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在企业当中差旅费报销乱象问题，一直存在。虽然通过相应的“费用管控”手段进行管理。但是目前仍有不少企业或公司反馈，内部或多或少还会出现产旅费报销乱象，大部分的原因是来自不科学、不严谨，缺乏灵活性、长远预见性等的“费控管理”，每年造成严重的财务损失。基于这些困难，企业的相关人士对把握“费控管理”的现代办公系统有了重新思考，比如具备灵活性、便捷性、预见性的智能协同管理OA系统中的“费控管理”平台或系统，对于企业或公司的管理价值非常高。
一、对于企业在费用管控当中存在的那些问题呢?
1、预算失衡，资金流向不明，管理者不了解钱究竟花在何处;
2、各地广告投放和市场推广活动不尽相同，推广组合形式复杂且变化多样，变动费用难以监管;
3、固定办公费用中存在大量浪费，如何杜绝浪费成为困扰管理人员的难题
4、手工管理的操作方式效率低下，费用报销的审批周期冗长，存在大量重复劳动。
5、员工报销需多个部门审批以及主管签字核准，一旦相关人员出差在外，流程常常被迫中断
6、纸质单据审批完成后，财务还需要将单据逐一输入财务系统，整个报销过程充斥大量重复劳动;
7、很多企业对财务管控不正规，对要发生的费用不清楚，业务部门要钱，老板拍脑门决定;
8、主管进行费用审批时，由于无法及时得到有效的数据支持而无从判断费用开支的合理性;
除了以上的这些问题以外，在企业管理当中还有其他的相关财务费用问题，对于企业而言，费用产生的原因有很多，比如员工出差、客户接待、因公打车、市场营销、场地租赁，报销的理由有千百个，传统的管理方式不能及时的确认费用的真实性。当费用发生了，员工来要钱报销的时候，财务人员发现这些费用与企业财务制度并不相符，从财务岗位职责来说并不应该给员工报销，但费用已经发生，于是有些时候面对这些违反制度的费用支出只能睁一只眼闭一只眼，财务在整个费用管理的过程中只是做了出纳的工作，但出问题后，财务却要担大部分责任。从而财务部总是处在上下为难的困境中，上级认为财务部没管好，业务部门认为财务部管不好，公司内部的争执在所难免。
那么根据以上存在的这些问题，如何才能在企业当中够切实有效地控制企业的费用支出?为什么公司每个月各部门的费用开支依然很多?公司员工的每笔报销费用是否合理，每分钱是否都用到了实处?OA信息化的手段是一个必经之路。泛普软件的OA协同办公系统将企业费用预算由形式变为实际管控，解决预算和结果相分离的难题，帮助企业实现财务内控和全面预算管理的落地。
二、对于企业内部费用管控方面，OA办公系统能够做什么?
1、先谈费用合理性，再谈报销必要性
传统的报销方式，因为缺乏相关制度规范，费用的申请与报销比较随意。很多时候，费用已经产生了才开始走报销流程，导致很多费用的支出根本没必要。
借助OA办公管理系统的流程体系进行事前申请，在费用产生前先对其合理性进行评估，将减少很多不必要的费用支出。员工报销时，必须关联申请的费用，若出现报销的费用与申请的费用出入比较大的情况，相关审批者完全可以拒绝此次申请。通过这样的方式，让每一笔费用的产生都有其合理性，而不是费用产生后去谈报销的必要性。
2、审批信息立体化，保障报销真实性
关于报销，员工一直在说报销的理由，而领导更想知道报销的原由，比如说：报销怎么产生的?报销数据真实吗?时间节点对得上吗?关联的客户是哪位?等等一系列问题，通过OA办公系统强大的数据关联体系，实现流程与客户、项目等模块数据对接，令审批信息丰富而立体。通过费用报销表单可查看费用发生的明细，即这笔费用是在什么时间、什么地点、因为什么原因而产生的。
除此之外，报销表单可关联之前的申请流程，并穿透客户、项目、合同等模块数据，令这笔费用关联的客户、项目、供应商等信息一目了然。值得一提的是，关联的客户信息可以来自OA系统内，也可以通过集成来自其他系统。
通过OA系统强大的数据关联体系，报销不再只是单向的数据呈现，而变成多维立体的数据分析。通过一张报销表单，管理者可以全面掌握与该报销相关的客户、合同情况，有效避免信息不对称导致的审批不严情况的发生。
3、OA系统自动化的流程运转，使责带关系清晰
对于传统的纸质报销，信息不对称，公司的制度难以落地执行。对于有问题的报销，事后也不好查找追踪，导致责带关系不明，开源节流往往变成“纸”上谈兵。
通过自动化的OA系统流程运转，报销节点清晰，相关信息多维呈现，有效避免责任带不清晰的情况发生。若报销发生问题，也可以通过流程归档进行便捷搜索与查询，每个环节责权明确，很容易找出责任人。
泛普软件的OA办公系统作为国内协同协同管理软件专业厂商，其费用管理系统以协同管理平台为技术支持，以信息共享为基础，以“协同控制”为核心，从费用的申请开始，到每一步费用的审批，有效区分超支费用、预算外费用，并且重点把控并尽量减少超支和杜绝预算外费用的发生。在费用报销时，秉承要报销必须先有申请，严格控制报销金额超申请的现象，从而从整体上有效把控费用的开销，帮助企业对费用的管控方式由“粗放式管理”转变为“精确管理”。
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