五个标准助你正确挑选信息化软件

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随着信息技术的发展，在企业管理软件市场上，各种管理软件如雨后春笋般，纷纷冒出来。现在企业管理软件，已经涉及到了企业的各个部门，如财务部门有财务管理软件、发票管理系统;福州OA、CRM等跨部门的管理软件也屡见不鲜;传真管理系统、文件共享服务器、邮件系统等提高了企业的办公效率。但是，作为企业来说，很多都是“第一次进城的乡下人”，难免会挑花了眼。那在CIO眼中，哪些是其乐意接受的管理软件呢?

一、 灵活的自定义

各个企业的管理模式、生产方法各有差异，若想用一个统一的解决方案来应付各个企业，那是行不通的。虽然有些个性需求可以通过二次开发解决，但是，二次开发需要成本与时间，而且这一般只能依靠软件提供商解决，对于企业来说，这非常的被动。

作为CIO，我希望软件供应商年提供的管理软件，能有一个灵活配置的平台，不通过后台编码的编写，就可以实现一些简单功能的配置。如福州OA系统中，我能够在销售订单上自定义一个字段，并且该字段的内容能够带到出货单、发票、应收帐款上。这么一个简单的需求，若通过代码编写，那是非常麻烦的，因为其涉及到多支表单作业。我希望有个像活动字典(AD)那样的技术就，可以不通过后台的代码，实现这些功能。

二、 傻瓜式的操作

企业上信息化管理软件，作为CIO来说，是忧喜参半。为什么呢?一方面，信息化项目的应用，可以提高信息部门在企业的地位，信息部门可以从后台走向前台;另一方面，信息化管理软件的采用，就意味着信息部门压力的增大，因为如何让员工准确、 熟练操作信息化管理系统的重任，就落到了我们的肩膀上。

我们希望，信息化管理软件提供“傻瓜式”的操作模式，让用户只需要通过简单的培训，就可以根据系统的提示，一步步的完成自己的作业，走完自己的流程。

最简单的，就是系统的一步操作完成后，系统都能够提示下一步该如何操作。这就如同现在市场上非常热火的虚拟机一样。当然，这可以根据用户自己设置，若用户对这支作业还不熟悉，则可以打开这个功能;若熟悉了，当然也就没必要让系统一步步提示你，该怎么作，把这个功能屏蔽掉旧可以了。

另一方面，系统要能够提供一个人性化的操作平台。现在国内的管理软件，纷纷进驻国内的软件管理市场。有些人会反驳，国内的软件就是太在于外表，所以就没有时间、精力去关注其实质性的功能了。其实，国人一向都强调“色香味”俱全，若你的色不好看，即使你香味很好闻、味道很不错，但是，看其来不舒服，那最后的综合评分也就不会高了。所以，在涉及管理软件的界面时，要体现人性化的需求，要考虑如何设计，才能让用户尽快的入手。

三、 自动检错

企业管理软件必须要有自动检错的功能。通过系统的自动检错，提高系统操作的准确性。管理系统要能够帮助用户发现一些常规性的问题，从而减少我们系统维护的工作量。

如在福州OA管理系统或者CRM客户关系管理系统中，对于物料编码要提供自动检错功能。不知道大家是否了解，我们的身份证号码的结构。身份证号码前面的几个数字，是有具体意义的，表示你的籍贯、出生年月、是男是女等等;但是，最后的几个校验码，则对于一般用户来说，没有实际意义，但是，对于某些人来说，是非常重要的，如户籍系统，可以通过某个程序，借助这几个校验码，判断这个生份证号码编写是否准确。因为物料编码对于企业管理软件来说，不仅是一个非常大的工程，而且，对于其准确性的要求很好。若物料编码错误，则整个系统都会发生混乱。这不是危言耸听，我就曾经经历过这种事件。那我们还是采用进销存系统的时候，我们的物料编码中，有一码是表示物料的颜色，结果因为系统输入人员在输入时，不小心把黑色的输成了红色，结果，最后，物料采购、入库、领料都出现了问题，最后，在成品检验的时候，才发现了问题。但是，这是生米已经煮成了熟饭，损失已经造成了。可见，物料编码对于信息化管理系统的重要性。所以，若系统能够提供如身份证校验码类似的自动检错机制，帮助用户检测这些常规错误，那我们是非常乐意接受这种系统的。

再如，要提供尽可能多的系统报警功能。如邮件服务器管理系统，当分配给他的硬盘空间快满时或者并发数过多、影响其响应时间到某个程度时，邮件服务器要自动发警报给系统维护人员，不要等到用户抱怨了我们才知道，春江水暖鸭先知，我们作为系统管理人员，要提前知道这些信息，可以提前准备。如福州OA系统中的采购订单作业，不是所有采购订单都可以随便变更的，如已经收过货、对过帐的采购订单，就不能随意更改，若强行对其更改时，福州OA系统要能够提示用户不能进行更改，并把这个信息自动反馈给系统管理人员，让其处理。

也就是说，信息化管理软件，要有那种“红外线探测”器的功能，哪个用户操作或者服务器性能，碰到这条警戒线了，就要自动进行汇报，如此，我们作为系统管理人员，就不用天天盯着系统看了。只要系统报警的时候，去处理一下问题就可以了。

四、 性能要求

现在的管理软件，不像以前，都是单机的软件。现在更多的管理软件，使网络化的管理软件，而且，有些不仅是企业内部局域网，还要通过VPN等手段，能够让外部网络访问。如此，即使出差在外的人，也能够访问企业的内部网络。

因为一个管理软件在同一个时间，可能不是一个人在使用，所以，我们就特别强调软件的性能，特别是对于并发数的要求及并发人数多时系统的响应时间。系统的性能，不仅跟企业的硬件环境有关，而且，跟管理软件的系统架构也是有很大关系的。如数据的传递机制、冲突机制等等，设计的好的话，可以充分利用网络资源，使得硬件不再成为影响其性能的主要因素。我在选择管理软件的时候，对于这块并发的功能非常重视。我至少会安排50个并发数，进行测试，看其性能有否受到影响。

五、 便于维护

若系统的维护工作很大、成本很高，那也很难受到企业的青睐。我为什么不敢跟开源的管理软件、特别是比较大型的开源管理软件，如CRM等，打交道，就是因为其开发与维护工作量太大。若采用开源的管理系统，我要专门招募一、两个技术人员来伺候他，那我还不如买商业软件，至少我后续服务的成本可以少很多。一年可能不能看见效果，但是，十年、二十年呢，可能就赚回来了。因为企业要养这些技术人员的话，可能不是个小数目，这笔每年支付给软件公司一笔服务费用，要高的多了。

所以，我们选择企业管理软件时，一般要求其维护相对简单，不要让我们再特意的去招募人才来管理为好。（CIO时代论坛）