企业级项目组合管理的五大成功秘诀

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      在过去的两年里，世界经济环境发生了显著的变化。尽管已呈现出强势复苏的迹象，但企业仍保持着对透明度和责任度的更高要求。这种现象在IT和其他业务部门紧密结合的复杂项目中更为常见。

      因此，如今的CEO要求对所有项目都拥有实时的、企业层面的统一掌控——而不仅仅只注意那些由IT负责管理和出资的项目。确保公司内项目与业务需求的统一，对控制成本、优化资源和资产配置来说变得尤为重要。如今，很多现有及潜在客户渴望了解如何才能充分利用单一的、自动化的项目以及项目组合管理（PPM）解决方案去管理企业IT和非IT项目。

      在听取了那些已获得成功的客户的意见后，我们总结出下列五项标准，以帮助各个公司成功部署企业项目以及投资组合管理解决方案。

      保证并获得管理者的持续支持

      为了获取并维持项目的动力，管理者们必须支持跨业务部门的项目与项目组合流程自动化。我们的经验证明，那些来自成功的公司的高层，尤其是CEO级别的高管，往往非常认同诸如PPM等企业投资管理解决方案。相反，那些并未获得上述支持的企业在执行过程中经常举步维艰，或者需要更长的时间才能实现价值。

      为了成功地使我们的终端用户接受这一理念，每个人都必须明白运用PPM解决方案所带来的价值体现。管理层的支持和对PPM所提供数据的信任能够清晰、迅速地在企业内部展现其所带来的商业价值。这还会帮助其他使用者，如项目经理及其团队，了解这一系统所带来价值及重要意义：他们只需通过一个单一系统就能够对时间和项目进展进行常规追踪、报告及管理。

      举例来说，美国某一全球性制造公司运用PPM系统创建了一个贯穿IT、营销、研发和制造工程等领域的全球“门径”流程。该流程支持产品从研发到上市的整个商业化过程。研发部门所提供的报告和分析有助于管理者制定决策。这种跨部门协同高层管理者的模式传递了一个明确的信号，那就是PPM对业务具有极其重要的战略意义！

      澳洲联邦银行（CBA）是澳大利亚顶尖的综合金融服务提供者，它在各个业务部门间实施PPM解决方案，体现了IT对于以业务为导向来管理各种项目的需求。该公司通过PPM系统，制定了一套标准项目方法论，仅在18个月内就将产品部署到整个公司。澳洲联邦银行企业项目实施、企业系统支持及IT团队的总经理，Pete Wilson表示：“我们创造了一个可延伸到各个团队的项目管理社区，在短短十八个月内在项目管理和执行能力方面达到了世界一流水平和行业顶尖标准。我们成功的关键可以归结为大家的共同努力、有限的定制化、以及采用‘以业务为本’的项目管理方法。”

      展现项目投资组合的可见性

      实时的可见性能帮助项目经理了解项目投资如何与公司目标相结合。洞悉哪些项目能为公司创造价值，是投资得到迅速回报的捷径。来自惠普PPM中心Gantry投资回报率基准研究集团的用户证实，短短一年内，公司取消了那些无战略性意义的项目，并从中节省了近8%的年度IT预算 。

      作为电子设计自动化软件开发者的Mentor Graphics公司在IT部门以及其软件产品部门内采用了PPM解决方案。该公司通过此方案掌控了全球所有项目的进展，并基于对业务整合和经营结果的预期，调整项目的优先度、改进产品。

      这种可见性也有助于辨别项目依赖程度，帮助经理们在商业条件发生变化时调整项目和资源，最终使项目按时、在预算之内完成。Gantry投资回报率基准研究发现，对项目条件变化所产生的影响缺乏预见性，是导致项目延迟及超支的最主要因素之一。

      实施并将标准项目方法论自动化

      如果公司依赖PPM系统所收集的数据，那它需要保证数据是真实可靠的。实施标准的项目方法论将确保数据在获取、采集及报告过程中保持一致。

      在企业内实施跨部门的标准项目管理后，项目经理的生产力将得到大幅提升。这也可避免使用人工的方法从多个分散资源中收集信息。来自惠普PPM中心Gantry投资回报率基准研究集团的用户表示，在采用自动化标准项目和组合管理方案一年后，花在制作报告上的时间被缩减了30%以上。

      标准项目管理方法同样支持高要求的质量管理方法，如六西格玛及ITIL等。我们看到，越来越多客户的通过采用PPM解决方案，来实现、并经济高效地维持这些最佳实践。

      对于IT应用和服务供应商Birlasoft公司来说，坚持质量为本的理念和忠于最佳实践是其战略目标。潜在客户要求Birlasoft公司达到六西格玛并以CMMI 5级认证作为投标要求。因此，该公司采用了PPM。他们在一年内将项目实施时效性（按时完成了项目）提高了近32%，并在3年后将其提升至63%。

      简而化之

      不要将流程过于程式化！——这一点再怎么强调也不为过。如果流程过于程式化，那么用户可能放弃这个项目。最好的办法是坚持流程自动化，以最快的速度、最好的步骤解决内部存在的问题。此外，秉承简化流程的原则，将使PPM系统的实施和应用更为轻松。

      对这一理念接受度越高，投资回报率（ROI）就越大。例如Gantry集团2008年投资回报率基准研究表明，通过自动化项目管理流程，项目经理能够完成更多的任务，因此公司不必雇佣新的人员来处理新增的项目量。一年之后，节省的人力成本平均达150万美元，在使用该方案的第三年，节省成本则达到了360万美元。

      随时评估与沟通（越早越好，越频繁越好）

      设定基准，并随时向业务高管展现解决方案所产生的成效，这一点非常重要。在应用的初期阶段，应该抓住一切机会传递解决方案的成功信息。

      最好的方法是先确定一个需要改进的指标，包括需要改进项目所需时间或需要提高项目经理的效率。一旦获取到与此指标相关的信息，则需要周期性的向管理团队报告。

      使用实时报告和数据表与管理层保持定期的沟通也非常重要。这些信息可作为制定决策的依据。这样做将有助于确保项目项目实施的可靠性，并将信息及时传达给团队。如此一来，讨论也变得更有数据可依。

      总的来说，长期严重的经济动荡使几乎所有的公司都开始评估如何在保持竞争力的情况下降低成本。企业级PPM解决方案提高公司项目的透明度并实行有效管理，它使投资组合符合公司目标，并降低了成本，避免项目失败的风险。