泛普协同OA“表单+流程”的协同审批形式有效地规范了各地管理审批模式

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作为一家承载上千OA用户数的企业，在迅升物流CIO刘志高规划中，新一轮OA项目要能从优化公司管理、再结合系统功能的基础上，实现优化公文审批流程，加快审批时效的功能，将平均审批时效进一步得到控制。欲知更多有关迅升物流的信息化实践故事，敬请关注和亲临现场4月12日———卓越运营管控与OA信息化实践分享论坛广州站。

　　旗下拥有10家全资子公司，400多家营业网点，拥有和整合各种运输车辆700多台，物流设备300多套，仓库、分拨场地11万多平方米，日吞吐能力4500余吨，迅升物流作为一家具有供应链管理能力的国家AAAA级综合型物流企业，以强大的网络、优质的服务、高效的运作，处于中国物流行业冒尖位置。

　　公文畅通无阻

　　作为一家承载上千OA用户数的企业，在迅升物流CIO刘志高规划中，新一轮OA项目除了能将公司重要文件、企业文化等信息进行有效的传播、培训、推广之外，还要能从优化公司管理、再结合系统功能的基础上，实现优化公文审批流程，加快审批时效的功能，将平均审批时效进一步得到控制。

　　这一点，迅升物流的销售经理陈升很有体会。以前在旧OA下迅升物流的公文管理分别通过公文流程申请和审批、OA管理员上传文件、所有人查阅文件三个环节。2010年，迅升物流启用了泛普协同OA后，新OA公文管理变得高效便捷且有依可循。陈升通过新OA首先选择公文上传目录，再起草文件并指定阅读范围，最后文件经领导审批、盖章后自动实现上传并归档对应目录。此时，阅读范围人员也将收到阅读提醒，并可以对文档进行评分、评论。陈升说，这样保证了政令畅通，保证了文件的上传下达能够在有效时间内到达指定人员。

　　记者还了解到，物流行业典型的特点是区域分布广，每天发生各项费用多，费用项目也特别的多，随着业务的发展，规模扩大，领导很难再及时掌控整个公司的营运费用以及处理各项事务。费用的拖延和事务审批处理速度慢，成为制约物流企业发展的首要解决的问题。而泛普协同OA“表单+流程”的协同审批形式有效地规范了各地管理审批模式，电子化流转大大节省了审批的周转时间，使得异地审批更加高效快捷。

新旧OA公文流程审批时效对比图

　　会议有序高效

　　销售经理陈升回忆了一下，以前倘若销售部开会，他一般会让助理Lily安排一下。于是，Lily就会打电话给会议室管理员小李确认近期是否有空的会议室。小李则需先翻阅“会议室登记簿”，确认在哪一天哪段时间有哪些空的会议室然后再告知Lily。知道结果后，Lily通过邮件方式通知销售人员;销售人员通过邮件回复确认是否参加。这样，不但既耗时又耗力，有时销售人员还会反馈没有收到邮件。会议结束后，Lily还需通过EXCEL根据陈升会议沟通内容写会议决议并用邮件发给所有与会人。所以，每当部门开会，Lily总是苦不堪言。

　　“现在新OA上线，我再也不为开会感到苦恼了。”Lily说。现在每当陈升下达开会任务后，作为召集人的Lily，只需通过OA系统新建会议，而后会议室管理员用系统审批流程确认，流程审批后系统自动发布开会提醒，参会人通过系统流程填写回执确认。会议结束后Lily在系统填写决议并通过系统自发工作安排流程知会各与会人。如今，系统中的会议室占用报表可自动调出，Lily也可通过报表掌握会议室情况向陈升汇报以便他安排时间。

　　集成彰显价值

　　与异构系统集成性也是当初迅升物流CIO刘志高选型新OA时尤为看重的一点。目前，集团已实现了OA与财务核算的对接。与财务核算对接中，费用审批流程先在OA中流转，流程归档后分部收银员、出纳在NIS系统中做付款操作。出纳登录NIS系统，选择OA流程支付管理模块，输入流程号或按发生日期、申请人、申请部门等，点击查询。在需要做付款确认的流程方格中打勾，点击付款确认，并可根据需要是否生成凭证与日记账。

　　此外，新OA系统与E—HR系统、NC系统也做了深度集成。通过在OA中流转请假/休假流程、员工转正流程、员工培训申请流程、员工晋升申请流程、员工离职流程后，再把这些请假、转正、晋级、晋升、离职等层层环节回写进E—HR系统，实现定时同步。与NC系统对接中，通过OA中的物品申请流程、资产报废和异动流程以及所有涉及客户商的流程直接会写给NC系统申购类型、部门资产、部门客商信息，从而避免了两套系统数据不一致现象发生