设计又是影响福州OA系统实施和运行的最关键因素，组织结构的变化可能要求福州OA系统的重设计和重实施。

公司组织结构的设计当然是从利润最大化、快速满足客户需求等企业目标出发，如何来优化企业运行当中的物流、资金流和信息流。

五、重点关注影响福州OA系统集成的控制参数，而不是分散的计划和控制数据福州OA系统的最大优点是其信息集成的特点，某些系统控制参数的设计影响着业务流程和信息的集成，项目实施过程中必须给予重点关注;另一方面，为了扩大福州OA系统的使用面和使用功能，软件公司在开发和设计福州OA软件时，在集成功能的基础上往往还会开发出一些对个别部门或许有用的小功能，这些小功能对某些行业可能有用，而具体到某个企业却不一定实用，过分注意这些小功能的实施和使用，会分散项目组的实施精力，延长项目实施周期。

六、只记录关键的交易数据

福州OA系统并不是一种即插即用的解决方案，无论是实施、升级、集成，还是弃用，都不是一件很容易的事情。在企业信息化过程中，不是说信息越集成越好，一般来讲，越集成的信息系统越难实施和使用。另一方面，随着企业业务的发展，系统中记录的业务数据每天都在增加，对硬件的要求也越来越高，只记录关键的交易数据可以减少数据的记录量和存储量，降低企业信息化过程当中的硬件投资。

企业在实施福州OA系统中，一般优先实施财务会计、管理会计、生产计划、采购管理、销售管理和库存管理等模块，而质量管理、设备维护等模块的实施则必须重点区别对待，有时候用其他的系统来记录质量信息或设备信息在信息集成上可能差点，但福州OA系统简单了，福州OA系统的实施难度和实施成本也降低了。

七、在福州OA实施过程当中采取同步工程的项目管理方法

福州OA系统实施项目大体可以分为项目准备、培训、业务蓝图、系统设计、上线准备、上线支持及持续改进等阶段，各阶段的工作既有侧重点，又有交叉。福州OA实施过程当中的同步工程式项目管理方法与新产品开发项目的管理在原理和技巧上是类似的。采取同步工程式的项目管理方法，可以在同一时期内同时进行两项或两项以上的项目具体工作，从而缩短福州OA系统的实施周期。

八、关键依靠企业内部福州OA实施人员，以我为主进行系统实施

企业内部福州OA系统实施人员因为熟悉企业现实情况，认同企业的文化和经营理念，同时又要在企业长期工作，在实施福州OA系统过程当中往往会从长远角度来考虑福州OA系统的实施，如果对他们予以系统的培训，同时采取快速化福州OA系统实施原则，关键依靠他们，不仅可以降低福州OA系统实施成本，还可以确保项目质量。

不管是选择怎样的产品或实施供应商，企业还是应该以企业为主进行系统实施，通过进行知识转移，在企业中建立和培养一支懂业务懂管理又懂技术的企业内部管理咨询和福州OA实施队伍，项目结束后能独立有效地进行最终用户使用指导和系统维护工作。这样的福州OA项目实施才算得上是成功的。（CIOAge）