内蒙古工程档案管理软件公司

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　　建设工程文件指的是在工程建设工程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。所有与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全、整理立卷。问题为一条主线来管理材料，同一项内容可以单独成卷，也可以形成多个卷宗。

　　一、工程档案管理存在的问题

　　1、制度不完善，项目管理制度不健全，未建立专门台账，材料随意借用，材料丢失严重。在项目开始前，一些基础资料不能按时记录和整理，甚至缺失，对项目的整体规划设计造成一定影响。项目开工后，只注重现场管理，忽视资料的及时归档。甚至有些工程项目存在后补资料的现象，只有在项目快完成的时候才能进行资料的收集和整理。

　　2、管理意识差，项目档案归档不及时，资料不全，未设立专门档案室。即使设置了档案室，档案柜通风采光差，潮湿严重，查阅不便。缺乏专业人才。目前大多数单位没有档案管理专业毕业的档案管理人员。不熟悉计算机和网络技术，不熟悉影像资料，重要资料缺乏备份;档案管理保密意识不强，重要工程档案不加密，未经批准随意借阅，缺乏有效的监管。

　　3、信息化程度不高。随着计算机和网络的普及，网络传输的使用使无纸化办公成为现实，解决了传统档案管理中滞后、低效的管理模式。对工程档案管理还没有深入的研究，尚未建立专业的信息档案管理平台，导致一些单位仍然使用纸质文件。即使是那些有信息化意识的单位，也只是将纸质文件转换成电子文件，无法将现有的高科技手段应用到档案管理中，档案管理仍然存在一定的滞后性和低效性。

　　二、工程档案管理的对策

　　1、完善管理体系

　　加强工程档案管理，要加强组织领导，严格落实岗位责任制，严格收集整理资料;建立健全档案管理制度，严格审批程序，设立专门备查台账;严把档案入库质量关，做好分类工作，归档时对每份档案清单进行全面彻底的检查，做好计算机、网络、影像资料的管理和维护工作。及时更新改造档案馆的硬件设施。在责任管理过程中，要明确档案管理的相关负责人，确保有专人负责档案管理。

　　2、提高素质和能力

　　提高档案管理人员的素质和能力是档案管理的重要环节。要建立人才选拔机制，选拔有一定耐心和责任心的工作人员担任档案员。要重视档案管理人才的培养。档案管理人员必须具备一定的档案管理专业知识，同时还应具备工程专业基础。应进一步加强档案管理人员在档案管理和工程基础方面的培训，确保他们能够跟上最新的技术手段提高管理能力，用现代技术升级和维护档案，从而逐步提高档案管理水平。

　　3、加强现代化管理

　　当今社会是一个信息时代，信息资源具有重要的战略意义，档案管理现代化是必然趋势。因此，必须加强设备的投入，实现日常管理和维护的现代化和智能化。为提高档案管理水平，方便查阅档案，应加强档案的科学分类，实施规范化的档案管理。项目管理单位要结合项目特点，严格按照项目关于档案管理的相关规定，结合实际情况制定完善规范的规章制度和管理。

　　三、泛普软件-档案管理软件的优势

　　1、提高工作效率

　　档案管理软件的发明，逐步替代了传统单一的档案归档模式，不用像以前过多编辑档案的条目及内容，完全可以在系统软件的提示下一步一步进行建档、归档等工作。使用者也可以随时随地查阅档案数据，直接进行关键字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相关文件输出时也采用了统一的电子格式，兼容于大多数电脑系统，方便打印和传阅。

　　2、更好地开发档案内容信息

　　档案管理软件还可以对相关的档案文件进行相关性编辑，这样就可以轻松地通过检索工具对各种有关的电子文件进行查找，使用者可以更好地对事件的来龙去脉进行了解，使档案内容发挥更大的作用。档案管理软件还包括数据的传送、接收、备份、恢复等功能，方便快捷，此外还具有用户管理、日志功能、事务提醒等。

　　3、实现档案保密功能

　　一般的办公软件只能设置简单的密码，极容易造成泄密，而档案管理软件可以通过设置权限管理进行管理员、查阅人等角色分工工作，可以设置人员的查阅权限等，这样就起到保密的效果。档案管理软件还配备了电子锁，这样便可以锁、机分离，即使别人打开了档案管理人员的电脑，也无法打开档案管理软件。

　　4、档案业务的计算机辅助管理

　　档案业务是指档案管理各环节的工作内容。计算机可用于档案收集、整理、档案描述和索引、档案销毁前的价值评估等辅助管理。计算机还可以用来收集和掌握档案业务的管理信息和动态变化，并进行具体分析，这对提高档案管理效率和增强预测能力将起到非常重要的作用。

　　随着信息时代的到来，传统的档案管理已经无法适应当前形势的发展。要进一步转变观念，重视档案管理人员的选拔和培训，逐步建立完善的档案管理体系，全面提高工程项目档案管理能力，进而提高工程项目建设管理水平。